Conceptos Fundamentales: Información y Capacitación

La Información

La información es un conjunto organizado de datos procesados que constituyen un mensaje que cambia el estado de conocimiento del sujeto o sistema que lo recibe. Es un conocimiento explícito extraído por seres vivos o sistemas expertos como resultado de la interacción con el entorno o de percepciones sensoriales del mismo.

Los datos sensoriales, una vez percibidos y procesados, constituyen una información que modifica el estado de conocimiento. Esto permite a los individuos o sistemas que poseen dicho nuevo estado de conocimiento tomar decisiones pertinentes acordes con él.

Usos de la Información

Se considera que la generación y/o obtención de información persigue los siguientes objetivos:

• Aumentar/mejorar el conocimiento del usuario o, dicho de otra manera, reducir la incertidumbre existente sobre un conjunto de alternativas lógicamente posibles.
• Proporcionar a quien toma decisiones la materia prima fundamental para el desarrollo de soluciones y la elección.
• Proporcionar una serie de reglas de evaluación y reglas de decisión para fines de control.

Propósitos Específicos de Informar

• EXPLICAR: Dar a conocer un proceso o funcionamiento de algo. Ejemplo: Dar a conocer la secuencia para elaborar un pastel.
• DESCRIBIR: Dar las características esenciales o accidentales de algo para que el público construya en su mente una imagen.
• DEFINIR: Aclarar un término.

Capacitación y Entrenamiento

La capacitación o entrenamiento es un proceso educativo a corto plazo, aplicado de manera sistemática y organizada, mediante el cual las personas aprenden conocimientos, actitudes y habilidades en función de objetivos definidos. El entrenamiento implica la transmisión de conocimientos específicos relativos al trabajo, actitudes frente a aspectos de la organización, de la tarea y del ambiente, y el desarrollo de habilidades. Cualquier tarea, ya sea compleja o sencilla, implica necesariamente estos tres aspectos.

Establecer objetivos de la capacitación concretos y medibles es la base que debe resultar de la determinación de las necesidades de capacitación.

Los objetivos de la capacitación incluyen:

• Preparar al personal para la ejecución inmediata de las diversas tareas del cargo.
• Proporcionar oportunidades para el desarrollo personal continuo, no solo en su cargo actual, sino también en otras funciones en las cuales puede ser considerada la persona.
• Cambiar la actitud de las personas, bien sea para crear un clima más satisfactorio entre los empleados, aumentar su motivación o hacerlos más receptivos a las técnicas de supervisión y gerencia.
• Proporcionar a la empresa recursos humanos altamente calificados en términos de conocimiento, habilidades y actitudes para un mejor desempeño de su trabajo.
• Desarrollar el sentido de responsabilidad hacia la empresa a través de una mayor competitividad y conocimientos apropiados.
• Mantener a los ejecutivos y empleados permanentemente actualizados frente a los cambios científicos y tecnológicos que se generen, proporcionándoles información sobre la aplicación de nueva tecnología.
• Lograr cambios en su comportamiento con el propósito de mejorar las relaciones interpersonales entre todos los miembros de la empresa.

Importancia de la Capacitación

La importancia de la capacitación tiene incidencia en varios aspectos, como:

• Productividad: Las actividades de capacitación no solo deberían aplicarse a los empleados nuevos, sino también a los trabajadores con experiencia. Capacitar a los empleados consiste en darles los conocimientos, actitudes y habilidades que requieren para lograr un desempeño óptimo. Las organizaciones, en general, deben dar las bases para que sus colaboradores tengan la preparación necesaria y especializada que les permita enfrentarse en las mejores condiciones a sus tareas diarias.
• Calidad: Los programas de capacitación y desarrollo, apropiadamente diseñados e implementados, también contribuyen a elevar la calidad de la producción de la fuerza de trabajo. Cuando los trabajadores están mejor informados acerca de los deberes y responsabilidades de sus trabajos, y cuando tienen los conocimientos y habilidades laborales necesarios, son menos propensos a cometer errores costosos en el trabajo.
• Planeación de los Recursos Humanos: Las necesidades futuras de personal dependerán en gran medida de la capacitación y el desarrollo del empleado.
• Salud y Seguridad: Una adecuada capacitación ayuda a prevenir accidentes industriales, mientras que un ambiente laboral seguro puede conducir a actividades más estables por parte del empleado.
• Dimensión Psicológica: La capacitación genera un cambio de actitud, tanto para sus relaciones personales como laborales. Además, mejora su grado de motivación, seguridad en sí mismo y el nivel de autoestima, entre otros.
• Desarrollo Personal: No todos los beneficios de capacitación se reflejan en la misma empresa. En el ámbito personal, los empleados también se benefician de los programas de desarrollo administrativo, que les proporcionan una gama más amplia de conocimientos, una mayor sensación de competencia y un sentido de conciencia; un repertorio más grande de habilidades y otras consideraciones son indicativos de un mayor desarrollo personal.
• Prevención de la Obsolescencia: La capacitación continua es necesaria para mantener actualizados a los trabajadores sobre los avances en sus campos laborales respectivos. En este sentido, la obsolescencia puede controlarse mediante una atención constante al pronóstico de las necesidades de recursos humanos, el control de cambios tecnológicos y la adaptación de los individuos a las oportunidades, así como a los riesgos del cambio tecnológico. Las capacidades individuales están siendo transformadas en capacidades de la organización. Los gerentes y profesionales de Recursos Humanos deberán desarrollar constantemente las capacidades necesarias para el éxito. Por lo tanto, es necesario redefinir las capacidades de la organización, que podríamos denominar «ADN de la competitividad«, para sustentar la integración de las capacidades individuales.
• Supervivencia: La capacitación bien administrada influye en la eficiencia de las organizaciones porque se representa de manera directa en los subsistemas: tecnología, administrativo y social-humano.