Proceso de Adjudicación Administrativa y Normativa

1. Normativa europea, estatal y de las Comunidades Autónomas (CCAA).
2. La Ley de Ordenación de los Transportes Terrestres (LOTT) establece la vía para la adjudicación de la administración.
3. Definición de pliego de condiciones.
4. Otorgamiento vía concurso (Dirección General de Transporte por Carretera).
5. Apertura de documentos (Mesa del Concurso).
6. Adjudicación provisional según las mejoras propuestas.
7. Acreditación de los documentos.
8. Adjudicación definitiva.

El Empresario Individual o Autónomo

Es una persona que realiza de forma habitual, bajo su propia dirección y organización, una actividad comercial, industrial o profesional. La constitución y la gestión de la empresa recaen sobre una única persona; el empresario tiene el control total de ella como propietario y dirige su gestión.

Características del Empresario Individual:

• No se requiere capital mínimo.
• La responsabilidad es ilimitada.
• Número máximo de socios: 1.
• Tributa por el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF).
• El nombre de la empresa es el del titular.
• Está regulado legalmente por el Código de Comercio en materia mercantil y por el Código Civil en materia de derechos y obligaciones.
• Requiere la presentación del Modelo 037.

La Sociedad Civil (SC)

Se basa en un contrato establecido entre los socios que forman la sociedad, por el cual se obligan a poner en común dinero, bienes o industria con el objetivo de repartirse las ganancias. Tanto las ganancias como las pérdidas se reparten entre los socios en la proporción acordada por los mismos.

Características de la Sociedad Civil:

• No se requiere capital mínimo.
• Responsabilidad ilimitada.
• Número mínimo de socios: 2.
• El nombre es de libre elección, seguido de la sigla SC (Sociedad Civil) o SCP (Sociedad Civil Particular).
• Esta forma jurídica está regulada por el Código de Comercio en materia mercantil y por el Código Civil en materia de derechos y obligaciones.
• Desde 2016, si la sociedad civil desarrolla una actividad mercantil, tributa por el Impuesto de Sociedades.

Sociedad de Responsabilidad Limitada (SL)

Se trata de una sociedad mercantil de carácter capitalista, es decir, constituida con aportaciones en dinero (bienes) de los socios. Los trámites de constitución y puesta en marcha tienen una dificultad media y sus rasgos más característicos son:

El capital social de la empresa está dividido en partes iguales e indivisibles denominadas participaciones. La posesión de participaciones conlleva los siguientes derechos de forma proporcional según el porcentaje de participaciones que posea el socio:

• Influencia en las decisiones.
• Participación en los beneficios.

Órganos de Gobierno de la SL:

• La Junta General: participan los socios de la empresa.
• Los Administradores: se encargan de ejecutar las decisiones adoptadas en la Junta y de representar legalmente a la sociedad. Son nombrados por la Junta General de socios y pueden ser socios o no.

Características de la SL:

• Capital mínimo: 3.000 €, a desembolsar en la constitución.
• Responsabilidad limitada.
• Número mínimo de socios: 1 (unipersonal).
• Tributa por el Impuesto de Sociedades.
• El nombre es de libre elección, seguido de la sigla SL.
• Regulada por la Ley de Sociedades de Capital 1/2010.
• La transmisión de participaciones es libre entre socios y entre estos y su cónyuge, ascendientes y descendientes. Sin embargo, para transmitirlas a otras personas, hay que tener en cuenta las limitaciones fijadas en los estatutos.

Sociedad Anónima (SA)

Es una sociedad mercantil de carácter capitalista, es decir, está constituida con las aportaciones de los socios. Generalmente, esta forma jurídica se dirige a medianas y grandes empresas.

No tiene límite de socios y, por tanto, de capital.

El capital social está dividido en partes iguales e indivisibles denominadas acciones. La posesión de acciones conlleva los siguientes derechos, de forma proporcional según el porcentaje de acciones que posea cada socio:

• Influencia en las decisiones.
• Participación en los beneficios (dividendos).
• Derecho preferente de compra en el caso de ampliación de capital.

Órganos de Gobierno de la SA:

• La Junta General de Accionistas: en la que participan todos los accionistas de la sociedad. Entre sus funciones destacan el control de la gestión, el nombramiento de administradores o la toma de decisiones (relativas a la marcha de la empresa o al reparto de dividendos entre los socios).
• El Consejo de Administración o Administradores: se encargan de ejecutar las decisiones adoptadas en la Junta General y de representar legalmente a la sociedad. Son nombrados por la Junta General y pueden adoptar las siguientes formas:
  • Administrador único.
  • Dos administradores solidarios (con poder para decidir cualquier decisión) o mancomunados (decisión entre los dos).
  • Consejo de Administración (mínimo 3 miembros).

