Información

Información: datos procesados de forma significativa para el receptor, con valor real y perceptible para decisiones presentes y futuras.

Funciones de la Información

• Agrega conocimiento.
• Evalúa y notifica.
• Sorprende y estimula.
• Reduce la incertidumbre.
• Influye sobre otros individuos.
• Estimula a la acción.
• Ayuda a la resolución de problemas y la toma de decisiones (TD).
• Revela y filtra alternativas posibles.

Atributos de la Información

• Completitud (cantidad)
• Exactitud (precisión, detalle, error)
• Relevancia
• Confianza (calidad, presentación)
• Oportunidad
• Verificabilidad
• Economicidad

Información Organizada o Estructurada

La información se organiza o estructura para:

• Algún motivo particular (¿qué?).
• Alguna persona específica (¿quién?).
• Un momento dado (¿cuándo?).
• Un propósito definido (¿para qué?).

Los datos con pertinencia y propósito requieren análisis, necesitan consenso para su significado y necesitan intermediación humana.

Datos

Datos: conjunto de símbolos que representan formalmente a objetos, sujetos y acontecimientos, así como a sus correspondientes atributos y características (registros).

Características de los Datos

• Observaciones sencillas de los estados del mundo.
• Estructurados fácilmente.
• Capturados fácilmente (por computadora).
• Suelen cuantificarse.
• Transferidos fácilmente.

Clase de Datos

Los datos de una empresa se pueden dividir en datos maestros y transaccionales en función de su ciclo de vida.

• Datos Maestros: Tienen una vida «eterna», tan larga como la vida que se supone de la empresa.
  • Ejemplo: el nombre de un cliente, el código de un producto o un número de cuenta.
• Datos Transaccionales: Tienen la vida de la actividad que representan.
  • Ejemplo: el peso del lote número 1 que será enviado a China.

Conocimiento

Conocimiento: mezcla de experiencia, valores e información que da un marco para la incorporación y evaluación de nuevas experiencias e información.

Características del Conocimiento

• Información valiosa de la mente.
• Difícil de estructurar.
• Difícil de capturar (por computadora).
• Suele ser tácito y no explícito.
• Su transferencia es complicada.
• Responde al (¿cómo?).

Relación entre Datos, Información y Conocimiento

Todo arranca con la captura de datos, la cual genera una entrada (input) de los mismos. Una vez ingresados, los datos pasan por modelos y procesos, de los cuales destacamos la contextualización, categorización, calculación, corrección y condensación. Una vez que pasan por esto, los datos ya salen procesados y se convierten en información (output). Esta información la podemos tomar como una salida, pero al mismo tiempo como una entrada para aquel receptor que está dispuesto a entenderla, conversarla, conectarla y relacionarla para generar así conocimiento sobre la materia en cuestión.

Modelo de Jerarquías Organizacionales

Las jerarquías organizacionales se estructuran de la siguiente manera:

• Operativos: oficinistas, operadores, data entry, actividades primarias, muchas decisiones de corto plazo.
• Baja Administración: control operacional.
• Administración Intermedia: control administrativo.
• Alta Administración: planificación estratégica.

Información en las Jerarquías Organizacionales

La información varía según el nivel jerárquico:

• Alcance: definida >> amplia
• Periodo: histórica >> predictiva
• Precisión: mucha >> no mucha
• Frecuencia: tiempo real >> periódica
• Expectativa: anticipada >> inesperada
• Agregación: detallada >> condensada

Sistema de Información

Sistema de Información (SI): Conjunto formal de personas, equipos y procedimientos que, de forma integrada y coordinada, operan sobre un conjunto de datos estructurados acorde con las necesidades organizacionales. Capturan datos, los transforman en información, los almacenan y distribuyen, a fin de apoyar las actividades de la organización (operaciones, control, administración, decisión) para desarrollar y lograr los objetivos planteados. Los sistemas de información son un subsistema de los sistemas administrativos.

