El proceso de ventas genera toda una serie de documentos que son la prueba y la memoria de todos y cada uno de los compromisos y acciones que el vendedor y el comprador asumen.

Es fundamental que la empresa articule una serie de instrumentos y procedimientos que permitan la correcta custodia de esta información y un rápido acceso a la misma. De este modo, el personal administrativo desarrolla sus funciones en los distintos departamentos de la empresa.

Confección, Registro y Archivo de Documentos

Los archivos cumplen su objetivo mediante una serie de requisitos comunes al ser confeccionados, registrados y archivados.

Confección

Es el proceso de elaboración de documentos con el fin de dejar constancia de una relación o acción entre dos o más partes.

• Documento Normalizado: Emitido en formato de impreso para cumplimentar los espacios en blanco que siguen a los conceptos que debe reflejar el documento.
• Documento No Normalizado: Se redactan a conveniencia del emisor sin seguir una estructura predefinida en el documento.

Registro

Existen dos conceptos:

1. El lugar donde se centraliza la entrada y salida de documentos.
2. Libros u otros soportes donde se deja constancia de la salida o llegada de documentos.

Archivo de Documentos

El archivo es el lugar, espacio o material electrónico donde se depositan documentos para ordenación, custodia y consultas posteriores.

• Primer Nivel: Se archivan bajo una palabra clave.
• Segundo Nivel y Posteriores: Después del primer nivel, se clasifican según criterios como la fecha de emisión.

Documentación Comercial

Es el conjunto de documentos que surgen de la relación mercantil entre dos partes y que constituyen una constancia escrita según costumbres o disposiciones legales.

Tipos de Documentos Comerciales

• Cartas Comerciales: Son documentos no normalizados cuya cumplimentación depende de la redacción de la carta. Se confeccionan, registran y archivan mediante aplicaciones informáticas generales (ej. carta de pedido, carta de oferta).
• Documento Comercial (Normalizado): Son documentos normalizados que se cumplimentan anotando datos en los espacios correspondientes. Se confeccionan, registran y archivan mediante informática de gestión comercial (ej. pedido, albarán, factura).

Objetivos de la Documentación Comercial

La documentación comercial debe:

• Dejar constancia escrita de derechos y obligaciones que el vendedor y el comprador asumen.
• Ser prueba de que se han llevado a cabo los actos comerciales acordados.
• Ser fuente de información interna para futuras consultas.
• Constituirse como elementos básicos para la contabilización de operaciones comerciales.

Documentos Comerciales Emitidos por el Comprador

Pedido

El comprador detalla las mercancías que quiere adquirir, su precio y las condiciones de venta que propone.

Pagaré

El emisor (comprador) se compromete a pagar una cantidad de dinero en un lugar y fecha determinada.

Cheque

Documento por el cual una persona ordena a una entidad bancaria en la que tiene dinero que pague una determinada cantidad a otra persona o empresa.

Documentos Comerciales Emitidos por el Vendedor

Albarán

El vendedor detalla las mercaderías que se van a entregar y las condiciones en las que se realiza la venta.

Factura

Se detallan las condiciones económicas de una compraventa y se deben indicar precios unitarios, totales, gastos, descuentos e IVA.

Nota de Débito

Complementa la información detallada de una factura, incrementando la deuda.

Nota de Crédito

Complementa la información detallada de una factura, disminuyendo la deuda.

Letra de Cambio

Certifica la existencia de la deuda, indicando su importe, lugar y fecha en la que debe saldarse.

Recibo

El emisor declara haber recibido una cantidad de dinero o signo que lo represente de la otra parte.

Formalización del Pedido en las Ventas a Distancia

Venta a distancia es aquella realizada sin la presencia física simultánea de comprador y vendedor. En estas ventas, tanto la oferta como la aceptación de ella y el correspondiente pedido se realizan mediante una técnica de comunicación a distancia.

Fases de la Venta a Distancia

Esta modalidad de compraventa tiene tres fases:

1. Presentación de la oferta.
2. Realización del pedido.
3. Recepción del producto.

En la primera fase y en la segunda, el vendedor debe presentar al comprador una serie de información por escrito o por cualquier medio que permita a ambos tener constancia.

El Albarán y la Factura

El Albarán

Documento que acredita la entrega de un pedido y las condiciones en las que se realiza. Es emitido por el vendedor y debe reproducir los conceptos indicados en el pedido, conceptos que servirán para realizar la factura (documento en el que se informa al comprador de todos los productos, condiciones y detalles económicos de una operación de compraventa).

Tipos de Albarán

Albarán Sin Valorar

No suelen constar los precios totales ni descuentos o gastos, y nunca los datos referidos al IVA ni el precio final de la operación.

Albarán Valorado

Sustituye a la factura y cumple con las dos funciones (albarán y factura). Deben constar todos los detalles de la operación.

Tipos de Factura

Factura Ordinaria

Es la factura estándar y de mayor uso. Este documento constituye la prueba física de una operación comercial, como una compra, una venta o la prestación de un servicio. Debe contener información detallada de la operación, como son los datos de quién emite la factura, del receptor y el importe de la operación, entre otros.

Factura Recapitulativa

Permite agrupar varias operaciones realizadas con un mismo receptor en un mes natural. Posee el mismo valor legal que una factura ordinaria, por lo que debe cumplir con los mismos requisitos básicos. La factura recapitulativa debe contener el importe total de las ventas del mes y la descripción breve de todas las operaciones que está agrupando o recapitulando.

Factura Rectificativa

Corrige una factura ordinaria en la que se detecta un error o algún problema detectado en las mercancías después de la facturación. Deben indicar qué factura rectifican y tener una numeración propia.