Características de la SA:

• Capital mínimo: 60.000 €, y en el momento de la constitución se tendrá que desembolsar mínimamente el 25%, con un plazo de 5 años para desembolsar el resto.
• Responsabilidad limitada.
• Número mínimo de socios: 1 (en este caso, constituiría una SA unipersonal).
• La transmisión de las acciones es libre, permitiendo una mayor facilidad en la captación de socios y, por tanto, una mayor facilidad para captar más capital.
• Tributa por el Impuesto de Sociedades.
• El nombre es de libre elección, seguido de la sigla SA.
• Regulada por el Real Decreto Legislativo 1/2010, por el que se aprueba el Texto Refundido de la Ley de Sociedades de Capital.

Sociedades Laborales (SAL / SLL)

Son sociedades mercantiles caracterizadas fundamentalmente porque al menos el 51% del capital social es propiedad de los trabajadores que prestan en ellas servicios retribuidos de forma personal y directa. Pueden ser anónimas o limitadas, compartiendo las características de las SA o de las SL, respectivamente.

Figuras en las Sociedades Laborales:

• Socios trabajadores: trabajan por tiempo indefinido, jornada completa y son propietarios de más del 50% del capital social.
• Socios no trabajadores: son propietarios de acciones o participaciones, pero sin relación laboral con la empresa.
• Trabajadores asalariados: trabajan en la sociedad, pero no participan en su capital social. El número de horas trabajadas al año por los trabajadores asalariados debe ser inferior al 15% de las horas ejercidas por los socios (excepto en las empresas de menos de 25 trabajadores, en las que ese porcentaje puede llegar al 25%).

Características de las Sociedades Laborales:

• Es obligatorio constituir un fondo especial de reserva, con el 10% de los beneficios netos de cada ejercicio, que solo podrá ser repartido entre los socios en caso de liquidación de la sociedad.
• Los trámites de constitución y de puesta en marcha son bastante complejos.
• Capital mínimo para su constitución:
  • En la SLL (Sociedad Limitada Laboral): 3.000 €.
  • En la SAL (Sociedad Anónima Laboral): 60.000 €.
• Ningún socio puede poseer más de un tercio de las acciones o participaciones.
• La responsabilidad es limitada para todos.
• Número mínimo de socios: 3.
• Tributan por el Impuesto de Sociedades.
• El nombre será el elegido, seguido de SAL o SLL.
• La transmisión de la condición de socio en la SLL necesita el acuerdo del resto de socios, y en la SAL la transmisión es libre.
• Están reguladas en la Ley 4/1997, que regula las Sociedades Laborales.

Cooperativas

Las cooperativas de trabajo son aquellas empresas que asocian autónomamente a personas físicas o jurídicas que se han unido de forma voluntaria para crear, mantener o mejorar puestos de trabajo a tiempo completo o parcial para los socios, mediante la organización en común de la producción de bienes o servicios.

Tipos de Cooperativas:

• Cooperativas de primer grado: agrupan a personas físicas.
• Cooperativas de segundo grado: agrupan a otras cooperativas.

Características de las Cooperativas:

• Solo pueden ser socios quienes trabajan y, en su caso, aportan el capital que fijan los estatutos.
• No tienen ánimo de lucro, pues se centran en el interés económico y social de los socios.
• Es la forma jurídica más participativa y democrática, ya que la gestión y la dirección de la empresa recaen en los socios y todos ellos tienen los mismos derechos.
• Los posibles beneficios se reparten entre los socios cooperativistas de forma equitativa en función de la labor que desempeñan en la cooperativa.
• No pueden depender de ninguna organización política, religiosa o sindical.
• El capital mínimo para su constitución viene fijado en los estatutos.
• La responsabilidad es limitada, salvo que los estatutos dispongan lo contrario.
• Número de socios:
  • Primer grado: mínimo 3.
  • Segundo grado: mínimo 2.
• El capital no es fijo, sino que puede variar en función del número de socios cuando las cooperativas son abiertas, es decir, cuando se admiten nuevos socios.
• Tributan por el Impuesto de Sociedades.
• El nombre será el elegido, seguido de la expresión «Sociedad Cooperativa» (S. Coop.).
• Los trámites de constitución son bastante complejos y su regulación es, con carácter general, la Ley 27/1999, pero las Comunidades Autónomas también suelen establecer normativa adicional.

Trámites de Constitución de una Empresa

Son los trámites administrativos que ha de realizar una empresa para adquirir personalidad jurídica. Es decir, estos trámites no serán necesarios para las formas jurídicas con personalidad física, como el empresario individual, sociedad civil, etc.

Pasos para la Constitución:

1. Redactar los estatutos de la sociedad: Los estatutos establecen las normas de funcionamiento de la sociedad a nivel interno y frente a terceros.

