Fundamentos de la Contabilidad Empresarial

La contabilidad es la ciencia económica que estudia el patrimonio empresarial, las normas y los fundamentos científicos en los que se basa el registro de la información económica de la empresa.

El Plan General de Contabilidad (PGC) es una normativa que regula e indica cómo deben llevar su contabilidad las empresas, es decir, el registro de todos los hechos económicos y las operaciones realizadas, de forma que la información mostrada sea homogénea, comparable y fiable.

Las Cuentas Anuales y los Libros Contables

Las cuentas anuales son los estados financieros que deben elaborar obligatoriamente las empresas constituidas como sociedades al final de cada ejercicio económico con el objeto de proporcionar información sobre su situación financiera y económica. Para llevar correctamente la contabilidad es necesario apoyarse en una serie de libros que sirven tanto para el registro de las operaciones como para la presentación de estados financieros.

Para las empresas es obligatorio llevar un Libro de Inventarios y Cuentas Anuales y un Libro Diario, los cuales deben ser depositados en el Registro Mercantil. Además, destaca el Libro Mayor:

Libros Contables Obligatorios y Voluntarios

• Libro Diario: Documento donde se registran por orden cronológico todas las operaciones económicas que se llevan a cabo en una empresa.
• Libro de Inventarios y Cuentas Anuales: Es fundamental, pues proporciona de una manera completa la información sobre la situación de la compañía. Se abre con el balance de situación inicial de la empresa al comienzo del ejercicio y termina con las cuentas anuales.
• Libro Mayor: Es voluntario, aunque casi todas las empresas lo mantienen. Recoge todas las cuentas abiertas por una empresa en un momento determinado.

Resultados y Distribución de Beneficios

Los fondos de amortización y provisiones, a diferencia de las reservas, no representan un crecimiento para la empresa, sino que suponen una autofinanciación de mantenimiento.

Cuando la empresa llega al final del ejercicio económico, obtiene un resultado de las actividades que ha llevado a cabo. De ese resultado:

• Una parte se destina a dotaciones de amortizaciones del inmovilizado y anotaciones de provisiones para pérdidas previsibles.
• Otra parte se destina al pago del impuesto sobre beneficios.
• Otra, a la retribución de los propietarios de la empresa en forma de dividendos.
• El resto se destina a reservas de la empresa.

El dividendo es la fracción de los beneficios de una empresa o sociedad que se reconoce a los socios como retribución periódica del capital que han invertido.

Componentes de las Cuentas Anuales Oficiales

Las cuentas anuales oficiales están compuestas por los siguientes estados financieros:

1. El Balance de Situación

Es un documento que representa la situación patrimonial de la empresa en un momento determinado del tiempo, agrupando sus elementos en torno a las dos principales masas patrimoniales: el activo y el patrimonio neto y pasivo. El balance tiene un sentido estático, refleja todo el patrimonio de la empresa y se siguen los criterios de liquidez y exigibilidad para ordenar las distintas partidas. El activo representa la estructura económica de la empresa y el patrimonio neto y pasivo conforman la estructura financiera (recursos financieros).

2. La Cuenta de Pérdidas y Ganancias

Es el estado financiero que refleja de una manera ordenada todos los ingresos y gastos que se han producido en la empresa durante el ejercicio económico, obteniendo por la diferencia entre ambos el resultado del mismo. Tiene carácter dinámico, ya que recoge operaciones realizadas a lo largo de todo el ejercicio económico.

3. La Memoria

Es un documento cuyo objetivo es completar, ampliar y explicar detalladamente la información contenida en el balance y en la cuenta de pérdidas y ganancias.

4. El Estado de Cambios en el Patrimonio Neto (ECPN)

Documento que informa sobre los cambios que ha experimentado el patrimonio neto de la empresa debido al resultado obtenido durante el ejercicio. Se divide en dos partes: el estado de ingresos y gastos reconocidos y el estado total de cambios en el patrimonio neto.

5. El Estado de Flujos de Efectivo (EFE)

No es obligatorio para todas las empresas. Su misión es informar sobre la utilización del efectivo, clasificando los movimientos según las actividades a que se refieren (cash flow). Se distinguen tres tipos de flujos de efectivo: de explotación, de inversión y de financiación.

Los Ciclos de la Empresa

El Ciclo Largo

El ciclo largo de la empresa comienza con la captación de recursos dinerarios y su inmovilización en bienes de activo fijo: edificios, instalaciones y maquinaria. Todos estos bienes se van desgastando con el paso del tiempo por el uso, la obsolescencia, etc. La amortización anual se incorpora al coste del producto, lo que permite recuperar cada año una parte de la inversión. Cuando los bienes están totalmente amortizados, el fondo de amortización se utiliza para renovarlos, lo que da lugar a otro ciclo.

El Ciclo Corto

El ciclo corto se produce varias veces dentro de un ciclo económico y, por tanto, tiene una duración inferior al año. Las empresas deben intentar que su ciclo corto sea el menor posible, ya que cada vez que finaliza un ciclo se consigue recuperar el dinero invertido más el margen de beneficio.

Fuentes de Financiación Empresarial

Las fuentes de financiación son los recursos líquidos o medios de pago a disposición de la empresa para hacer frente a sus necesidades dinerarias.

