Métodos de registro

• El registro en libros: Las entidades, tanto públicas como privadas, deben llevar un control de la recepción y emisión de los documentos administrativos.
• El registro electrónico: Del mismo modo que hoy en día la mayoría de la documentación administrativa viaja a través de Internet en formato digital, las entidades ya no llevan sus registros de entrada y salida de documentos en papel, sino que para ello utilizan aplicaciones informáticas de gestión, normalmente bases de datos.

El pedido

La venta se inicia con la recepción del pedido de un cliente. Este puede llegar por distintas vías: con un impreso de pedido, por carta, fax, correo electrónico, teléfono o a través de la página web de la empresa.

• Nota de pedido: Es un impreso en el que se detallan los artículos solicitados; cada empresa lo diseña.
• Carta de pedido: Cuando el comprador no dispone de impresos o considera que debe establecer una comunicación más personal con el proveedor.

El albarán o nota de entrega

La empresa que recibe el pedido envía la mercancía con su correspondiente albarán. El albarán es el documento emitido por el proveedor en el que se relacionan las mercancías enviadas, acompaña a estas y acredita su entrega.

La factura

La factura es el documento expedido por el vendedor que acredita la compraventa de los bienes o la prestación de los servicios realizados al cliente.

El recibo

El recibo es el documento que emite la persona que cobra y que entrega firmado al que paga, como justificante. Existen dos tipos: el recibo convencional y el recibo bancario. Respecto del recibo convencional, existen en el mercado talonarios con matriz y, aunque no se encuentran normalizados, todos presentan datos similares.

Órdenes de trabajo

Son documentos de carácter interno que utilizan las entidades como sistema para determinar con detalle el trabajo concreto a realizar durante una jornada laboral.

La nómina

La nómina es un documento que refleja las retribuciones y las deducciones que tiene un trabajador por los servicios prestados. También se denomina recibo de salarios. El documento se divide en 5 partes: encabezado, devengos, deducciones, líquido a percibir, y bases de cotización y base de retención.

Documentación administrativa y corporativa

• Instancias: Contiene una o más peticiones dirigidas a la Administración pública con el objeto de iniciar la acción del órgano administrativo al que se dirigen.
• Certificados: Dan fe de un hecho o situación y se utilizan tanto en las empresas privadas como en los organismos públicos.
• Actas: Reflejan el desarrollo de una reunión previamente convocada, expresando los puntos tratados y los acuerdos adoptados, sirviendo así de recordatorio para todas las personas implicadas en el asunto.
• Informes: Pueden ser informes personales e informes comerciales.
• Memorias: Son documentos más bien extensos que recogen el desarrollo y los resultados de un proyecto o actividad.

Formas de gestión

La primera y fundamental es el presupuesto de tesorería, el cual proporciona una visión dinámica de los cobros y pagos previstos, permitiendo un análisis anticipado de los flujos de tesorería de la empresa para anticiparse a posibles situaciones de déficit o de superávit.

Cheques y medios de pago

El cheque es un documento que contiene una orden de pago dada por una persona a una entidad bancaria de pagar a un tercero o al portador una cantidad de dinero.

Tipos de cheques:

• Al portador: Lleva escrita la indicación «al portador» y la entidad bancaria los paga a cualquier persona que los presenta al cobro.
• Nominativo: Lleva escrito el nombre y apellidos de la persona, empresa o entidad que debe cobrarlo y solo puede ser cobrado por ella, previa presentación de DNI y firma.
• Cruzado: Presenta dos líneas paralelas que cruzan el cheque en sentido transversal, que indican que solo puede ser cobrado ingresándolo en una cuenta bancaria.
• Conformado: En el anverso del cheque la entidad bancaria incluye la indicación «Conformado» y en el reverso estampa un sello con el que acredita la existencia de fondos suficientes en la cuenta del librador para pagar el cheque hasta una fecha determinada.
• Cheque bancario: Si el titular de la cuenta no dispone de cheques, puede solicitar a la entidad que extienda uno por el importe que le indique.

Conceptos adicionales:

• Aval: El avalista se compromete a pagar si no lo hace el librador, y puede ser un tercero o alguien que ya ha firmado previamente el cheque.
• Endoso: El cheque puede ser transmitido a otra persona salvo que se haya incluido en la cláusula.
  • Endoso a favor de persona determinada: Cuando el legítimo tenedor especifica en el reverso del cheque a favor de qué persona se está realizando el endoso.
  • Endoso en blanco: Cuando no se especifica el endosatario para que así quien recibe el cheque pueda completar el endoso con sus datos, los de otra persona o continuar endosando el cheque.
• Transferencia: Es una operación por la que una persona da instrucciones a su entidad bancaria para que, con cargo a una cuenta suya, envíe una determinada cantidad de dinero a la cuenta de otra persona en la misma u otra entidad.

Otros documentos mercantiles

• El pagaré: Es un documento que consiste en el compromiso de pagar una determinada cantidad de dinero al beneficiario el día de su vencimiento.
• Letra de cambio: Se trata de un documento expedido por una persona que manda a otra persona que pague una cantidad de dinero a otra en la fecha indicada.
• Remesa de efectos: El librador puede presentar sus letras a cobrar en una entidad financiera para que esta le adelante el valor nominal de las mismas.

Gestión de tesorería y almacén

• El libro auxiliar de caja: En él se registran diariamente todos los cobros y pagos que se realizan en efectivo, así como los cheques entregados.
• El libro auxiliar de bancos: Este libro recoge los cobros y pagos realizados a través de las cuentas bancarias y suele tener un formato similar a los extractos bancarios.
• Conciliación bancaria: Consiste en comparar el extracto de la cuenta con el libro auxiliar.
• Pagos por Internet: Directamente, realizando una transferencia bancaria o bien introduciendo el número de tarjeta; o indirectamente, a través de una organización que actúa de intermediaria.
• Las órdenes de reposición: Es un documento diseñado por la propia organización, que cumplimenta cada departamento detallando las características del equipo o materiales que necesitan y para cuándo los precisan.
• Ficha de control de existencias: Contienen la información relevante de cada artículo y el registro de sus entradas y salidas del almacén.
• El inventario de existencias: Se trata de un documento en el que, tras realizar un recuento físico, se deja constancia de las existencias que tiene la empresa en un momento determinado.