   Datos mínimos a incluir en los estatutos:

   • El capital social y su composición.
   • El objeto social (descripción de la actividad).
   • El domicilio social.
   • Órgano de administración (comunicar cómo va a ser administrada).
2. Solicitar la certificación negativa del nombre o razón social: El objetivo es obtener un certificado acreditativo de que no existe otra sociedad con el mismo nombre de la que se pretende constituir. La reserva de la denominación se mantiene durante un periodo de 6 meses y el certificado caduca a los 3 meses.
3. Ingreso bancario del capital mínimo de constitución: Se ha de disponer del capital mínimo requerido para la constitución de la sociedad y es necesario que la entidad bancaria expida un certificado de depósito de dicha cantidad. El depósito ha de estar a nombre de la futura sociedad y al menos de uno de los administradores. Hay que hacerlo antes de otorgar la escritura pública y en cualquier banco.
4. (Únicamente para sociedades laborales y cooperativas) Solicitud de calificación de los estatutos: Es un acto voluntario, pero muy aconsejable, ya que sirve para comprobar que el proyecto de estatutos se adapta a la legislación vigente de las sociedades laborales o cooperativas.
5. Otorgamiento de la escritura pública: Los socios fundadores o bien sus apoderados deben firmar la escritura de constitución de la sociedad ante el notario. Esta incluye los estatutos de la empresa en los que se fijan las reglas de funcionamiento de esta. Al notario se le debe aportar la certificación negativa de la denominación social, los estatutos de la sociedad y el certificado de desembolso del capital. El notario solicitará ante Hacienda el NIF provisional, que se adjuntará a la escritura de constitución.
6. Liquidar el Impuesto de Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados: Se tiene un plazo de 30 días a partir del otorgamiento de la escritura pública ante el notario para presentar el impreso necesario para la liquidación del impuesto, que es el Modelo 600.
7. Inscribir la sociedad en el Registro Mercantil: Este trámite es necesario para que pueda ser conocida la situación jurídico-mercantil de la sociedad por todas las personas interesadas. A partir de este momento, la sociedad adquiere plena capacidad jurídica. El plazo para presentar la escritura en el registro es de 1 mes a partir de la fecha de escritura pública y se tendrá que aportar el original de la escritura y la liquidación del Impuesto de Transmisiones Patrimoniales (Modelo 600 cumplimentado y sellado).
8. Solicitud en la AEAT (Agencia Estatal de Administración Tributaria) del NIF definitivo: Se comunicará el inicio de la actividad mediante el Modelo 036 o 037.

El Centro de Información y Red de Creación de Empresas (CIRCE)

A la hora de constituir una sociedad, ya no es necesario acudir a todos los organismos anteriores para realizar los trámites. En el año 1999 se creó la Ventanilla Única Empresarial con el objetivo de facilitar la creación de empresas, formando y asesorando a los futuros empresarios y facilitando la tramitación. Gracias a ello, se puede tramitar telemáticamente la constitución y la puesta en marcha de una sociedad, evitando desplazamientos al emprendedor y ahorrándole tiempo y costes. La tramitación telemática solo está disponible para algunas formas jurídicas, como la Sociedad Limitada Nueva Empresa (2003), la Sociedad Limitada (2006) y el Empresario Individual (2010).

Proceso de Gestión Telemática a través de CIRCE:

La gestión telemática se realiza a través de CIRCE, concretamente a través del Sistema de Tramitación Telemática. En este proceso, el empresario solo tiene que realizar presencialmente los siguientes trámites:

• Acudir a una de las oficinas de los Puntos de Asesoramiento e Inicio de Tramitación (PAIT), donde se cumplimenta el Documento Único Electrónico (DUE), iniciándose la tramitación telemática.
• Ir a la notaría a firmar las escrituras de constitución.

Fechas Clave en la Gestión de Sociedades Mercantiles

• 31 de diciembre: Cierre del ejercicio social.
• 31 de marzo: Fecha límite para que los administradores tengan elaboradas las cuentas del ejercicio.
• 30 de abril: Según establece el Reglamento del Registro Mercantil, se tiene un plazo máximo de 4 meses para presentar los libros para su legalización. Mínimamente, se deben legalizar el Libro Diario y el Libro de Inventarios y Balances. El contenido mínimo del Libro de Inventarios y Balances será:
  • Cuenta de Pérdidas y Ganancias.
  • Balance de Situación.
  • Cuatro balances trimestrales de comprobación de sumas y saldos que tendrán carácter acumulativo.

  También se aprovechará para legalizar el acta de la junta de hace dos años.