Funciones de un Sistema de Información

• Entrada de los recursos de datos.
• Almacenamiento de los recursos de datos.
• Procesamiento de datos en información.
• Producir salidas de información (documentos e informes).
  • Situaciones pasadas, presentes, futuras.
  • Filtrado y condensado de información.
  • Tipos de informes.
• Control de desempeño (retroalimentación).
• Administración de la seguridad.
• Desarrollo y mantenimiento.
• Operaciones o producción.
• Infraestructura y comunicaciones.
• Administración de datos.
• Mesa de ayuda / soporte.
• Organización y métodos.
• Análisis de datos (data warehouse + data mining).

Ventajas de un Sistema de Información

• Logra los objetivos de la integración.
• Agiliza los procedimientos.
• Evita la duplicidad en la carga de datos.
• Mayor seguridad de acceso.
• Menor tiempo de implementación de cambios.
• Mayor confiabilidad y mantenibilidad.
• Evita problemas asociados al papel.
• Libera al personal de tareas, controles y decisiones rutinarias y estructuradas.

Modalidades de Procesamiento

• Interactivo: en línea o en tiempo real. Actualización inmediata o diferida.
  • Ejemplo: cajeros automáticos, sistema de reservas de pasajes aéreos, etc.
• No Interactivo: por lotes (batch). Actualización diferida.
  • Ejemplo: facturación de servicios, quiniela, etc.
• Procesamiento centralizado/distribuido.

Proyecto de Sistemas de Información

Un proyecto de sistemas de información es un estudio o investigación de todo o parte de un SI para mejorar u optimizar los procesos de negocio administrativos.

Sistema Administrativo

Sistema Administrativo: Función que, por medio de procedimientos administrativos, permite el logro de los objetivos de la organización. Son procesadores de información, ya que generan flujos de información que se mueven bajo modelos llamados: sistema de información.

Componentes de un Sistema Administrativo

• Procedimientos
• Personas
• Sistema de información
• Recursos (TIC)

Soporte a Actividades Operativas (Horizontal)

Incluye sistemas para:

• Compras
• Pagos
• Pedidos
• Ventas
• Cobros
• Stock
• Producción
• Mantenimiento
• Recursos Humanos (RRHH)
• Nómina
• Contabilidad
• Finanzas
• Sistemas de Automatización de Oficinas (SAO)
• Sistemas de Información de Marketing (SIM)

Soporte a las Decisiones y Control de Gestión (Vertical)

Estos sistemas se organizan jerárquicamente:

• Transaction Processing Systems (TPS)
• Management Information Systems (MIS)
• Decision Support Systems (DSS)
• Executive Information Systems (EIS)
• Enterprise Resource Planning (ERP)

Transaction Processing Systems (TPS)

TPS (Operativo): Mejoran la eficacia y eficiencia en el desarrollo de las actividades rutinarias de la organización. Mecanizan las actividades operativas intensivas en el manejo de datos.

Management Information Systems (MIS)

MIS (Táctico): Manejan datos para la toma de decisiones programada y la resolución de problemas estructurados. Generan informes gerenciales del TPS para el control de gestión. Proporcionan información rápida, precisa y fiable para la toma de decisiones.

Decision Support Systems (DSS)

DSS (Estratégico): Manejan información para la toma de decisiones semiestructuradas. Asisten sin reemplazar el criterio del decisor; diagnostican problemas y generan alternativas, simulan resultados de acción con herramientas de trabajo en grupo.

Executive Information Systems (EIS)

EIS (Estratégico): Combinan DSS y Sistemas Expertos (SE) para el proceso de toma de decisiones no programadas y estructuradas.

Sistemas ERP (Enterprise Resource Planning)

Sistemas ERP: Sistema integrado de software de gestión empresarial, compuesto de módulos funcionales (Logística, Finanzas, RRHH, Producción, Ventas, Compras) susceptibles de ser adaptados a las necesidades de cada cliente. Facilitan la relación entre los procesos, ordenándolos y evidenciándolos.

Objetivo de los ERP

Facilitar la gestión de los recursos de la empresa integrando y coordinando la información de las distintas áreas funcionales.

Criterios de Selección de un ERP

• Funcionalidad: módulos, carencias.
• Criterios Técnicos: plataforma, base de datos (DB), XML, EDI, lenguajes y herramientas.
• Criterios Económicos: licencia, implantación, consultoría, retorno de la inversión (ROI).
• Criterios Organizativos: impacto en las áreas de cambio.
• Facilidad de uso.
• Proveedores: fabricante y representantes.
• Referencias de Implantación: en el mismo sector.

