El Proceso Contable y sus Documentos

El Proceso Contable: Definición y Alcance

El proceso contable es una técnica de registración que realiza la síntesis de la información a través de la agregación de datos brutos clasificados por conceptos homogéneos previamente tipificados.

Etapas del Proceso Contable

El proceso contable se estructura en las siguientes etapas:

• Entrada: Datos derivados de las actividades operativas de la empresa (transacciones u operaciones). Originados por hechos internos y externos de la empresa, provenientes del entorno.
• Proceso: Elaboración de la información.
• Salida: Resultado del proceso o información generada.

Fuentes de los Datos Contables

La entrada al proceso contable se inicia con la captación de los hechos que deben ser contabilizados. Los datos que inician el proceso contable se encuentran en los comprobantes que reflejan los hechos y las operaciones que se han producido. Estos datos provienen de:

• Fuentes externas: Se refiere a la información que el ente recibe del contexto en el cual interactúa. Puede obtenerse de manera directa (con terceros como clientes, proveedores, entidades bancarias, etc.) o de manera indirecta (a través de normas legales y/o profesionales).
• Fuentes internas: Se refieren a los acontecimientos surgidos internamente en el ente y que se relacionan con la gestión operativa (ventas, cobranzas, pagos, compras, etc.).

Los comprobantes que respaldan estas operaciones pueden ser:

• Documentos comerciales: Facturas, recibos, cheques, pagarés, notas de débito o notas de crédito, etc.
• Contratos: Contrato social, contratos de alquiler, etc.
• Comprobantes internos: Minuta de contabilidad o minuta contable, creados por la empresa para materializar situaciones que no tienen otra documentación.

Comprobantes y Documentos Comerciales

Artículo 321. “Modo de llevar la contabilidad. La contabilidad debe ser llevada sobre la base de informes que reflejen un cuadro verídico de las actividades y de los actos que deben registrarse de modo que permita la individualización de las operaciones y las correspondientes cuentas acreedoras y deudoras. Los asientos deben respaldarse con la documentación respectiva, todo lo cual debe archivarse de forma metódica, permitiendo su localización y consulta.”

Documentos relacionados con las compras y/o ventas

Orden de compra: La emite el comprador. Esta especifica las características, cantidades y condiciones de la compra. Implica un compromiso por parte del vendedor de cumplir con lo pactado. No se registra contablemente.

Nota de venta: La emite el vendedor. Se detallan las mercaderías objeto de la transacción al aceptar el pedido formulado por el comprador, así el comprador se compromete a recibir y pagar en las condiciones pactadas. No se registra contablemente.

Remito: Acompaña la entrega de los bienes por parte del vendedor al comprador. Únicamente describe las cantidades físicas de las mercaderías, sin incluir precios, y no tiene validez como factura. El comprador manifiesta su conformidad en cuanto a lo recibido al firmar un ejemplar del remito. No se registra contablemente.

Factura: Es el documento más importante de la operación de compraventa. La confecciona el vendedor y la entrega al comprador. Se emite por duplicado: el original se entrega al comprador y el duplicado queda en poder del vendedor.

Existen diferentes clases de facturas:

• Factura A: Emitida por un Responsable Inscripto (vendedor) a otro Responsable Inscripto (comprador). Discrimina el IVA.
• Factura B: Emitida por un Responsable Inscripto (vendedor) a Consumidor Final, Monotributista, sujeto exento o sujeto no gravado. Incluye el IVA en el precio total.
• Factura C: Emitida por Monotributista, sujeto exento o no responsable (vendedor) a cualquier comprador. No discrimina el IVA.
• Factura M: Emitida por un Responsable Inscripto que, según la AFIP, no supera el monto mínimo de patrimonio fijado por las resoluciones legales. El comprador, al realizar el pago, deberá retener el importe correspondiente al IVA a su proveedor.
• Factura E: Emitida por exportadores, cualquiera sea su condición frente al IVA.

Tickets: Son comprobantes simplificados de venta, comúnmente utilizados en operaciones con consumidores finales.

Nota de Débito (comercial): La emite el vendedor. El vendedor se queda con el original y envía el duplicado al cliente. Comunica al cliente comprador que se le hizo un cargo en su cuenta corriente comercial por intereses, error de facturación (cuando se facturó de menos), gastos de transporte y otros cargos que corresponden al comprador (ej. sellados).

La nota de débito, en consecuencia, produce los siguientes efectos:

• Aumenta el crédito fiscal existente, si el concepto por el cual se emitió está gravado con el IVA.
• Aumenta la deuda del cliente con el vendedor.

Nota de Crédito (comercial): La emite el vendedor. El original se entrega al comprador y el duplicado queda en poder del vendedor. Comunica al cliente comprador que se le realizó un descargo en su cuenta corriente comercial por error de facturación (cuando se facturó de más), bonificaciones sobre importes ya facturados, descuentos posteriores a la venta o al cobro, o devoluciones parciales o totales por parte del cliente de compras anteriores.

La nota de crédito, en consecuencia, produce los siguientes efectos:

• Disminuye el crédito fiscal existente, si el concepto por el cual se emitió está gravado con el IVA.
• Disminuye la deuda del cliente con el vendedor.

Documentos relacionados con cobros y pagos

Recibo: Respalda la acción de pagos y cobros entre dos personas. Otorga valor probatorio al indicar que se ha producido la cancelación de una deuda preexistente al momento de su confección.

Resumen de cuentas: Lo emite el vendedor y consta de un detalle del movimiento de la cuenta corriente mercantil del cliente (compras, pagos, créditos, débitos) en un período de tiempo dado, generalmente un mes.

Orden de pago: Es un documento interno de la empresa. Es útil para el control interno de las facturas a pagar y de los valores emitidos. No se registra contablemente.

Pagaré: Es una promesa escrita, mediante la cual una persona se compromete a pagar a otra una cantidad determinada de dinero en un plazo indicado en el documento.

Documentos relacionados con las operaciones bancarias

Nota de Débito Bancaria: El banco comunica al titular de una cuenta corriente bancaria que su saldo ha disminuido.

Nota de Crédito Bancaria: Cuando el saldo de la cuenta corriente bancaria aumenta debido a depósitos u otros ingresos.

Resumen bancario: Las instituciones bancarias deben enviar a los clientes con cuenta corriente un resumen mensual de los movimientos registrados en dicha cuenta durante el mes calendario.

Cheques comunes: Es una orden de pago pura y simple, librada contra un banco en el que el librador tiene fondos depositados a su orden en cuenta corriente bancaria o autorización para girar en descubierto.

Cheques diferidos: Es una orden de pago librada a una fecha determinada, posterior a su emisión, contra un banco en el que el librador, a la fecha de vencimiento, debe tener fondos suficientes depositados a su orden en cuenta corriente o estar autorizado a girar en descubierto.

Otros documentos y/o comprobantes

Minuta de contabilidad o minuta contable: Es un documento interno de la empresa utilizado para registrar operaciones que no cuentan con comprobantes externos específicos.