• 1/15 de junio: Convocatoria de la Junta General Ordinaria de Socios (el día 1 para las SA y el día 15 para las SL).
• 30 de junio: Fecha límite para celebrar la Junta General Ordinaria de Socios.
• 30 de julio: Depósito de cuentas en el Registro Mercantil. Los documentos a depositar mínimamente son el Balance de Situación, la Cuenta de Pérdidas y Ganancias y la Memoria. Con las cuentas anuales se debe adjuntar el acta de celebración de la junta firmada por el órgano de administración.

Fedatarios y Registros Públicos

Un fedatario público es un profesional jurídico del que emanan documentos públicos, es decir, documentos en los que se da fe de ciertos hechos.

En nuestro sistema legal, respecto a la documentación, existen diferencias entre los documentos públicos y privados. El documento público tiene una serie de garantías que le otorgan una mayor fuerza, aumentando la seguridad jurídica:

• En algunos casos, el documento público establecerá una presunción que solo podrá ser desmontada en un juicio o permitirá el acceso a determinadas instituciones como el Registro de la Propiedad o a cierta clase de procedimientos judiciales.
• En ocasiones, tiene naturaleza constitutiva, es decir, ese acto solo se puede hacer por escrito público (hipotecas, expropiaciones, etc.).

El notario tiene la facultad de autorizar y emitir documentos públicos, pero no es el único fedatario público. Pensemos, por ejemplo, que las resoluciones judiciales son también documentos públicos (el fedatario sería el secretario judicial) o las resoluciones de la administración pública (emitidas por un secretario de un ayuntamiento).

El documento característico que emite el notario es la escritura pública. Dicha escritura queda recogida en el protocolo (archivo) de cada notario, emitiendo bien copias autorizadas o copias simples. En caso de constituir una sociedad, el contenido de la escritura deberá ajustarse a la normativa que regula la sociedad que se desea constituir y, además, deberá incluir los estatutos.

Otra pieza fundamental del sistema legal español es la figura de los registros públicos. Al frente de cada registro hay un registrador que es, a la vez, funcionario público y profesional del derecho, y que tiene la misión de controlar la legalidad de los documentos autorizados por los notarios, expedidos por los jueces y las autoridades administrativas o suscritos por los particulares.

Registro Mercantil:

Es aquel en el que se inscriben los hechos y actos relativos a los empresarios individuales y a las sociedades mercantiles con el fin de dar publicidad a los mismos, de forma que puedan ser conocidos.

Se inscriben, entre otros, los siguientes actos:

• La constitución de sociedades.
• Aumentos y reducciones de capital, fusiones, escisiones y absorciones.
• Disoluciones y liquidaciones de las sociedades.
• Nombramientos y ceses de cargos.
• Poderes.
• Concursos de acreedores.
• Legalización de libros de los empresarios.
• Nombramiento de expertos independientes y de auditores de cuentas.
• Depósito y publicidad de los documentos contables (cuentas anuales).

Registro de la Propiedad:

Tiene por objeto la inscripción o anotación de los actos, contratos y resoluciones judiciales o administrativas que afecten a la propiedad y a otros derechos sobre bienes inmuebles, así como de determinadas resoluciones judiciales que afectan a la capacidad de las personas. Existen dos tipos de anotaciones o asientos que se pueden realizar en el Registro de la Propiedad:

• Asientos de inscripción: son definitivos y a través de ellos se inscriben y publican hechos, actos o derechos que afecten a bienes inmuebles.
• Anotaciones preventivas: son asientos sujetos a plazos de caducidad que se usan para proteger hechos que aún no son firmes o para dar publicidad a determinadas decisiones judiciales o administrativas. Solo pueden practicarse aquellas anotaciones preventivas expresamente previstas en las leyes (embargos, demandas, hipotecas, etc.).

Registro de Bienes Muebles:

Tiene por objeto la publicidad de los hechos, actos y contratos relativos a bienes muebles, así como de determinadas resoluciones judiciales o administrativas referentes a los mismos. En dicho registro se inscriben la propiedad y los gravámenes sobre bienes muebles.

Registro de la Propiedad Intelectual:

Es un medio para la protección de los derechos de propiedad intelectual de los autores y demás titulares sobre sus obras, actuaciones o producciones.

Oficina Española de Patentes y Marcas:

Permite la protección de la propiedad industrial al reconocer derechos de uso exclusivo sobre determinadas creaciones inmateriales que se protegen como verdaderos derechos de propiedad industrial.

En España hay varios tipos de derechos de propiedad industrial, como los diseños industriales, las marcas comerciales, patentes o semiconductores.

