Definición y Conceptos Fundamentales del Archivo

A grandes rasgos, un archivo es tres cosas a la vez:

1. Un conjunto de documentos organizados.
2. El lugar donde alojarlos.
3. La institución que los gestiona.

Definición del Consejo Internacional de Archivos (1988)

El Consejo Internacional de Archivos (1988) define el término «archivo», otorgándole tres acepciones:

1. Conjunto de documentos, sea cual sea la fecha, forma y soporte material, producidos o recibidos por toda persona física o jurídica en el ejercicio de su actividad. Estos son conservados por sus creadores o sucesores para sus propias necesidades, o bien transmitidos a la institución de archivos competente en razón de su valor archivístico, donde se conservan o se eliminan.
2. Institución responsable de la recogida, tratamiento, inventariado, conservación y servicio de los documentos (préstamos o consulta).
3. Edificio o parte del edificio donde los documentos son conservados y utilizados.

Otras Definiciones Relevantes de Archivo

• H. Jenkinson (1947): Los archivos son documentos acumulados por un proceso natural en el curso de la tramitación de los asuntos de cualquier tipo (público o privado), en cualquier fecha y conservados después para su consulta, bajo la custodia de las personas responsables de los asuntos en cuestión.
• Ley del Patrimonio Histórico Español: Los archivos son los conjuntos orgánicos de documentos o la reunión de varios de ellos, reunidos por personas jurídicas, públicas o privadas en el ejercicio de sus actividades, al servicio de su utilización para la investigación, la cultura, la información y la gestión administrativa.
• A. Heredia: Un archivo es uno o más conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, forma y soporte material, acumulados de forma natural por una persona o institución pública o privada en el transcurso de su gestión, conservados para servir como testimonio e información para la persona o institución que lo produce, para los ciudadanos o para servir de fuente histórica (documento histórico, por ejemplo, la carta de fundación del FCB).

Elementos Clave que Caracterizan un Archivo

1. Fondo documental: Conjunto de todos los documentos que componen un archivo.
2. Productor: Cualquier persona física o jurídica que genera el documento, es decir, un individuo, una familia, un organismo público o privado o una parte de estos.
3. Génesis: Los documentos se crean con el paso del tiempo y a medida que la entidad realiza su función diaria; estas actividades quedan registradas en documentos que se van acumulando.
4. Información: Datos que contienen los documentos de archivo y que cubren las necesidades de información del productor.
5. Conservación: Los documentos se conservan en un lugar adecuado, bien por la misma entidad productora o bien por otra competente, para que perduren en el tiempo, y organizados de tal forma que la información que contienen sea recuperable para su uso.
6. Tratamiento archivístico: Está a cargo de un equipo de expertos responsables de los aspectos prácticos del archivo y del tratamiento de sus fondos documentales.

El Archivo Clínico: Definición y Relevancia

Un archivo clínico es un conjunto de documentos escritos, gráficos, imagenológicos o de cualquier otra índole, en los que el personal de salud deberá hacer los registros, anotaciones y certificaciones correspondientes a su intervención, según las disposiciones sanitarias. Conservar un archivo clínico adecuado es un requisito legal para los sectores público, social y privado del Sistema Nacional de Salud.

Definición de Archivo Clínico según Orencio López Domínguez (1997)

Según Orencio López Domínguez (1997), es la unidad operativa encargada de reunir, conservar y administrar, de la mejor manera posible, todo el material impreso, escrito o iconográfico que se va generando a lo largo de los sucesivos procesos asistenciales. Es también el centro de vigilancia y cuidado de todos los expedientes clínicos que se producen en un centro sanitario, cualquiera que sea el soporte que adopte para la presentación o conservación de este material.

Tipos de Información Esencial para un Centro Sanitario

La información necesaria para el desarrollo y funcionamiento de un centro sanitario puede ser de dos tipos:

• Información interna: Es aquella que produce el propio centro en el ejercicio de su actividad principal: la atención sanitaria a individuos con problemas de salud. Esta información se produce cuando se tramita un proceso administrativo y es la prueba material de que un hecho se ha realizado. Existen dos tipos:
  1. Documentos de servicios logísticos: facturas, albaranes, compras de diversos materiales, etc. Esta documentación está a cargo del archivo administrativo.
  2. Documentos clínico-administrativos: Están directamente relacionados con la atención al paciente. La documentación estará custodiada por la UDC.
• Información externa: Es la documentación procedente de fuera del centro, útil para el desarrollo de sus actividades, pero no producida ni generada por ellos, sino por terceros, siendo la organización una usuaria más. Ejemplo: revistas científicas, documentos científicos, literatura gris. Las bibliotecas hospitalarias se encargan de «difundir» toda esta información entre sus profesionales.

Características Fundamentales de un Archivo Clínico

1. La unidad archivística es la historia clínica.
2. La producen los profesionales del centro sanitario que prestan asistencia al paciente.
3. Se genera con el paso del tiempo a medida que se realiza la práctica médico-asistencial en el centro.
4. Los datos que contiene la HC son la fuente de información para la práctica médico-asistencial diaria, y son de interés también para los campos docente, de investigación científica, jurídico-legal, epidemiológico, de evaluación y gestión de la calidad asistencial, de gestión de los recursos y como fondo histórico-documental.
5. Las HC se conservan en un lugar adecuado y de manera organizada para que la información que contienen sea recuperada de forma rápida y eficaz.