Procesos Clave en la Implantación de un SGA ISO 14001

La implantación de un Sistema de Gestión Ambiental (SGA) basado en la norma ISO 14001 se ve afectada por los siguientes procesos: normalización y certificación.

Normalización

• ¿En qué consiste? Consiste en la elaboración, difusión y aplicación de normas.
• ¿Qué es una norma? Es un documento técnico de aplicación voluntaria, basado en la experiencia y el desarrollo tecnológico.
• ¿Quién elabora las normas? Están elaboradas por consenso entre múltiples partes interesadas: Comités Técnicos de expertos, asociaciones de consumidores, ONGs, instituciones académicas y el gobierno. Por lo tanto, la normalización es una actividad colectiva.
• ¿Quién las aprueba? Un organismo de normalización reconocido.

Tipos de Normas

• Normas Internacionales: Son elaboradas por la Organización Internacional de Normalización, y se denominan ISO (International Organization for Standardization).
• Normas Regionales: Son confeccionadas por organismos normalizadores regionales, de forma muy similar a como lo realizan los organismos internacionales. Por ejemplo, a nivel europeo, el organismo responsable es el Comité Europeo de Normalización (CEN). Se identifican con el prefijo EN y cubren todos los campos a excepción del electrotécnico (CENELEC) y las telecomunicaciones (ETSI).
• Normas Nacionales: Son elaboradas por organismos normalizadores del país en concreto. En España se encarga la Asociación Española de Normalización y Certificación (AENOR), ya que se trata de un organismo reconocido para poder llevar a cabo dicha actividad. Sus normas se encuentran identificadas con el prefijo UNE.

Certificación

Definición: Es el proceso por el cual una entidad independiente de las partes interesadas manifiesta que una organización, producto/servicio o persona cumple los requisitos definidos en unas normas o especificaciones técnicas.

La certificación se obtiene a través de una auditoría que debe llevar a cabo una entidad de certificación debidamente acreditada.

Contenido del Certificado

El certificado es un documento público que contiene los siguientes apartados:

1. Entidad de certificación que lo emite.
2. Sistema de gestión, producto o servicio que se ha certificado, y organización que ha obtenido dicho certificado.
3. Norma de referencia frente a la que se ha certificado el sistema de gestión, producto o servicio.
4. Periodo de validez. Pasado este periodo es necesario realizar una nueva auditoría para renovar la certificación.

Las certificaciones son emitidas por una serie de organismos de certificación que previamente han demostrado ante la Administración del Estado su capacidad para hacerlo. El más conocido es AENOR, aunque también existen otros.

Certificarse bajo un Sistema de Gestión Ambiental basado en la norma ISO 14001 es una de las vías que tiene una organización para garantizar la calidad y la seguridad de sus productos y servicios, ya que se encuentran sometidos a controles exhaustivos para evitar la contaminación en el medio ambiente.

Una vez que la entidad certificadora da su visto bueno a la organización que ha implementado un Sistema de Gestión Ambiental, esta le concede un sello externo que acredita este hecho. Este sello y sus condiciones de uso son exclusivos de cada organismo certificador.

Acreditación

La acreditación es un procedimiento mediante el cual un Organismo Autorizado reconoce que una entidad tiene las competencias necesarias para realizar una determinada actividad de evaluación de la conformidad.

En España, la Entidad Nacional de Acreditación (ENAC) es la que se encarga de acreditar. En lo referente a esta materia, se encargaría de acreditar a las entidades que emiten las certificaciones de Sistemas de Gestión Ambiental.

El organismo acreditador es el encargado de evaluar las competencias técnicas de, entre otros, las entidades de certificación. En Europa, el proceso de acreditación está regulado por el Reglamento (CE) 765/2008.

Procedimiento de Acreditación

El procedimiento que deben seguir las organizaciones para conseguir la acreditación es:

1. Petición inicial: La entidad que quiera acreditarse debe dirigir una petición al organismo acreditador.
2. Revisión de la petición: El organismo debe realizar un estudio de admisibilidad para juzgar si se puede seguir con el proceso de acreditación. Una vez juzgado, la entidad recibe el resultado de su petición.
3. Evaluación: La evaluación se realiza por un equipo de expertos, compuesto por un responsable de evaluación y por varios evaluadores técnicos.
4. Examen del informe de evaluación: El informe de evaluación es examinado por una comisión de acreditación. La decisión de acreditación se toma con la opinión conforme de esta comisión.
5. Certificado de acreditación: Una vez se ha dado el visto bueno por la comisión de acreditación, se deben preparar los siguientes documentos: el certificado de acreditación y el alcance de la certificación.

Sistemas Integrados de Gestión (SIG)

Un Sistema Integrado de Gestión (SIG) es aquel que gestiona a la vez distintas disciplinas, como pueden ser calidad, medio ambiente o seguridad, y está diseñado en base a varias normas (dos o tres es lo habitual).

Objetivo y Beneficios de un SIG

Un SIG permite unificar los sistemas de una empresa que anteriormente se gestionaban por separado en una única gestión, con el objetivo de reducir costes y maximizar resultados. Todo ello, de manera conjunta, permite la innovación, la mejora continua y un desarrollo empresarial sostenible.