El Informe de Auditoría

La Ley de Auditoría entró en vigor en 1988 y, por primera vez en España, se obliga a las empresas que superen ciertos límites a ser revisadas por un experto ajeno a la empresa que analizará sus estados financieros y emitirá un informe de carácter público que se tendrá que adjuntar a las cuentas anuales para su depósito en el Registro Mercantil. Actualmente, los requisitos para tener que pasar auditoría externa obligatoria son los siguientes:

Requisitos para Auditoría Obligatoria:

• Volumen del activo: superior a 2.850.000 €.
• Importe de su cifra de negocios: superior a 5.700.000 €.
• Más de 50 trabajadores.

Superando dos de estos tres parámetros durante dos años consecutivos, esa empresa estará obligada a contratar a un auditor externo que será nombrado por la Junta General de Accionistas. El informe público que emite el auditor puede ser de cuatro tipos:

Tipos de Informe de Auditoría:

• Informe favorable: Se emite este informe cuando el auditor considera que los estados financieros responden a la situación patrimonial y financiera real.
• Informe favorable con salvedades: Esto significa que el auditor ha detectado ciertas deficiencias en la información contable, pero que no alteran sustancialmente la realidad patrimonial y financiera de la misma. Estas salvedades se tienen que especificar y definir en el informe de auditoría.
• Informe denegado: Se emite este tipo de informe cuando la empresa no ha puesto a disposición del auditor los medios y pruebas que él considera necesarios para la emisión del mencionado informe, es decir, el auditor no se atreve a emitir una opinión porque ha tenido una limitación de alcance al no haber podido comprobar aspectos que considera necesarios para emitir dicha opinión.
• Informe negativo: Se emite este informe cuando los estados financieros de la empresa no responden a la realidad de esta.

Además de este informe, que es el oficial, se suele emitir otro de carácter interno en el cual se destacan las deficiencias leves comprobadas y una posible orientación para mejorar los sistemas contables. Este informe se suele aportar al director de la compañía para orientarle en las posibles mejoras que se puedan adoptar.

Documentos Notariales

Los principales documentos notariales que surgen en la vida empresarial son necesarios para que tengan la eficacia jurídica en la realización de ciertos actos. Los principales que podemos destacar son los siguientes:

• La escritura de constitución: en la que figura el acto de fundación de una empresa, acompañada de las posibles modificaciones surgidas con posterioridad, como aumentos de capital, cambios de domicilio, cambios del órgano de administración, etc.
• Poderes: consisten en dar facultad a ciertas personas para realizar ciertos actos propios del tráfico económico-jurídico.
• Escrituras de compraventa.
• Actas: (cuando se considere conveniente que sean elevadas a público por notario).
• Préstamos hipotecarios: cuando un préstamo tiene como garantía de pago uno o varios inmuebles.
• Pólizas: son documentos relacionados con créditos solicitados por la empresa, pero sin garantía hipotecaria.

Tipos de Pedido

Los pedidos más generalizados se pueden clasificar de dos formas: según el procedimiento de solicitud y según el material o servicio que se solicite.

Tipos de Pedido Según la Forma:

Pueden ser normales, programados y abiertos.

• Pedido normal: Se usa para solicitar las mercancías que se necesitarán en un periodo reducido de tiempo. Las cantidades solicitadas se ajustan a los consumos previstos durante una semana, un mes, etc.
• Pedido programado: Se emite para solicitar uno o varios productos sobre los que se ha realizado un estudio previo de necesidades. Con este tipo de pedido se contrata una cantidad anual cuya entrega se puede fraccionar en uno o varios envíos (mensuales o trimestrales), previo aviso de la cantidad y de la fecha de entrega.
• Pedido abierto: Se utiliza para solicitar una cantidad total aproximada sin que ello suponga un compromiso de compra, pues el cliente no acepta ningún envío que no haya sido confirmado previamente. Por ejemplo, supongamos que en el mes de febrero solicitamos a un fabricante de turrones que nos reserve una cantidad determinada y, posteriormente, en función de las necesidades reales, pedimos que nos envíe un número de unidades cuya cantidad puede ser superior o inferior a la acordada.
  

  Características del Pedido Abierto:

  • Los plazos de entrega suelen ser muy cortos (24-48h).
  • El proveedor se obliga a disponer de un stock mínimo y el comprador reduce el stock inmovilizado.
  • El precio puede ser fijo o se pueden aceptar las subidas previa justificación de las nuevas tarifas.

Tipos de Pedido Según el Material:

Según el destino del artículo o servicio solicitado, los pedidos se clasifican en extraordinarios, de reposición, de servicio u obra y de mercancías.

