Estándares ISO para la Gestión Documental y de la Información

2.2.3 Normas de Sistemas de Gestión (Management System Standard – MSS)

La serie de normas ISO 30300 forma parte de un tipo de normas conocidas como MSS. Estas normas proporcionan un modelo a seguir para la creación y el mantenimiento de sistemas de gestión.

Algunas de las series MSS más conocidas son:

1. ISO 9000: Sistema de gestión de la calidad
2. ISO 14000: Sistema de gestión medioambiental
3. ISO 27000: Sistema de gestión de seguridad de la información
4. ISO 30300: Sistema de gestión para los documentos
5. ISO 50000: Sistema de gestión de la energía
6. ISO 31000: Gestión del riesgo
7. ISO 26000: Responsabilidad social

Se trata de normas de carácter genérico, dirigidas a cualquier tipo de organización. Cada una de estas series está integrada por varias normas específicas. Dentro de la serie ISO 9000, destacan:

• ISO 9000:2005. Sistemas de gestión de calidad – Fundamentos y vocabulario
• ISO 9001:2008. Sistemas de gestión de la calidad – Requisitos
• ISO 9004:2009. Gestión para el éxito sostenido de una organización – Enfoque de gestión de la calidad.

Las normas de gestión documental son complementarias con otras MSS.

2.3. Normas de Análisis de Procesos

UNE-ISO 26122:2008. Información y Documentación. Análisis de los procesos de trabajo para la GD.

El análisis de procesos es una actividad esencial para la creación y el mantenimiento de un SGD (Sistema de Gestión Documental), por tres razones fundamentales:

1. Para crear un SGD en una organización, es necesario conocer previamente los procesos que esta lleva a cabo.
2. Al crear un SGD, debemos diseñar los procesos de gestión documental que lo conformarán.
3. La gestión por procesos constituye uno de los principios básicos de la gestión de calidad.

Para llevar a cabo el análisis de procesos, existe la norma técnica UNE-ISO/TR 26122:2008, que se configura como un instrumento técnico orientado al «análisis de los procesos de trabajo desde el punto de vista de la creación, incorporación y control de documentos». Existen dos niveles de análisis de los procesos de trabajo: el análisis funcional y el análisis secuencial.

2.4. Normas sobre Gestión Electrónica de Documentos

ISO, en colaboración con el CIA (Consejo Internacional de Archivos), ha desarrollado la norma ISO 16175, dividida en tres partes y dedicada a la gestión de documentos electrónicos. Esta norma aborda tres aspectos concretos:

1. Principios de la gestión electrónica de documentos
2. Directrices y requisitos funcionales para sistemas de gestión de documentos electrónicos
3. Directrices y requisitos funcionales para documentos

Específicamente, las tres normas son las siguientes:

• UNE-ISO 16175-1:2012. Información y documentación. Principios y requisitos funcionales para documentos en entornos de oficina electrónica. Parte 1: Generalidades y declaración de principios.
• UNE-ISO 16175-2:2012. Información y documentación. Principios y requisitos funcionales para documentos en entornos de oficina electrónica. Parte 2: Directrices y requisitos funcionales para sistemas que gestionan documentos electrónicos.
• UNE-ISO 16175-3:2012. Información y documentación. Principios y requisitos funcionales para documentos en entornos de oficina electrónica. Parte 3: Directrices y requisitos funcionales para documentos en los sistemas de la organización.

2.5. Normas de Metadatos

Los metadatos son información estructurada o semiestructurada que «permite la creación, gestión y uso de los documentos a lo largo del tiempo y entre diferentes dominios» (ISO 23081-2).

Existe una norma ISO de metadatos para la gestión de documentos, dividida en tres partes:

1. UNE-ISO 23081-1. Información y documentación. Procesos de gestión de documentos. Metadatos para la gestión de documentos. Parte 1: Principios.
2. UNE-ISO 23081-2. Información y documentación. Procesos de gestión de documentos. Metadatos para la gestión de documentos. Parte 2: Elementos de implementación y conceptuales.
3. UNE-ISO 23081-3. Información y documentación. Procesos de gestión de documentos. Metadatos para la gestión de documentos. Parte 3: Método de autoevaluación.

2.6. Normas de Digitalización, Conversión y Conservación

Vinculadas con los procesos de gestión electrónica de documentos, se encuentran actividades específicas como la digitalización, la conversión y la conservación de la información. A continuación, se citan tres normas específicas desarrolladas para estos fines:

• UNE-ISO/TR 13028:2012. Información y documentación. Directrices para la implementación de la digitalización de documentos.
• ISO 13008:2012. Information and documentation – Digital records conversion and migration process.
• UNE-ISO/TR 18492 IN:2008. Conservación a largo plazo de la información basada en documentos.