Planeación de la Auditoría Administrativa

La Planeación define los lineamientos generales para garantizar que la auditoría tenga una cobertura adecuada de los factores prioritarios, fuentes de información, investigación preliminar, proyecto de auditoría y diagnóstico preliminar. Su objetivo es establecer acciones ordenadas y secuenciales para alcanzar los objetivos en tiempo y forma.

Factores Clave a Revisar

Proceso administrativo: Incluye planeación, organización, dirección y control, que permiten analizar la organización de manera integral.

Elementos específicos: Complementan el proceso (como adquisiciones, inventarios, asesoría, coordinación, recursos, proyectos, etc.) y ayudan a entender cómo cada parte contribuye al funcionamiento total.

Fuentes de Información

Son los medios internos y externos de donde se obtiene la información registrada en los papeles de trabajo del auditor.

• Internas: Órganos de gobierno, control interno, socios, áreas y niveles de la organización, sistemas de información.
• Externas: Órganos normativos, competidores, clientes, proveedores, organismos internacionales, redes de información del mercado global.

Investigación Preliminar

Es un reconocimiento inicial de la organización para conocer su situación administrativa antes de auditar. Permite ajustar objetivos y estrategias, detectar posibles problemas y obtener una perspectiva general. Requiere revisar literatura técnica, legal y documentos de la empresa.

Criterios a considerar:

• Determinar necesidades específicas.
• Identificar factores prioritarios.
• Definir estrategias y jerarquizar prioridades.
• Estimar recursos y tiempo necesario.
• Especificar el perfil del auditor.

Preparación del Proyecto de Auditoría

Se realiza con base en la información de la investigación preliminar. Contiene dos partes:

1. Propuesta técnica: Define naturaleza, alcance, antecedentes, objetivos, estrategia, justificación, recursos, costos y resultados esperados.
2. Programa de trabajo: Establece las actividades, fases, responsables, calendario, representación gráfica y reportes de avance.

Asignación de Responsabilidad y Capacitación

Asignación de la responsabilidad: La organización designa al auditor o equipo auditor según la complejidad del estudio. Puede ser personal interno, externo o una combinación de ambos. Deben tener experiencia en auditorías administrativas.

Capacitación: El equipo debe ser capacitado en el método, técnicas de recolección y proceso de auditoría. Incluye conocer el objetivo, áreas involucradas, documentos de soporte, distribución del trabajo y mecanismos de supervisión. Se recomienda realizar una campaña de sensibilización para fomentar confianza y colaboración.

Actitud: El auditor debe actuar sin prejuicios, con respeto y objetividad. Debe mantener una conducta profesional y discreta, evitando comentarios sin fundamento o promesas falsas.

Diagnóstico Preliminar

Es una primera interpretación de la realidad organizacional basada en la percepción y experiencia del auditor. Aún no hay juicios documentados, pero se analiza la cultura, estructura y funcionamiento de la entidad. Sirve para justificar la necesidad de auditar y preparar un marco de referencia.

Aspectos a considerar:

• Génesis: Origen, cambios legales, estrategias y delegación de facultades.
• Infraestructura: Procesos, estructura, tecnología.
• Operación: Desempeño, logros, decisiones, expectativas.
• Posición competitiva: Sector, clientes, proveedores y competidores.

Objetivos del Diagnóstico Preliminar

1. Justificar la necesidad de la auditoría.
2. Determinar su alcance.
3. Definir acciones y prioridades.
4. Establecer criterios de coordinación.
5. Cuantificar los recursos necesarios.
6. Formar el equipo auditor.
7. Desarrollar el marco de trabajo.
8. Seleccionar indicadores e instrumentos.
9. Establecer mecanismos de decisión y control.

Caso Práctico: Planeación en GRUPO ADECO

La Planeación en el Caso ADECO reguló la aplicación de la auditoría administrativa para garantizar la cobertura de factores prioritarios, indicadores, fuentes de estudio, investigación preliminar, proyecto de auditoría y el diagnóstico preliminar. Objetivo: precisar las acciones que debían desarrollarse para instrumentar la auditoría en GRUPO ADECO de forma secuencial y ordenada, tomando en cuenta las condiciones necesarias para lograr los resultados en tiempo y forma.

Factores a Revisar y Ponderación

Se acordó incluir aspectos del proceso administrativo, elementos complementarios y aspectos financieros, seleccionando los componentes considerados fundamentales para el adecuado desempeño de la organización. Para validar la información objetivamente, se asignó un valor a cada etapa y componente:

Ponderación del Proceso Administrativo (1000 puntos)

• Dirección: 350 puntos (35%) – Etapa con mayor peso.
• Planeación: 200 puntos (20%).
• Organización: 200 puntos (20%).
• Control: 250 puntos (25%).