• Pedido extraordinario: Se utiliza para solicitar materiales de pronto empleo que, por causas extraordinarias, se necesitan para un fin concreto. Este pedido se envía aunque se tengan en el almacén los materiales solicitados, pues así se evita alterar los consumos medios que afectan al punto de pedido y las consecuencias negativas que pueden repercutir en el stock mínimo o de seguridad.
• Pedido de reposición: Se corresponde con aquel cuya iniciativa parte del almacén, dado que se solicitan materiales sobre cuyas existencias se ha fijado un stock mínimo. El pedido puede contener los materiales que se necesitan en uno o varios almacenes, indicando con siglas dónde se debe realizar la entrega de cada producto.
• Pedido de servicio u obra: Se emplea para solicitar la realización de un trabajo determinado. Los materiales necesarios para la obra o servicio pueden ser a cuenta del contratado o del contratante y estar incluidos o no en el pedido. Sería el caso de un supermercado que comprara 20.000 kilos de arroz a granel y solicitara a un operador logístico o una agencia de transportes el empaquetado en unidades de un kilo, la paletización en unidades de carga y la distribución en determinados almacenes propiedad del supermercado.
• Pedido habitual de materiales o de mercancías: Es el más generalizado y se expide para solicitar los artículos que se precisan normalmente en el punto de venta, independientemente de que una vez recibidos sean para reposición o para consumo.

Albarán o Nota de Entrega

El albarán es un documento que confecciona el vendedor, junto con la mercancía. Su función principal es servir como justificante para acreditar que los productos han sido entregados al cliente y también como guía para emitir la factura. Al confeccionar el albarán, se hacen copias de diferentes colores y cada una de ellas se envía a un departamento o sección para informar de la operación realizada. El original o primera copia se remite al cliente y este, una vez comprobada la mercancía, devuelve la copia firmada. La copia del albarán con la aceptación del cliente se remite al departamento de contabilidad para confeccionar posteriormente la factura. La segunda copia se queda en el almacén para justificar la salida de mercancías, y la tercera copia se remite al departamento de ventas.

Excepciones y Documentos Relacionados:

Respecto al documento que se entrega junto con la mercancía, cabe mencionar dos excepciones:

• Cuando se sustituye el albarán por una nota de entrega al transportista, el contenido hace mención del tipo de mercancía o nombre del producto, número de bultos y las unidades de cada bulto. Pero en ella no se reflejan precios, referencias o importe de la carga entregada.
• Cuando se exporta la mercancía, se confecciona el packing list o relación de contenido. Este documento se usa en los envíos al extranjero para completar la información de la factura y facilitar el despacho aduanero.

Las empresas de transporte internacional están obligadas a presentar el «manifiesto de carga» ante las autoridades aduaneras para que estas autoricen la descarga en puertos, aeropuertos o terminales de carga.

El packing list ha de contener datos referentes a la factura de compraventa (fecha de emisión, nombre o razón social del vendedor y comprador); identificación del consignatario o destinatario, número de bultos, peso bruto y volumen, tipo de embalaje con identificación de marcas y numeración, y denominación exacta y descripción de la mercancía.

Formato y Contenido del Albarán:

El contenido de un modelo estándar de albarán es el siguiente:

• Datos del vendedor: nombre o razón social, NIF o CIF y dirección completa.
• Número de orden del albarán y su fecha de emisión.
• Datos del cliente: nombre o razón social, CIF o código asignado y dirección completa (en su caso, lugar de entrega).
• Referencias: número del pedido al que corresponde y fecha de este. También es aconsejable mencionar el nombre del representante o agente comercial a través del cual se formuló el pedido.
• Forma de envío: agencia de transportes o transportista que realiza la entrega, indicando si la mercancía viaja a portes debidos (Collect) o a portes pagados (Prepaid), el número de paquetes o bultos que componen la expedición.
• Descripción de la mercancía: código del producto, descripción del artículo, unidades entregadas de cada artículo y precio. Generalmente no se incluye el importe, salvo que se trate de un albarán valorado.

El albarán valorado se expide cuando el comprador no exige factura y el importe se paga al contado al retirar la mercancía. El impreso se formaliza incluyendo los requisitos legales exigidos para las facturas: descripción de la mercancía, precio unitario, descuentos, importes parciales, impuestos (IVA y recargo de equivalencia en su caso), importe total, etc. Cuando los precios llevan incluido el impuesto, el total de la compra se expresa como «total IVA incluido».

• Observaciones: el cliente hará constar las posibles incidencias observadas en la mercancía recibida.
• Recibí: nombre y firma del cliente o persona autorizada en la empresa receptora. La aceptación o conformidad sirve para que el vendedor pueda facturar a cargo del comprador.

Cuando se recibe un envío, puede ocurrir que los géneros recibidos no coincidan con los solicitados, en cuyo caso se procede a su devolución y no se firma la aceptación o conformidad. También se puede rectificar el albarán o realizar las observaciones oportunas para que el proveedor envíe la mercancía que falta o se tenga en cuenta antes de emitir la factura.

