Fundamentos de las Cuentas y Registros Contables

Las cuentas contables son un conjunto de anotaciones relacionadas con un mismo objeto, representando agrupaciones de elementos homogéneos del activo, pasivo o patrimonio de la empresa. Para cada grupo de elementos homogéneos se utiliza una cuenta específica, y la incidencia patrimonial de los distintos hechos económicos se registra en ellas.

Conceptos Fundamentales de las Cuentas

En el ámbito de las cuentas, es esencial comprender los siguientes términos:

• Debitar una cuenta: Consiste en realizar una anotación en el Debe, es decir, en el sector izquierdo de la cuenta.
• Acreditar una cuenta: Implica efectuar una anotación en el Haber, es decir, en el sector derecho de la cuenta.
• Saldo: Es la diferencia entre las anotaciones del Debe y del Haber de una cuenta.

Tipos de Saldos por Cuenta

Los saldos de las cuentas se observan de la siguiente manera:

• Las cuentas de Activo normalmente tienen saldo deudor, ya que estas cuentas representan propiedades o inversiones de la empresa.
• Las cuentas de Pasivo normalmente presentan saldo acreedor, debido a que las deudas se registran directamente en el Pasivo (aumentan con créditos) y sus pagos o disminuciones se registran en el Debe.
• Las cuentas de Patrimonio Neto normalmente presentan saldo acreedor, por cuanto representan aportes que tienen como contrapartida cuentas del Activo.

Clasificación de Cuentas: Diferenciales e Integrales

Las cuentas se pueden clasificar en:

• Cuentas Integrales: Son aquellas que integran el activo y el pasivo, y reflejan, por lo tanto, los bienes, derechos y obligaciones de la empresa.
• Cuentas Diferenciales: Son las que representan el patrimonio neto y reflejan las variaciones que se producen en el mismo. Ejemplos de cuentas diferenciales son la cuenta Capital (considerada la «madre» de las cuentas diferenciales) y las cuentas de Pérdidas y Ganancias.

Estructura y Operatividad Contable

Plan de Cuentas

El Plan de Cuentas es la estructura contable de una empresa, donde se definen claramente las cuentas a utilizar. Para que un grupo de cuentas reciba el nombre de Plan de Cuentas, debe cumplirse como condición básica que estas estén ordenadas sistemáticamente.

Manual de Cuentas

El Manual de Cuentas contiene las indicaciones precisas sobre la operatividad de cada cuenta. Incluye no solo la forma de utilización de las mismas, sino también los límites dentro de los que se mueven las partidas en su imputación.

El Principio de Partida Doble: Debe y Haber

El método de registro contable implica que por cada operación se deben efectuar al menos dos anotaciones (una en el Debe y otra en el Haber). Se formulan ciertas normas para mantener un orden en este tipo de registro.

Reglas de Registro Contable

La siguiente tabla resume las reglas fundamentales para el registro de aumentos y disminuciones en los diferentes tipos de cuentas:

CUENTAS DE	SALDO	AUMENTOS	DISMINUCIONES
ACTIVO	DEUDOR	SE DEBITAN	SE ACREDITAN
PASIVO	ACREEDOR	SE ACREDITAN	SE DEBITAN
PATRIMONIO	ACREEDOR	SE ACREDITAN	SE DEBITAN
PÉRDIDAS	DEUDOR	SE DEBITAN	SE ACREDITAN
GANANCIAS	ACREEDOR	SE ACREDITAN	SE DEBITAN

Los Registros Contables

Los registros contables se dividen en principales y auxiliares:

• Registros Principales: Son aquellos donde se anotan de forma detallada o resumida todas las operaciones que ocurren en la empresa.
• Registros Auxiliares: Son aquellos cuya finalidad es facilitar el manejo contable. Incluyen los diarios auxiliares (subsidiarios o libros de primera entrada) y los mayores auxiliares o submayores.

Ejemplos de Libros Diarios

Libro Diario Hamburgués

A continuación, se presenta un ejemplo de la estructura de un Libro Diario Hamburgués, mostrando cómo se registran las operaciones con el Debe y el Haber:

Junio

28

————— 1 —————————- Cuentas que se debitan                                 a cuentas que se acreditan Leyendas

Debe 0.00

Haber 0.00

Otro formato de registro diario:

DEBE 0.00

—————————- 1 ———————————————- Cuentas que se debitan                  a cuentas que se acreditan Leyendas —————————2 —————————————–

HABER 0.00

Libro Diario Americano

El Libro Diario Americano es otro tipo de registro contable.

Tipos de Asientos Contables

Asientos de Apertura de Libros

Este asiento se realiza al comenzar las actividades de la empresa. En ese momento, se efectúa un asiento inicial con el aporte del titular (si se trata de una empresa unipersonal) o con el aporte de los socios (si es una sociedad, de acuerdo al tipo jurídico adoptado).

Asientos de Operaciones de Gestión

Consisten en el registro de todos los hechos económicos que ocurren en la empresa durante el ejercicio económico.

Sistemas y Libros Auxiliares Específicos

Sistemas Auxiliares

Son registros de primera entrada, ya que los hechos económicos de las operaciones de la empresa son anotados en primer término en estos registros cronológicos.

Libro de Compras

En este libro se registran las operaciones a crédito que se originan fuera de la empresa, es decir, cuando el emisor del comprobante por estas operaciones a crédito es un tercero ajeno a la empresa en la que se está situada.

Libro Documentos a Cobrar

Se registran las operaciones relativas a la recepción por la empresa de: cheques diferidos firmados por sus clientes y conformes firmados por sus clientes.

Libro Documentos a Pagar

Se registran los comprobantes, como los recibos emitidos por terceros ajenos a la empresa y los conformes firmados por la empresa.

Costo de Ventas

Para la cuenta de mercaderías, se utiliza el sistema de inventario permanente. Dicho sistema implica realizar por cada venta dos asientos: uno por la venta y otro por el costo de ventas.

Diarios Auxiliares para Movimientos de Fondos

En la registración de los hechos económicos por el sistema de registro centralizado o diarios múltiples, se pueden presentar dos modalidades para contabilizar los ingresos y egresos de fondos, es decir, los movimientos financieros.