El SIG más habitual es aquel que incluye gestión de la calidad, gestión del medio ambiente y gestión de la seguridad y salud en el trabajo, ya que cubrirá todos los aspectos de la organización. Este SIG se puede definir como un conjunto de elementos interrelacionados utilizados para:

• Satisfacer los requisitos de los clientes.
• Lograr un impacto ambiental mínimo de los procesos desarrollados.
• Asegurar el menor riesgo posible para la seguridad y la salud de los trabajadores.

Para facilitar la integración de las distintas normas de gestión, la Organización Internacional de Estandarización (ISO) ha homogeneizado las estructuras de todas ellas. Tanto la ISO 9001:2015 como la ISO 14001:2015 y la nueva ISO 45001:2018 (que sustituye a la OHSAS 18001) siguen la misma estructura de alto nivel que les permite integrarse perfectamente en un único SIG.

La implantación de la norma ISO 9001 propicia que las organizaciones se familiaricen con la estructura de un sistema de gestión al:

1. Documentar los diferentes procesos.
2. Asignar responsabilidades y funciones.
3. Formalizar registros que permitan evidenciar el funcionamiento del sistema ante terceros.

Implantar otros sistemas de gestión de forma separada supone una multiplicación de recursos y, en consecuencia, un elevado coste.

Consideraciones Previas a la Integración

Marcos de Referencia

Antes de integrar sistemas, lo primero es conocer los marcos por los que se rigen:

• Marco normativo: Conjunto de normas cuyo cumplimiento no es de carácter obligatorio.
• Marco legislativo: Cuyo cumplimiento es obligatorio, ya que se trata de Reglamentos, Reales Decretos, Leyes, etc.

El marco por el que se rigen los Sistemas de Gestión de la Calidad (SGC) es exclusivamente normativo (norma ISO 9001, cuyo cumplimiento es voluntario). Los Sistemas de Gestión Medioambiental (SGMA) pueden regirse por la norma ISO 14001 o por el Reglamento Europeo EMAS, además de la múltiple legislación ambiental existente. Por su parte, los Sistemas de Gestión de Prevención de Riesgos Laborales (SGPRL) también están contemplados, a la vez, en leyes y en normas voluntarias.

Nota: No es necesario realizar un sistema de gestión integrado en todas las áreas; se puede integrar solo un par de las anteriores.

Modelos de Gestión: Independiente vs. Integrada

Gestión Independiente

• Existen tres manuales, tres conjuntos de procedimientos y, si es el caso, tres conjuntos de instrucciones.
• La implantación tiene lugar de manera secuencial (por tanto, habrá tres periodos de implantación) y atendiendo a prioridades.

Gestión Integrada

• Existe un único manual de gestión. Los procedimientos e instrucciones generales no se duplican y, habitualmente, se elaboran por separado los procedimientos e instrucciones específicas de cada uno de los sistemas.
• Se distribuyen esfuerzos y el sistema en su conjunto se diseña más rápido.
• La implantación es simultánea, por lo que el periodo de implantación total es más corto que si se implantaran los sistemas por separado.

Estrategias de Implantación de un SIG

Teniendo en cuenta la situación de partida de la organización en cuanto a la existencia o no de algún sistema implantado, pueden darse dos situaciones diferentes.

a) Implantación en una empresa con alguna norma ya existente

Se puede optar por dos vías:

• Opción A: Diseñar todo el sistema en paralelo, aprovechando del existente todo aquello que sea utilizable. En una segunda fase se abordaría la integración entre los sistemas.
• Opción B: Desarrollar desde el principio el proyecto integrado. Esta estrategia es algo más arriesgada, puesto que introduce cambios en todo lo ya existente, pero permite llegar al punto final más rápido.

La elección entre estas dos opciones dependerá de:

• El grado de adaptabilidad a los cambios que presente la empresa.
• La cantidad de recursos disponibles.
• El periodo de tiempo del que se disponga para lograr el objetivo final.

b) Implantación en una empresa sin ninguna norma previa

En este caso, se deberá diseñar la estructura del sistema integrado y desarrollar de forma conjunta todas las partes comunes desde el principio. En cuanto a las partes específicas de cada uno de los sistemas, existen dos posibilidades:

• Opción A: Desarrollar, en una primera fase, todo lo concerniente a uno de los sistemas, según las prioridades de la organización. Una vez implantada esta parte, se continuaría con la siguiente. Esta opción tiene la ventaja de que permite obtener antes la certificación de uno de los sistemas (ya que, de momento, las certificaciones son independientes para cada uno).
• Opción B: Abordar el desarrollo de todas las partes específicas por procesos. De esta forma, con la lista de todos los procesos principales de la organización, se priorizan y se van desarrollando paulatinamente. Para asegurar el éxito, es importante que los primeros procesos a acometer (considerados piloto) no sean los de reto más difícil, ya sea por su complejidad técnica o por su dificultad organizativa.

Se recomienda especialmente esta última opción, puesto que es más pedagógica para la organización por el enfoque integrador dentro de la gestión de cada proceso. La gestión por procesos dentro de las organizaciones es la base de la mayoría de las teorías de gestión más en boga (calidad total, modelo de excelencia de la EFQM, etc.).