Elementos Complementarios (100%)

Se asignó un valor de 100% a Coordinación, Almacenes e inventarios, Proveedores, Servicio a clientes, Imagen y Recursos financieros. Su evaluación se haría considerándolos como un universo en sí mismos y su interrelación con el proceso administrativo.

Indicadores, Investigación Preliminar y Proyecto

Indicadores: Se decidió emplear indicadores de gestión y financieros para direccionar la auditoría objetivamente. Se seleccionaron baterías de preguntas interrelacionadas y cruzadas para los indicadores cuantitativos, y se realizó un análisis cualitativo al final de cada etapa del proceso.

Investigación Preliminar y Proyecto de Auditoría: La investigación preliminar incluyó pláticas con el director general y su staff, documentación interna, y el reconocimiento se extendió a fuentes externas como empresas de la competencia, proveedores, clientes, la Cámara Nacional de la Industria de la Construcción e Internet.

Propuesta Técnica

Definió la naturaleza (auditoría administrativa), el alcance (todas las áreas de la empresa), los objetivos (recabar, analizar e integrar elementos de decisión de alto nivel), la estrategia (detectar ventajas competitivas), la justificación (visión del director y oportunidad de negocio) y los resultados esperados (sentar las bases para una infraestructura modelo que convierta a ADECO en empresa líder).

Programa de Trabajo (Gráfica de Gantt)

Estableció una secuencia de actividades (Investigación preliminar, Diseño de instrumentos, Captura y Análisis de información, Formulación y Presentación de informe) con fechas de inicio y término desde principios de febrero hasta finales de marzo.

Diagnóstico Preliminar

El prediagnóstico identificó que la empresa operaba con una estrategia de negocio basada en la supervivencia más que en la rentabilidad. El desempeño técnico era aceptable, pero el administrativo era deficiente, con la toma de decisiones centralizada en la dirección general.

Instrumentación de la Auditoría Administrativa

La Instrumentación es la etapa en la que se seleccionan y aplican las técnicas de recolección más viables, se eligen indicadores e instrumentos de medición, manejo de los papeles de trabajo y evidencia, y la supervisión necesaria para mantener una coordinación eficaz.

Recopilación de Información

Debe enfocarse en el registro de todo tipo de hallazgo y evidencia que haga posible su examen objetivo. Se debe aplicar un criterio de discriminación basado en el objetivo de la auditoría.

Técnicas de Recolección

1. Investigación documental: Localizar, seleccionar y estudiar la documentación que puede aportar elementos de juicio a los auditores.
2. Observación directa: Consiste en la revisión del área física donde se desarrolla el trabajo para conocer las condiciones laborales y el clima organizacional.
3. Acceso a redes de información: Permite detectar información operativa o normativa de clientes, socios, proveedores y otros, facilitando el intercambio electrónico de datos.
4. Entrevista: Reunirse con una o varias personas y cuestionarlas orientadamente para obtener información. Es el medio más empleado y puede brindar la información más completa y precisa.
5. Cuestionarios: Instrumentos para obtener información de forma homogénea, constituidos por series de preguntas escritas, predefinidas y secuenciadas.
6. Cédulas: Herramientas para captar la información requerida de acuerdo con el objeto y alcance de la auditoría. Son formularios con casillas, bloques y columnas que facilitan la agrupación de su contenido.

Medición y Escalas

Escalas de Medición (de forma): Su función es garantizar la confiabilidad y validez de la información que se registra en los papeles de trabajo.

Componentes del Proceso Administrativo (de fondo): Su selección debe considerar las variables que influyen en el desempeño de una organización: naturaleza, campo de actuación, tamaño, giro industrial y enfoque estratégico.

Indicadores: Son un elemento estratégico del proceso de evaluación. Permiten ordenar las acciones en relación con los resultados que se pretenden alcanzar.

Papeles de Trabajo y Evidencia

Papeles de Trabajo: Son los registros donde se describen las técnicas y procedimientos aplicados, las pruebas realizadas, la información obtenida y las conclusiones a las que se llega. Proporcionan el soporte principal que el auditor incorporará en su informe.

Contenido de los Papeles de Trabajo

• Identificación de la auditoría.
• El proyecto de auditoría.
• Índices, cuestionarios, cédulas y resúmenes del trabajo realizado.
• Indicaciones de las observaciones recibidas durante la aplicación de la auditoría.
• Observaciones acerca del desarrollo de su trabajo.
• Anotaciones sobre información relevante.
• Ajustes realizados durante su ejecución.
• Lineamientos recibidos por área o fase de la aplicación.
• Reporte de posibles irregularidades.

Evidencia: Es la comprobación fehaciente de los hallazgos durante el ejercicio de la auditoría. Constituye un elemento relevante para fundamentar los juicios y conclusiones del auditor.

