Prueba o Experimentación de la Propuesta

Ningún trabajo previo es válido sin haber sido minuciosamente probado. La prueba o experimentación cumple un doble propósito:

1. Demostrar la posibilidad de aplicación.
2. Detectar y corregir las posibles dificultades que podrían presentarse durante la implementación.

Si las propuestas no se prueban, el analista puede no alcanzar los objetivos deseados, y los directivos o empleados podrían rechazarlas, generando pérdida de tiempo y esfuerzo.

Procedimiento para realizar la Prueba o Experimentación

La prueba en paralelo es fundamental para comprobar el correcto funcionamiento de las propuestas. El analista debe seguir tres pasos principales:

1. Realizar los preparativos finales para la prueba

Debe verificarse:

• Que los recursos humanos estén debidamente capacitados.
• La disponibilidad de instalaciones, hardware y software.
• La disponibilidad de formularios, Manual de Funciones, Manual de Procesos Operativos y demás recursos.
• Que los directivos y representantes de todos los sectores participen como observadores de la prueba.

Además, se debe:

• Coordinar y confirmar fechas y horarios con los responsables de los sectores afectados.
• Distribuir copias de las propuestas y manuales de políticas, organización, funciones y procedimientos.
• Garantizar que cada sector tenga suficientes formularios y materiales.
• Asegurar la observación del desarrollo de la prueba por todos los sectores involucrados.

2. Supervisar la aplicación de las propuestas durante la prueba

La función del analista es aconsejar y recomendar sobre la aplicación de las propuestas para optimizar la organización y alcanzar los objetivos. Durante la prueba debe:

• Supervisar la aplicación de nuevas políticas, estrategias, funciones y procesos.
• Obtener retroalimentación (feedback) constante del personal para evitar inconvenientes.
• Seguir los pasos planificados para facilitar la coordinación.
• Estar dispuesto a aceptar sugerencias de los directivos o empleados y hacer ajustes.
• Explicar los pasos de cada proceso y brindar información sobre la prueba.
• Analizar las sugerencias recibidas e incluirlas en la versión final si son factibles.

Aplicación o Implementación de la Propuesta

Esta es una de las etapas más complejas. Es fundamental haber realizado con éxito las fases previas para minimizar dificultades y estar preparado ante problemas.

Procedimiento para la implementación definitiva

El analista debe:

1. Preparar un calendario de implementación de la nueva organización, métodos, sistemas y procesos.
2. Fijar con antelación las fechas para la implementación definitiva. Esto permite capacitar al personal que usará los nuevos sistemas o procedimientos.
3. Proveer anticipadamente los Manuales de Organización y Funciones y los de Procesos Operacionales, junto con formularios y materiales necesarios.
4. Capacitar al personal en el uso de manuales, formularios y software.
5. Asegurar el cumplimiento de las fechas establecidas para la implementación.

Presentación del Informe Final

Cuando concluyen los trabajos de Organización y Métodos, el analista presenta a los directivos el Informe Final. El informe describe las situaciones encontradas, incluyendo: aspectos positivos y negativos de políticas y estrategias aplicadas, estructura organizacional, sistemas y procesos operacionales, estilos de gestión, clima laboral y recomendaciones para solucionar problemas detectados.

Debe usarse lenguaje sencillo y claro, resaltando tanto las faltas como los aciertos observados. Puede incluir datos estadísticos, cuadros ilustrativos y gráficos diversos.

Redacción y Estructura del Informe

El contenido del informe varía según la naturaleza del estudio. El analista debe definir títulos, subtítulos y apéndices antes de redactar, para concentrarse en la estructura y detalles.

Partes básicas de un informe

1. Título: Claro, preciso y debe reflejar el contenido.
2. Índice: Indica el contenido con número de páginas.
3. Introducción: Contiene objetivos del trabajo, metodología, historia y agradecimientos.
4. Cuerpo principal: Claro, conciso y completo, sin dejar dudas.

Características de la Redacción

La redacción debe ser objetiva e impersonal, evitando generalidades o exageraciones. Incluye descripción de la situación existente, análisis crítico, recomendaciones con ventajas y apéndices. Puede contener un balance comparativo para persuadir sobre los cambios propuestos.

Presentación y entrega del Informe Final

El analista entrega el informe a los directivos con copias digitales, agradece la colaboración y ofrece sus servicios futuros. Debe cumplir siempre los plazos comprometidos.

Control Posterior

El analista termina su responsabilidad al entregar el informe, pero puede continuar con un seguimiento técnico mediante contrato. La asistencia posterior es útil para los usuarios (garantía y seguridad) y para el analista (verificar resultados y mejorar).

Procedimiento del Control Posterior

• Verificar la aplicación de nuevos métodos y procesos.
• Resolver dificultades rápidamente.
• Realizar visitas periódicas para revisar y actualizar.

Herramientas de Organización y Métodos (O&M)

Concepto y Utilidad de los Formularios

• Definición: Los formularios son instrumentos (electrónicos o en papel) diseñados para codificar, transmitir, comunicar, recibir y conservar datos e información útil y seleccionada en una organización.
• Composición: Constan de partes escritas y espacios en blanco.
• Objetivo General: Mejorar u optimizar la gestión administrativa mediante la estandarización del registro, transmisión, recepción y análisis de datos.
• Beneficios del Buen Diseño: Permiten planificar, sistematizar y almacenar datos, y posibilitan el logro de objetivos sin mucha burocracia.
• Vigencia: A pesar del avance tecnológico, los formularios en papel existen y seguirán existiendo, a veces por exigencia legal.

Diseño de Formularios

El diseño debe priorizar la disciplina, economía, funcionalidad y estandarización. Es crucial evitar que cada sector elabore sus propios formularios (anarquía) y tener una gran cantidad de formularios innecesarios con sobrecostos.

Tipos de Diagramas y Fluxogramas

Fluxogramas

1. Vertical: Muestra la sucesión cronológica detallada de pasos. Sirve para analizar procesos y justificar mejoras. Incluye nombre de la empresa, título, proceso, sector, fecha y símbolos.
2. Horizontal: Muestra los pasos de izquierda a derecha del método propuesto. Usa los mismos datos que el vertical.

Diagrama de Flujo

Similar al fluxograma, muestra la secuencia del proceso manual o electrónico. Es muy usado con sistemas informáticos.

Diagrama de Gantt

Representa fases o etapas de un trabajo con líneas horizontales según su secuencia y duración. Permite controlar y planificar tareas. Es un método sintético y visual de seguimiento.