Clasificación de las Fuentes de Financiación

Según el Plazo de Devolución

• Financiación a corto plazo: Plazo de devolución < 1 año (ej. crédito de los proveedores, préstamos bancarios a corto plazo).
• Financiación a largo plazo: Plazo de devolución > 1 año o indefinido (ej. recursos propios de la empresa: capital y reservas).

Según la Procedencia (Externa o Interna)

• Financiación interna (Autofinanciación): Beneficios no distribuidos (reservas) y cuotas de amortización y provisiones.
• Financiación externa: Capital social, préstamos, créditos de funcionamiento de la empresa, etc.

Según la Pertenencia de los Medios

• Propios: Capital y reservas.
• Ajenos: Préstamos, créditos y empréstitos a corto y largo plazo.

Según la Manera de Obtención de los Recursos

• Espontánea: Surgen de los aplazamientos de los pagos de las deudas contraídas en los que la empresa no realiza ningún tipo de contrato (ej. facturas a pagar a proveedores en 30 días o fondos acumulados de ingresos por IVA hasta la liquidación).
• Negociada: Son de naturaleza contractual, no se producen de forma espontánea (ej. créditos y préstamos contratados por la empresa).

Recursos Propios y Autofinanciación

Recursos Propios con Carácter Externo

• El Capital Social: Está formado por las aportaciones de los socios al constituirse la sociedad y, además, por las sucesivas ampliaciones de capital que se puedan producir. Las aportaciones de capital pueden provenir de personas individuales, de empresas, grupos de empresas o de sociedades de capital riesgo.
• Subvenciones: Fondos concedidos por administraciones públicas que recibe la empresa de forma gratuita, destinados al fomento de una determinada actividad.

Recursos Propios con Carácter Interno (Autofinanciación)

La autofinanciación o financiación interna está formada por los fondos que se generan en la empresa como consecuencia de su actividad. Se distinguen dos tipos:

Autofinanciación por Enriquecimiento

Constituida por los beneficios retenidos que aumentan el neto patrimonial. Las reservas son los beneficios no distribuidos por la empresa. Pueden ser de diferentes tipos: legales, estatutarias o voluntarias. Le permiten a la empresa realizar nuevas inversiones y favorecen el crecimiento.

Autofinanciación por Mantenimiento (Fondos de Amortización y Provisiones)

Busca mantener inalterado el patrimonio de la empresa:

• Amortización: Se calcula según el valor que va perdiendo el inmovilizado en el proceso de producción. Los bienes del inmovilizado pierden valor por el propio uso o por su obsolescencia técnica y funcional a causa de los cambios tecnológicos. Al final de un ejercicio económico se calcula la pérdida de valor y se incorpora al valor del producto como un coste más que se cobrará en el importe de la venta. Al final de la vida económica de estos productos, la empresa podrá sustituirlos haciendo uso del dinero acumulado en este fondo.
• Provisiones: Son también una parte del resultado de la empresa, que crea un fondo para hacer frente a ciertas pérdidas que aún no se han producido, o bien futuros gastos.

Ventajas e Inconvenientes de la Autofinanciación

Ventajas

• Otorga a la empresa más autonomía y libertad de acción.
• Para las pymes, constituye prácticamente la única forma de obtener recursos financieros a largo plazo.
• Aporta liquidez a la empresa sin que tenga que recurrir al mercado de capitales.

Inconvenientes

• Disminuye los dividendos y, por tanto, la rentabilidad que percibe el socio por su aportación de capital.
• Al carecer de un coste explícito, existe el peligro de que se emplee en inversiones poco rentables.
• Se genera de forma gradual y lenta.

Fuentes de Financiación Específicas

Financiación a Largo Plazo

• Préstamos a largo plazo: Las empresas piden préstamos a las instituciones de crédito para poder financiarse. Una vez aprobado el préstamo, la empresa puede disponer del dinero de forma inmediata. Este dinero se debe devolver con los intereses correspondientes según las condiciones establecidas.
• Empréstitos: Son los títulos de crédito que emiten las empresas y que son comprados por particulares y otras empresas a cambio de un interés establecido. Son llamados valores de renta fija.
• El Leasing o Arrendamiento Financiero: Es un sistema de financiación mediante el cual la empresa incorpora algún elemento de activo fijo a cambio de una cuota de arrendamiento. Intervienen tres agentes económicos: la empresa cliente, la empresa que fabrica o posee el bien, y la empresa de leasing (institución financiera que financia la adquisición del bien y lo entrega a la empresa cliente a cambio de un alquiler). La duración de una operación de leasing coincide generalmente con la vida económica del elemento patrimonial. El inconveniente es su elevado coste.

Financiación a Corto Plazo

• Préstamos a corto plazo: La empresa pide dinero a una entidad financiera para cubrir sus necesidades a corto plazo. En menos de un año la empresa deberá devolver el dinero y además los intereses pactados.
• El Crédito Comercial: Es la financiación automática que consigue la empresa cuando deja a deber las compras que realiza a los proveedores. Esto implica una financiación para la empresa durante el tiempo que tarda en pagar las facturas. Si el proveedor no hace ningún descuento por pagar al contado, la financiación será gratuita.
• El Factoring: Es otra forma de financiación empresarial que consiste en la venta de todos los derechos de crédito sobre clientes a una empresa denominada Factor. Esta proporciona a la empresa una liquidez inmediata, haciendo que la empresa no responda del impago de sus clientes. El inconveniente de esta modalidad es el elevado coste de interés y comisión que implica.