Tipos de Evidencia

1. Física: Se obtiene mediante inspección u observación directa.
2. Documental: Se logra por medio del análisis de documentos como cartas, contratos, registros, etc.
3. Testimonial: Se obtiene de toda persona que realiza declaraciones durante la auditoría.
4. Analítica: Comprende cálculos, comparaciones, razonamientos y desagregación de la información por áreas, apartados y/o componentes.

La evidencia debe cumplir con los siguientes criterios:

• Suficiente: Necesaria para sustentar los hallazgos.
• Competente: Consistente, convincente y confiable.
• Relevante: Aporta elementos de juicio para demostrar o refutar un hecho.
• Pertinente: Debe existir congruencia entre observaciones, conclusiones y recomendaciones.

Supervisión del Trabajo

La Supervisión del Trabajo sirve para tener la seguridad de que se aplica y respeta el programa aprobado, delegando la autoridad en quien posea experiencia, conocimiento y capacidad. Comprende:

1. Revisión del programa de trabajo.
2. Vigilancia constante y cercana al trabajo de los auditores.
3. Aclaración oportuna de dudas.
4. Control del tiempo invertido de acuerdo con el estimado.
5. Revisión oportuna y minuciosa de los papeles de trabajo.
6. Revisión final del contenido de los papeles de trabajo para cerciorarse de que están completos y cumplen con su propósito.

Criterios y Consideraciones de la Supervisión

Criterios

• Asegurarse de que existe coincidencia entre las líneas fundamentales de investigación en todo el equipo de auditores.
• Monitorear constantemente el trabajo de los auditores para atender cualquier duda o aclaración.
• Revisar el trabajo realizado y efectuar las observaciones y ajustes procedentes.
• Efectuar cambios en el equipo auditor cuando prevalezcan actitudes negativas o no se apliquen las líneas de investigación definidas.
• Celebrar reuniones periódicas para mantener actualizados a los auditores e instruirlos para mejorar su desempeño.

Consideraciones

• Que los reportes de hallazgos cuenten con un espacio para la firma de revisión del auditor responsable.
• Que los documentos que no cuenten con esta firma se sometan a revisión y no se aprueben en tanto no lo autorice el auditor responsable.
• Que los papeles de trabajo incluyan las anotaciones del auditor líder del equipo, para garantizar el contenido de las conclusiones.
• Llevar una bitácora que describa el comportamiento de los auditores.
• Preparar un informe que consigne los logros y obstáculos que se encontraron a lo largo de la auditoría.
• Elaborar una propuesta general en la que se destaquen las contribuciones esenciales detectadas y el camino para instrumentarla.

Caso Práctico: Instrumentación en GRUPO ADECO

La Instrumentación es la etapa donde se seleccionan y aplican las técnicas de recolección, se eligen instrumentos de medición, se manejan los papeles de trabajo y la evidencia, y se realiza la supervisión para mantener una coordinación eficaz.

Recopilación de la Información

Para recabar la información se utilizaron las siguientes técnicas:

• Observación directa: Se puso atención en las condiciones de las instalaciones, mobiliario, equipo, relaciones de trabajo y clima organizacional.
• Investigación documental: Se revisó documentación normativa (acta constitutiva), administrativa (organigrama, currículum, perfiles de puestos, información de clientes y contratos) y financiera (balance general, estado de resultados, dictámenes financieros de 2003, 2004 y 2005).
• Entrevista: Se realizaron entrevistas dirigidas, basadas en cuestionarios y cédulas diseñados específicamente para captar la información de manera homogénea.
• Cuestionarios y Cédulas: Se prepararon cuatro versiones de cuestionarios, una por cada nivel del organigrama, cruzando las preguntas para asegurar la congruencia. Las cédulas se utilizaron para registrar hallazgos y evidencias. Las entrevistas se realizaron en el lapso de tres semanas en oficinas centrales y en el área de construcción en Pachuca, Hidalgo.

Papeles de Trabajo y Evidencia

La información recopilada fue captada por el equipo auditor en cédulas para el registro de hallazgos y evidencias. En las visitas se comprobó evidencia física (no había organigrama, manual de procedimientos, ni señalamientos de seguridad; extractores de aire pequeños; algunas máquinas fuera de funcionamiento). La evidencia testimonial indicó que la opinión de los tres principales clientes era que el servicio era satisfactorio por la calidad, entrega oportuna y bajo precio de los productos.

Supervisión del Trabajo

El Licenciado Franklin se reunió dos veces por semana con su equipo para revisar la información y analizar avances. La comunicación fue constante mediante intercambio diario de opiniones por correo electrónico. Esta supervisión aseguró la adhesión al programa de trabajo, la aclaración oportuna de dudas, la revisión minuciosa de los papeles de trabajo y la fundamentación de los hallazgos con evidencias físicas, documentales y analíticas.