La Factura

Concepto y Contenido:

Acredita legalmente la operación de compraventa o prestación del servicio y se confecciona partiendo de los datos que figuran en el pedido y en la copia del albarán que afecta al comprador. La normativa legal que regula las obligaciones de facturación dice que los empresarios y profesionales están obligados a expedir y entregar, en su caso, factura u otros justificantes por las operaciones que realicen, incluso por las exportaciones, debiendo conservar una copia de estas. Todas las facturas y sus copias deben contener los siguientes datos:

• Datos del vendedor o emisor (suministrador de los bienes o servicios): nombre y apellidos o razón social, NIF, domicilio fiscal completo.
• Número de la factura: numeración correlativa. Si las facturas se emiten desde varios centros, se pueden usar correlaciones diferentes.
• Lugar, fecha de emisión y ciudad.
• Datos del comprador o destinatario: nombre y apellidos o razón social, NIF, domicilio y dirección completa.
• Descripción de la operación (compraventa o prestación de servicios): relación de los artículos entregados, número de unidades y precios unitarios, otros datos como descuentos, embalajes o gastos para el cálculo de la base imponible, tipo impositivo de IVA y recargo de equivalencia (en su caso), cuotas resultantes e importe total.
• Otros datos: como el pedido o albarán que ha originado la factura. También se suele incluir un apartado para observaciones donde se hacen constar las condiciones de pago, forma y plazo, cantidades que el cliente entrega a cuenta, domiciliación bancaria (en su caso), etc.

Respecto al documento o impreso que se utiliza para confeccionar la factura, el vendedor puede adquirirlo o diseñarlo en función de sus necesidades, siempre que el contenido de este reúna los requisitos legales. Las empresas normalmente usan modelos que expiden los programas de facturación y, en el caso de los profesionales como médicos o abogados, suelen usar un modelo con formato carta, mientras que los fontaneros o electricistas emplean un talonario de facturas adquirido en papelerías, etc.

Factura Electrónica (e-Factura):

El Real Decreto 1496/2003 y la Orden Ministerial HAC/3134/2002 establecen que se considera factura electrónica o e-factura a todo archivo electrónico que puede ser objeto de transmisión o almacenamiento de forma telemática y posea firma digital. La firma digital es un proceso que reafirma la validación de los datos del documento tanto en su autenticidad (entidad emisora) como en su integridad (no han sido modificados). Así pues, una factura electrónica con firma digital sustituye a la emitida en soporte papel y se encuentra sujeta a los mismos requisitos y obligaciones (contenido y conservación). Un ejemplo de e-factura con firma digital es el EDI Invoic para el estándar AECOM.

Factura Proforma:

Es un documento que refleja una oferta detallada de venta o presupuesto. Este tipo de factura la emite muchas veces el exportador para que el importador pueda solicitar las autorizaciones correspondientes, la apertura de un crédito documentario o la obtención de divisas para efectuar el pago de la compraventa. Los datos que deben figurar en la factura proforma son similares a los de la factura comercial: datos del comprador y vendedor, lugar y fecha de emisión, descripción de la mercancía (cantidad, precio unitario e importe total), forma y condiciones de pago, tipo de embalaje, término de entrega de la mercancía, etc. Sin embargo, no se debe confundir la factura de compraventa con la proforma, pues mientras que la factura comercial acredita una venta realizada, la factura proforma solo refleja la oferta de una posible venta.

Nota de Abono y Factura Rectificativa

La nota de abono se confecciona para reflejar los importes que, por diversos conceptos, el vendedor tiene que devolver al comprador. Se trata de cantidades incluidas en la factura e incluso cobradas, pero que el comprador no tiene obligación de pagar. El vendedor emite una nota de abono en los casos siguientes:

Casos para Emitir una Nota de Abono:

• Devolución de mercancías, envases, embalajes, etc.

  Por ejemplo, cuando el cliente devuelve un artículo defectuoso y el proveedor no lo puede reponer por falta de existencias, en ese caso deberá devolverle el dinero si ya lo había facturado.

• Rappel o descuento por volumen de operaciones: Se corresponde con varias compras realizadas durante un determinado periodo de tiempo.

  Por ejemplo, si el proveedor concede al cliente un descuento del 10% sobre el volumen total o un número determinado de compras durante un trimestre, semestre o año.

• Detección de errores después de haber expedido una factura: Si se ha aplicado un precio superior al pactado en el pedido o se han facturado más unidades de las enviadas, no se puede rectificar sobre la misma. En estos casos, para subsanar el error, se debe realizar un nuevo documento.

Cuando se emite una nota de abono, siempre se debe indicar el número de documento y la causa que ha originado la rectificación, y aplicar los mismos tipos impositivos que se cargaron en la factura original.

