I. Comunicación Efectiva en la Gestión de Proyectos

Barreras para la Escucha Efectiva

• Fingir escuchar
• Distracciones
• Prejuicio y mentalidad estrecha
• Impaciencia
• Saltar a conclusiones

Cómo Mejorar las Habilidades de Escucha

• Centrar la atención en la persona que habla
• Participar en una escucha activa
• Hacer preguntas
• No interrumpir

Comunicación Escrita

• Se debe usar principalmente para informar, confirmar y solicitar.
• Los memorandos y cartas deben ser claros y concisos, sin largas disertaciones o voluminosos anexos.

Informes de Comunicación Escrita

• El cliente puede solicitar los tipos de informes que deben ser entregados a lo largo del proyecto.
• Es importante conocer la audiencia.
• Se debe saber qué quieren conocer los lectores.
• Deben ser concisos.
• Escriba como hablaría (lenguaje natural).
• Coloque primero los puntos más importantes.
• Use gráficos siempre que sea posible.
• Preste tanta atención al formato del informe como al contenido.

Gestión de Reuniones Efectivas (Cleland y Ireland, 2010)

Reglas para Hablar en Reuniones

1. Diga lo que les quiere decir (Introducción).
2. Dígalo (Desarrollo).
3. Diga lo que les dijo (Conclusión/Resumen).

Controlando la Reunión

• Defina el tiempo límite y cúmplalo.
• Comience con una definición clara del propósito de la reunión.
• Resuma el progreso o la falta de él.
• Fomente y controle los desacuerdos.
• Tome un tiempo para evaluar cuán bien va la reunión y qué se puede hacer para mejorar su desempeño.
• Use los conceptos de reuniones efectivas e inefectivas como un estándar para mejorar la calidad de sus reuniones.

II. Gestión del Recurso Humano en Proyectos

Incluye los procesos para organizar, gestionar y liderar el equipo de proyecto. El equipo de proyecto incluye a todas las personas que tienen roles y responsabilidades asignados para el logro del proyecto.

Aspectos Clave de la Gestión del Equipo

• Identificar la influencia de factores que impactan la gestión del equipo.
• Comportamiento profesional y ético.

Procesos Asociados a la Gestión de Recursos Humanos (PMI, 2013)

1. Plan de gestión del recurso humano
2. Conformar el equipo de proyecto
3. Desarrollar el equipo de proyecto
4. Gestionar el equipo de proyecto

1. Plan de Gestión del Recurso Humano

Proceso de identificar y documentar roles en el proyecto, responsabilidades, habilidades requeridas, relaciones de jerarquía y crear un plan de gestión del personal (staff).

Salidas del Proceso

• Plan de gestión del recurso humano
• Roles y responsabilidades
• Organigramas (Gráficos organizacionales)
• Plan de gestión del personal (staff)

2. Conformar el Equipo de Proyecto

Proceso de confirmar la disponibilidad del recurso humano y reunir al equipo necesario para completar las actividades del proyecto. Entrega lineamientos para la selección del equipo y asignación de responsabilidades para obtener un equipo exitoso.

Factores a Considerar

• El Administrador del proyecto debe influenciar y negociar con aquellos que están en posición de proveer los recursos humanos requeridos para el proyecto.
• Las fallas al conformar el equipo impactan en los cronogramas, presupuestos, satisfacción del cliente, calidad y riesgo.

Salidas

• Asignaciones de personal al proyecto
• Calendario de recursos
• Actualizaciones al Plan de gestión del proyecto

Técnicas y Herramientas

• Pre-asignación
• Negociación
• Contratación
• Equipos virtuales
• Toma de decisiones multicriterio

3. Desarrollo del Equipo de Proyecto (PMI, 2013)

Proceso de mejorar las competencias, la interacción de los miembros del equipo y el entorno del equipo para optimizar el desempeño del proyecto.

Principales Beneficios

• Mejora el trabajo en equipo.
• Aumenta las habilidades y competencias de las personas.
• Motiva a los trabajadores.
• Reduce la rotación laboral.
• Mejora el desempeño global del proyecto.

Herramientas y Técnicas

• Habilidades interpersonales
• Capacitación
• Actividades de formación de equipos (Team Building)
• Reglas básicas
• Colocación (Co-location)
• Reconocimiento y recompensa
• Herramientas de evaluación personal

Salidas

• Evaluación del desempeño del equipo

Etapas de Desarrollo y Crecimiento del Equipo

1. Formación (Forming)
2. Tormentas (Storming)
3. Adaptación (Norming)
4. Desempeño (Performing)

4. Gestión del Equipo de Proyecto (PMI, 2013)

Proceso de hacer seguimiento al desempeño de los miembros del equipo, entregar retroalimentación (feedback), resolver problemas y gestionar cambios en el equipo para optimizar el desempeño del proyecto.

Técnicas y Herramientas

• Observación y conversación
• Evaluaciones del desempeño del proyecto
• Gestión de conflictos
• Habilidades interpersonales: liderazgo, influencia, toma de decisiones efectiva

Fuentes de Conflicto en Proyectos (Gido y Clements, 2006)

1. Alcance del trabajo
2. Asignaciones de recursos
3. Cronograma y costo
4. Prioridades y temas organizacionales
5. Diferencias personales