Capacidades de un ERP

• Capacidad de parametrización (menú, funciones a medida, localización).
• Adaptación a la estructura organizacional (sucursales, depósitos, funciones por usuario).
• Interfaz de usuario/sistema flexible y avanzada.
• Integración con otras aplicaciones (EDI, internet XML, ofimática, Business Intelligence (BI) con Data Warehousing y Data Mining).
• Capacidad de acceso a información (generadores de reportes: OLAP, DSS/EIS, ofimática).
• Otras herramientas: seguridad, ayuda en línea, base de datos de auditoría.

Módulos Comunes de un ERP

• HRM: Human Resource Management (Gestión de Recursos Humanos).
• SCM: Supply Chain Management (Gestión de la Cadena de Suministro).
• MRP: Material Requirements Planning (Planificación de Requerimientos de Materiales).
• CRM: Customer Relationship Management (Gestión de Relaciones con Clientes).
• FRM: Financial Resource Management (Gestión de Recursos Financieros).

Relación entre ERP y CRM

Los sistemas ERP y CRM facilitan la gestión integral de las relaciones con los clientes. Permiten:

• Conocer al cliente: ¿quién nos compra? ¿por qué nos compra a nosotros? ¿con cuánta frecuencia lo hace? ¿qué es lo que busca cuando nos compra? ¿y qué necesita realmente? ¿podemos llegar a predecir su comportamiento?
• Conocer las tendencias de los mercados.
• Conocer los movimientos del competidor.

Ventajas del CRM

• Rápida y consistente respuesta a las necesidades de los clientes.
• Imagen y mensaje unificado a los clientes.
• Mejora las oportunidades de venta cruzada.

Sistema de Información de Compras

Objetivo: Adquisición de recursos materiales para el funcionamiento de la organización (prestar servicio o fabricar productos), bajo las mejores condiciones (precio, plazos, calidad, etc.) de contratación.

Límites: Desde la necesidad de compras de los diferentes sectores internos hasta la recepción y control de facturas de proveedores (posterior a la entrega de insumos).

Segregación de Funciones en Compras

El área de Compras debe segregarse de:

• Recepción, control de calidad y almacenamiento.
• Control de facturas de proveedores.
• Pagos de las facturas de proveedores.
• Registración contable de las operaciones de compras y pagos.

Business Intelligence (Inteligencia de Negocio)

Business Intelligence (BI): Conjunto de estrategias y herramientas enfocadas a la administración y creación de conocimiento mediante el análisis de datos existentes en una organización. Se basa en sistemas que:

• Recogen y gestionan grandes volúmenes de datos: tecnología Data Warehousing (DW).
• Analizan los datos: tecnología OLAP (Online Analytical Processing) y Data Mining (DM).
• Ofrecen software de consulta amigable, intuitivo y asequible al usuario final.

Data Warehouse

Data Warehouse (DW): Gran almacén de datos con las siguientes características:

• Colección de datos del Transaction Processing System (TPS) o ERP integrado + fuentes externas.
• Datos no volátiles (solo lectura).
• Metadatos: información de los mismos datos (Ejemplo: nombre, dirección, estado civil, etc.).
• Datos organizados por temas y no por funciones, llamados Data Marts.
• Bases de datos multidimensionales: cubos que almacenan datos y aceleran las consultas de información.

Data Mining

Data Mining (DM): Extracción no trivial de información que reside de manera implícita en los datos. Prepara, sondea y explora los datos para sacar la información oculta en ellos. Modeliza relaciones en grandes volúmenes de datos para obtener información implícita, como patrones de comportamiento de clientes o asociaciones de productos.

Construcción de un Modelo de Data Mining

• Muestreo: selección de datos.
• Exploración: tendencias, rangos de variables, frecuencia de valores, correlación de variables.
• Modificación: transformación y filtrado de variables.
• Modelización del Comportamiento: con herramientas anteriores.
• Evaluación: validar el modelo.
• Presentación Gráfica: de los resultados.

Aplicaciones del Data Mining

• Asociación de productos.
• Clasificación de clientes.
• Clustering de clientes.