Causas que Obligan a Expedir una Factura Rectificativa:

• Cuando el documento no cumple con los requisitos formales y de contenido que establece el Reglamento de Facturación.
• Cuando las cuotas aplicadas del IVA sean incorrectas, bien por error en el tipo aplicado, en el cálculo de la base o en la aplicación de exenciones.
• Cuando se den circunstancias que modifican la base imponible, es decir, que la base se haya determinado de forma provisional o que se altere el precio después de efectuarse la operación.

Contenido de las Facturas Rectificativas:

• Datos de la factura modificada y motivos.
• Descripción de la modificación efectuada.
• Mención expresa de que es una factura rectificativa.
• Numeración con una serie específica.
• Cumplimentación de los requisitos formales establecidos en el Reglamento de Facturación.

Los datos de la base imponible, del tipo impositivo y de las cuotas tributarias de las facturas rectificativas serán los que resulten de la rectificación, es decir, el importe correcto por el que se debían haber reflejado dichas operaciones. Además, la rectificación se realizará factura a factura; no se admite la rectificación global de varios documentos.

IVA y Recargo de Equivalencia en la Factura

El IVA es un tributo de naturaleza indirecta que recae sobre el consumo y grava:

• Las entregas de bienes y prestación de servicios realizadas por empresarios o profesionales a título oneroso y con carácter habitual u ocasional en el desarrollo de su actividad empresarial o profesional, es decir, las operaciones interiores de compraventa de productos o prestación de servicios.
• Las adquisiciones intracomunitarias de bienes realizadas en cualquier país de la Unión Europea.
• Las importaciones de bienes, independientemente de que la compra la realice un empresario o un particular.

El IVA es un porcentaje que se calcula sobre la base imponible, siendo esta la suma de los importes parciales (menos los descuentos más los gastos), es decir, sobre el importe neto total de la compra o servicio. Los empresarios o profesionales son los sujetos pasivos del IVA, actuando como intermediarios entre el consumidor final y Hacienda. Lo repercuten en las facturas de sus clientes y están obligados a efectuar el correspondiente ingreso en Hacienda, previa deducción del IVA soportado en las compras realizadas. Su ámbito de aplicación es el territorio peninsular y las Islas Baleares.

El devengo del IVA se produce en el momento de la emisión o recepción de la correspondiente factura, con independencia del momento de pago.

Periodo de Liquidación del IVA:

El periodo de liquidación del IVA para las PYMES es trimestral:

• El primer trimestre (1 de enero al 31 de marzo): la autoliquidación se debe presentar antes del 20 de abril.
• El segundo trimestre (1 de abril al 30 de junio): la autoliquidación se presenta el 20 de julio.
• El tercer trimestre (1 de julio al 30 de septiembre): se presenta el 20 de octubre.
• El cuarto trimestre (1 de octubre al 31 de diciembre): se presenta el 30 de enero. Se tienen 10 días más porque, junto con el modelo de presentación trimestral (Modelo 303), se debe presentar otro modelo (Modelo 390), que es el resumen anual del IVA.

Las grandes empresas que, a efectos de IVA, facturan más de 10 millones de euros, tendrán que hacer la presentación con carácter mensual.

Declaraciones Negativas de IVA:

Con carácter general, las declaraciones negativas que se pudieran producir se compensarán en los trimestres o meses posteriores. Al presentar la última liquidación del año, es decir, la del 30 de enero, se tienen dos opciones: o bien seguir compensando el importe negativo durante un plazo máximo de 4 años, o bien solicitar a Hacienda la devolución del saldo negativo. Hacienda tiene un plazo de 6 meses para efectuar la devolución.

Recargo de Equivalencia:

Es un régimen especial del IVA que es de carácter obligatorio para los comerciantes minoristas. Para ser considerado comerciante minorista, hay que cumplir una serie de requisitos:

Requisitos para ser Comerciante Minorista (Recargo de Equivalencia):

• Ser una persona física o una entidad en régimen de atribución de rentas (comunidad de bienes o sociedad civil).
• No transformar, ni por sí mismo ni por medio de terceros, los bienes que comercia.
• Más del 80% de sus ventas se realicen directamente al público.

Este régimen especial consiste en que, en las facturas que emitan los proveedores, además de cobrar el IVA correspondiente, cobrarán el llamado Recargo de Equivalencia. La ventaja que obtienen los sujetos pasivos acogidos a este régimen es que no tienen que presentar autoliquidaciones de IVA. El proveedor ingresará en Hacienda las cuotas de dicho recargo.

Tipos Impositivos del Recargo de Equivalencia:

• 5,2% para los artículos gravados con el IVA general del 21%.
• 1,4% para los artículos gravados con el IVA reducido del 10%.
• 0,5% para los artículos gravados con el IVA superreducido del 4%.