Grupos de Trabajo y Equipos

Los grupos surgen con una finalidad productiva. Cada integrante de este desempeña dos tipos de roles:

• ROL PRODUCTIVO: Formando parte del equipo de trabajo.
• ROL RELACIONAL: Formando parte del grupo informal.

Equipo de Trabajo

Grupo organizado de personas que aportan información, conocimientos, habilidades y experiencia para realizar una intervención con un objetivo específico.

Grupos Informales

Conjunto de personas vinculadas entre sí por un sistema de relaciones interpersonales formadas espontáneamente atendiendo a características personales.

• Sentido positivo: Mayor eficacia, aumenta el sentimiento de pertenencia.
• Sentido negativo: Pueden surgir rumores que desestabilizan al grupo.

El Trabajo en Equipo

Hace referencia a todos los métodos, procedimientos y estrategias que utiliza el equipo de trabajo para conseguir sus objetivos. El gran valor del trabajo en equipo es que genera sinergias que, con buenas metodologías y la selección de técnicas adecuadas, darán una mejor eficacia para conseguir objetivos.

Sinergia del Equipo de Trabajo

Esfuerzo coordinado de cada miembro en su especialidad que genera valores por encima de los individuales. (Se deben considerar Ventajas y Limitaciones).

Metodología del Trabajo en Equipo

El trabajo en equipo, debido a su dificultad, requiere:

• Planificación.
• Ejecución coordinada.
• Requisitos metodológicos.
• Comunicación efectiva.
• Trabajo cooperativo.
• Trabajo por objetivos.
• Metodologías activas en el trabajo en equipo.
• Trabajo en red.

Técnicas para el Trabajo en Equipo

La persona encargada de dirigir el grupo es el Líder Formal. Para gestionar los procesos del grupo, cuenta con técnicas que podemos clasificar en:

1. Técnicas Informativas o Formativas

   Conferencias, Simposio, Mesa redonda.

2. Técnicas de Discusión y Toma de Decisiones

   Asamblea, Debate, Phillips 66.

3. Técnicas Creativas para Generar Ideas

   Lluvia de ideas, Pensamiento lateral, Estudio de casos.

Técnicas Informativas y de Discusión

Simposio

Un grupo de 3 a 6 expertos que hablan sobre un tema en concreto de forma sucesiva. Tratan aspectos complementarios de un mismo tema y no discuten entre ellos.

Objetivos:

• Obtener información especializada de un tema, contemplado desde diferentes perspectivas.
• Los miembros del grupo pueden evaluar distintos modos de exposición.

Desarrollo:

1. Se abre la sesión anunciando el tema y la estructura del mismo.
2. Se presenta brevemente a los expertos en relación con el apartado que vayan a desarrollar.
3. Se cede la palabra a cada uno para que realice su exposición (no debe superar los 15 minutos, ni en conjunto mucho más de una hora).
4. Finalmente, el moderador puede plantear algunas cuestiones o invitar al auditorio a que las haga, sin permitir que se entablen polémicas.

Mesa Redonda

De 3 a 6 expertos intervienen sosteniendo puntos de vista diferentes o contradictorios y entablando discusiones entre ellos para confrontar o rebatir argumentos en uno u otro sentido.

Objetivos:

• Identificar un problema y explorarlo desde distintos puntos de vista.
• Motivar al grupo para que no tome decisiones basadas en puntos de vista incompletos.
• Determinar campos de acuerdo y desacuerdo ante un tema.

Desarrollo:

1. El moderador abre la sesión y anuncia el tema, explicando el procedimiento acordado.
2. Presenta a los expertos y cede la palabra a cada cual durante el tiempo previsto (8 a 10 minutos), procurando alternar los puntos de vista.
3. Finalizada la ronda de intervenciones, el moderador hace un breve resumen de las ideas principales, explicándolas en dos bloques: ideas coincidentes e ideas opuestas.

Asamblea

El grupo, en su totalidad, se reúne para abordar algún problema que le afecta.

Fomenta:

• Participar en decisiones colectivas.
• Implicar al grupo en la toma de decisiones.

Método:

El director informa al grupo y dará opciones a los demás miembros. Los acuerdos deben quedar bien reflejados para que no dé lugar a ambigüedades.

Phillips 66

Un gran grupo se subdivide en grupos de 6 personas y tratan un tema durante 6 minutos.

Fomenta:

• Nivel de participación democrática.
• Interés por el tema.

Método:

1. Se hacen grupos.
2. Se señala un moderador de cada grupo.
3. Concluido el tiempo de discusión (6/15 minutos), los moderadores de cada grupo presentan las conclusiones.
4. Se analizan y discuten.

Debate

Es una discusión sobre un tema polémico en la que participan todos los miembros de un colectivo organizados en grupos. Un grupo reducido trata un tema en una discusión informal con la ayuda activa y estimulante de un conductor.

Fomenta:

• Capacidad de razonamiento.
• Participación activa del grupo.
• Intercambiar ideas e información.

