Introducción a la Administración: Conceptos Clave y Proceso

Para poder comprender las etapas de planeación, ejecución y control, es fundamental tener conocimiento de las siguientes definiciones:

1. Administración: Definición y Evolución

La administración es el proceso a través del cual se diseña y mantiene un ambiente en el cual las personas, trabajando en grupo, tienen como fin el logro de metas preestablecidas, con eficiencia.

El concepto de administración ha evolucionado significativamente a lo largo de los años. Antiguamente, la organización se relacionaba exclusivamente con lo económico o, específicamente, con los negocios. Si bien este concepto sigue siendo relevante, es necesario abordar la administración desde una perspectiva de dirección social. La administración busca siempre que la dirección sea eficaz, y es precisamente en la eficiencia de la dirección donde se fundamenta la administración actual.

A. La Administración como Ciencia y como Técnica

La administración como ciencia investiga teorías, leyes y modelos que luego se aplican para poder explicar los hechos de la realidad relacionados con las organizaciones.

La administración como técnica opera con reglas, normas y procedimientos que permiten transformar la realidad, es decir, el accionar de las organizaciones (principios y reglas de aplicación práctica). Si la técnica no operara, solo quedarían a nivel teórico las explicaciones de la ciencia. La técnica es el medio material que instrumenta y retroalimenta a la ciencia al determinar la necesidad de una mayor investigación, explicación y evaluación de la realidad que son las organizaciones. Tanto la ciencia como la técnica se interrelacionan para llevar a cabo la función de la administración.

B. Objetivos de la Administración

• Lograr los objetivos de una organización de forma eficiente y eficaz.
• Ofrecer una perspectiva más amplia del medio en el cual se desarrolla la organización.
• Asegurar que la empresa desarrolle su actividad (producción de bienes o prestación de servicios).

C. Características de la Administración

• Universalidad: Existe en cualquier grupo social y es susceptible de aplicarse tanto en una empresa industrial, en el ejército, en un hospital, en un evento deportivo, etc.
• Valor Instrumental: Dado que su finalidad es práctica, la administración es un medio para lograr un fin y no un fin en sí mismo. Mediante esta, se busca obtener determinados resultados.
• Unidad Temporal: La administración es un proceso dinámico en el que todas sus partes existen simultáneamente.
• Amplitud del Ejercicio: Se aplica en todos los niveles o subsistemas de una organización formal.
• Especificidad: Aunque la administración se auxilie de otras ciencias y técnicas, posee características propias que le proporcionan su carácter específico. Es decir, no puede confundirse con otras disciplinas afines, como en ocasiones ha sucedido con la contabilidad o la ingeniería industrial.
• Interdisciplinariedad: La administración es afín a todas aquellas ciencias y técnicas relacionadas con la eficiencia en el trabajo.
• Flexibilidad: Los principios administrativos se adaptan a las necesidades propias de cada grupo social donde se aplican. La rigidez en la administración es inoperante.

Sistemas y Proceso Administrativo

Los sistemas administrativos son un conjunto de fases o etapas sucesivas e interrelacionadas, a través de las cuales se efectúa la administración.

Fases del Proceso Administrativo

Cada una de las fases contiene una serie de actividades que se llevan a cabo para el logro de la administración de una organización.

1. Planeación

Esta fase está destinada a determinar los objetivos y los cursos de acción que se van a seguir. Para este fin, se deben establecer estrategias, políticas, programas y procedimientos para definir qué se va a hacer y cómo. La planeación debe ser permeable a posibles cambios dentro del medio ambiente donde interactúa la organización, para poder enfrentarlos y solucionarlos.

Entre sus actividades se encuentran:

• Determinar, aclarar y ampliar objetivos.
• Establecer las condiciones a través de las cuales se realizarán las actividades o tareas.
• Seleccionar las tareas para lograr los objetivos.
• Establecer políticas, procedimientos y métodos a aplicar para el desarrollo de las actividades.

2. Ejecución

La ejecución es la fase destinada a llevar a cabo el desarrollo de la capacidad de actuar, creando un clima dentro de la organización donde la gente se sienta motivada para actuar correctamente.

Entre sus actividades se encuentran:

• Motivar a todo el personal.
• Lograr una comunicación efectiva.
• Otorgar la capacitación y el entrenamiento necesario al personal.
• Recompensar al personal por las actividades realizadas.

3. Control

La fase de control está destinada a medir y evaluar los resultados a fin de observar el desempeño organizacional dentro de los límites permitidos y de acuerdo con las expectativas propuestas.

Entre sus actividades se encuentran:

• Comparar los resultados obtenidos con los planes confeccionados con anticipación.
• Establecer medios de evaluación para medir las actividades realizadas.
• Determinar estándares de desempeño personal.
• Sugerir acciones correctivas cuando sean necesarias.
• Transferir a las demás fases los resultados obtenidos de las evaluaciones.

Existe una interrelación y retroalimentación entre la administración y el control, dado que los planes ofrecen el marco de referencia en el que funciona el proceso de control, y al mismo tiempo, el control genera la identificación de la necesidad de ajustes o cambios en los planes existentes.

Luego de haber establecido la función que cumple el proceso administrativo dentro de la organización, puede ampliarse hasta el concepto de administración como:

«El proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades de los miembros de una organización y el empleo de todos los demás recursos organizacionales, con el propósito de alcanzar las metas establecidas para dicha organización.»

La Labor Administrativa en la Organización

La labor administrativa consiste no solo en llevar a cabo las funciones básicas para alcanzar las metas propuestas, sino también en asegurar la capacidad de la organización para seguir actuando en el futuro. Esto implica la adaptación a cambios que puedan presentarse.

Dentro de las organizaciones, pueden modificarse o cambiarse las estrategias para llevar a cabo esta labor, debido a la constitución de una nueva organización o al cambio de las relaciones dentro de la misma. Esto puede provocar un bajo nivel de eficacia y eficiencia de las actividades administrativas que se desarrollen.

Por tal motivo, es necesario que los gerentes tengan en cuenta estos pasos básicos en la toma de decisiones para organizar la labor administrativa:

• Dividir la carga de trabajo total en tareas que puedan ser llevadas a cabo por personas o grupos de forma lógica y eficiente.
• Combinar las tareas antes divididas para el logro de la llamada «departamentalización«.
• Especificar quién depende de quién en cada sector de la organización.
• Establecer mecanismos para que las actividades de todos los departamentos se transformen en un todo organizado, y vigilar la eficacia de esta integración lograda.

La labor administrativa puede ser analizada en términos de:

• Sus Exigencias: Lo que debe realizar en su trabajo el administrador o los empleados.
• Sus Limitaciones: Los factores internos o externos a la organización que limitan la tarea a realizar por el empleado o administrador.
• Sus Opciones: Las diferentes oportunidades que se presentan para realizar una tarea de distinta forma.

Son posibles muchas combinaciones de estas tres variables, dependiendo del tipo de organización y nivel de la posición administrativa.