Elementos Clave para la Gestión del Tiempo y la Productividad

Seis elementos de un programa integrador de motivación.

Administración del Tiempo: Un Recurso Valioso

Cada semana, todos contamos con 168 horas. Pero depende de cada quien aprovecharlas al máximo. Tanto en el trabajo como en el hogar, todos podemos beneficiarnos de hacer uso del tiempo, el recurso más preciado, de forma eficiente.

La administración del tiempo se refiere a analizar nuestro uso de este recurso de forma regular, para comprender la manera más adecuada de utilizarlo de forma efectiva.

Enfoques de la Administración del Tiempo

• La administración del tiempo en el siglo XXI debe conceptualizarse como una manera de ser y una forma de vivir. El tiempo es uno de los recursos más importantes y críticos para las personas.
• Cuando uno es menor de edad, el tiempo pasa lentamente; de joven, se empieza a percibir que el tiempo pasa un poco más rápido; en la edad madura, parece que se va de las manos; y de los 60 en adelante, vuela. Sin embargo, la realidad es que el tiempo es el mismo para todos.
• Cada persona administra el tiempo de acuerdo con sus necesidades y forma de ser. Lo que es conveniente para una persona puede no serlo para otra.
• Para administrar el tiempo con eficiencia, se requiere hacer cambios en nosotros, en nuestras actividades, intereses, prioridades y expectativas.
• Controlar el tiempo ayuda al logro de los objetivos en los plazos estimados y evita el estrés y el cansancio.
• Hay que dedicar el tiempo libre a las cosas importantes que hacen feliz a cada persona: fomentar las relaciones con amigos, familiares y sociales, y dedicarse a pasatiempos que generen entretenimiento y satisfacción.
• “Cada quien decide cómo utilizar el tiempo y es responsable de lo que hace con él.”

Enfoques Clave de la Administración

Eficiencia: La eficiencia consiste en «hacer más en menos tiempo».

Control: Propone la idea de que planificar y programar es indispensable para controlar las acciones de los demás.

Chronos: La administración tradicional del tiempo se ocupa del tiempo chronos, vocablo griego que define al tiempo cronológico, lineal y secuencial. Ningún segundo vale más que otro y el reloj maneja nuestra vida.

Valores: Los valores son subjetivos e internos; los principios parecen ser objetivos y externos. Existe una creencia universal en principios tales como la justicia, la honestidad, la bondad, la dignidad, la integridad, el servicio, la calidad, la paciencia, etc. Contrariamente a lo que muchas veces creemos, estos principios funcionan independientemente de nuestra voluntad y nos gobiernan.

Administración: El modelo tradicional se ocupa de la administración, no del liderazgo. La administración es útil cuando no debemos salirnos del camino trazado.

Estrategias Efectivas para la Gestión del Tiempo

1. Primero, las verduras. Tu mamá tenía razón: siempre realiza la actividad más difícil en la mañana, cuando tu energía y concentración se encuentran en su mejor nivel.
2. Piensa en carreras, no en maratones. No estamos diseñados para “estacionarnos” en un escritorio por ocho horas seguidas y hacer todo el trabajo.
3. Sé egoísta. Una vez que hayas priorizado tu lista de pendientes, debes ponerla antes que las listas de los demás.
4. Fija fechas. Cuando le pidas algo a alguien, no solo se lo pidas, sino también especifica cuándo esperas recibirlo.
5. Léelo una vez. Cuando tienes una lista interminable de correos electrónicos, es crucial que tengas un buen sistema para leerlos.
6. Agrupa en temas parecidos. Organiza tu semana en días específicos para realizar ciertas tareas.
7. Hazle frente a las situaciones. No intentes adivinar lo que alguien quiso decir en un correo confuso; solo ve y pregúntale.
8. Delega. Aprende a delegar más tareas. Cuando realmente lo hagas, te darás cuenta de cómo tu rol y tu trabajo pasarán al siguiente nivel.
9. Regístralo. Si no puedes entender a dónde se fue tu semana, es momento de que le eches un vistazo.
10. Ejercítate. Si tienes mucho trabajo por delante, es común que te olvides de tu cuerpo.
11. Una cosa a la vez. Algunas veces necesitas disminuir tu velocidad para poder hacer un mejor trabajo.
12. Relájate. Nada es tan serio como para que no puedas reírte de eso.

Efectividad en el Manejo del Tiempo

Lo más efectivo hoy no es el dinero, es el tiempo. Un tiempo objetivamente utilizado significa ganancia. Un tiempo derrochado es sinónimo de pérdida. Lo bien o mal utilizado del tiempo depende de lo que usted quiera hacer o cuán lejos pretenda llegar. Recuerde que algunos tienen todo el tiempo del mundo porque no quieren llegar a ninguna parte.

A otros no les alcanza el tiempo porque quieren llegar a todas. La pregunta aquí realmente importante es: ¿en qué se le va su tiempo?

Matriz para la Gestión del Tiempo: Importancia y Urgencia

Esta matriz se divide en cuadrantes que consideran dos criterios fundamentales: lo importante y lo urgente. A partir de ello, se subdividen en otros factores clave.

1. Importante y Urgente

El criterio a considerar aquí es la crisis o lo inmediato. Se toman en cuenta las tareas que se han vuelto críticas a consecuencia del plazo que se tiene para desarrollarlas.

2. Importante y No Urgente

Son aquellas tareas que, si bien son importantes, se desarrollan a largo plazo y no poseen una fecha crítica para cumplirlas.

3. No Importante y Urgente

Aquí se establecen aquellas actividades rutinarias que son urgentes, pero que no tienen un nivel de trascendencia mayor a través del tiempo.

4. No Importante y No Urgente

Los únicos criterios a evaluar aquí están relacionados con el ocio y el entretiempo.