Método:

1. Se elige el tema.
2. El experto realiza una introducción.
3. Grupo de 12 a 15 personas.
4. Al final se hace un resumen final general por parte del experto.

Técnicas Creativas para Generar Ideas

Lluvia de Ideas (Brainstorming)

Es una técnica para producir el máximo número de ideas con el objetivo de fomentar el descubrimiento de nuevos conceptos y nuevas soluciones a problemas planteados.

Fomenta:

• Imaginación.
• Abrir nuevos cauces.
• Superar la monotonía, la rutina y el conformismo.

Método:

1. Análisis y preparación: Plantear un problema y abordarlo de la manera más abierta posible.
2. Desarrollo de la sesión: Se expresarán todas las ideas surgidas con frases cortas y en libertad. Se eliminará toda actitud crítica.
3. Examen y selección de ideas: Todas las ideas se someten a la crítica general del grupo. Las ideas se aceptarán de acuerdo a los siguientes criterios:
   • Posibilidad de puesta en práctica.
   • Compatibles con el plan de trabajo.

Pensamiento Lateral (Lateral Thinking)

El término “Lateral Thinking” o pensamiento lateral fue acuñado por Edward de Bono, un psicólogo de Oxford que quiso aportar un nuevo modo de solucionar problemas y afrontar retos, mediante:

• Ideas aleatorias: Un componente esencial del pensamiento lateral es disponer de una mente abierta.
• Utilizar analogías y huir de los estereotipos.
• Método de inversión: darle la vuelta al problema.
• Fraccionar o dividir el problema.

Son retos aparentemente sencillos, pero desconcertantes. Ejemplo: “Hay seis huevos en una canasta. Seis personas toman, cada una, un huevo. ¿Cómo es que al final aún queda un huevo en la canasta?”

Conducción de Reuniones

La reunión es un instrumento de comunicación que proporciona a los miembros del grupo la oportunidad de expresar sus ideas y opiniones, y de realizar sus aportaciones a la tarea grupal.

Tipos de Reuniones

Según Periodicidad:

• Diaria: Normalmente al inicio de la jornada. Distribución de trabajo.
• Semanal: Evaluación de la semana y preparación de la siguiente.
• Mensual: Más evaluativas.
• Anual: Conclusión y consecución de objetivos.

Según Modalidad:

• Informativas: Transmitir las decisiones definitivas sobre algún asunto que concierne a la empresa.
• Formativas: Buscan incrementar la productividad del equipo mediante la formación individual.
• De Estrategia: Se celebran para definir el plan estratégico de los proyectos, fases y aspectos esenciales.
• Creativas: Tratan de mejorar los proyectos contando con las sugerencias de todos los miembros del equipo.
• One to One: Sirven para tratar conflictos, pues se basan en el diálogo.

Según Objetivos del Grupo:

• Amistosa.
• Formativa.
• Informativa.
• Para llegar a un acuerdo o reuniones de negociación.
• Centradas en el grupo (para el análisis de su funcionamiento).
• De trabajo.
• De intercambio de experiencias.
• Creativas (con el propósito de generar ideas).
• De significación (relacionadas con grupos que tratan temas existenciales).

Funciones de Coordinación en una Reunión

Según S. Froufe, la persona que conduce la reunión tiene tres funciones principales:

1. Función de Producción: Relacionada con el contenido de la reunión.
   • Presentar el orden del día y recordar el objetivo de la reunión.
   • Moderar las intervenciones.
   • Resumir las aportaciones realizadas.
2. Función de Facilitación: Relacionada con la participación de los miembros del grupo.
   • Contener a los acaparadores.
   • Estimular a los retraídos.
3. Función de Regulación: Gestión de situaciones conflictivas que surjan.

Etapas del Desarrollo de una Reunión

1. Preparación

• Definir los objetivos de la reunión.
• Concretar los temas.
• Seleccionar a las personas que asisten.
• Elaborar la convocatoria de forma formal (orden del día, lugar, hora).
• Revisar que todas las personas sean convocadas debidamente.
• Preparar medios audiovisuales y documentos.

2. Desarrollo

• Establecer un clima cordial.
• Recordar el objetivo de la reunión.
• Recordar el tiempo previsto estimado.
• Estimular la participación.
• Evitar que alguien acapare toda la reunión.
• Intervenir cuando el grupo se bloquea.
• Llevar al grupo hacia los objetivos propuestos.

3. Cierre

• Conclusión: Sintetizar los temas de discusión y revisión de los temas tratados.
• Formular acuerdos alcanzados y los que quedan por resolver.
• Agradecer la asistencia.
• Dar por concluida la reunión.

Tipología de Participantes en una Reunión

Estos son los tipos de participantes que pueden tener una reunión. Suelen ser “roles” que pueden modificar el rumbo de la reunión con sus actitudes:

• El que habla mucho (el acaparador).
• El que discute.
• El crítico.
• El positivo.
• El preguntón.
• El gracioso.
• El tímido (el retraído).
• El detallista.
• El que va al grano.