El Concepto Actual de Archivo

El archivo se define como el conjunto de documentos producidos o recibidos por personas o instituciones, públicas o privadas, a lo largo de su actividad. Estos documentos se organizan y conservan para fines administrativos, informativos, culturales e investigadores.

El término “archivo” alude también a la institución que custodia esos documentos y al espacio físico donde se preservan, garantizando su accesibilidad y conservación.

Principios Fundamentales de la Archivística

Los archivos se rigen por dos principios fundamentales:

• Principio de procedencia: Los documentos deben mantenerse agrupados según la entidad que los creó.
• Principio de respeto al orden original: Conservar el orden en que fueron generados para mantener su contexto.

Ampliación del Concepto de Documento

El concepto clásico de documento —limitado al papel o pergamino— se ha ampliado. Hoy se considera documento toda expresión textual, gráfica, sonora o visual, en cualquier soporte (digital, magnético, óptico, audiovisual, etc.) que constituya testimonio de una actividad humana.

Fases o Edades del Documento

Además, los documentos tienen tres fases:

1. Fase activa: Hasta cinco años; el documento está en uso para la gestión administrativa.
2. Fase semiactiva: Hasta los 25 o 30 años; ya cumplido su fin original, se consulta ocasionalmente.
3. Fase inactiva: Sin utilidad administrativa, puede conservarse de forma permanente si posee valor histórico o informativo.

Estas edades se reflejan en tres tipos de archivo: archivo de gestión, archivo intermedio y archivo histórico, los cuales forman un sistema continuo de preservación y uso documental.

El Tratamiento de la Documentación

El tratamiento documental implica una gestión homogénea de todos los documentos, sin importar su soporte o antigüedad. Comprende cuatro tareas esenciales:

1. Recogida: Transferencia sistemática de los documentos generados por la institución y, cuando sea conveniente, incorporación de fondos externos que complementen el acervo documental.
2. Tratamiento: Incluye la clasificación, ordenación y descripción de los documentos, para crear instrumentos de búsqueda y acceso a la información.
3. Preservación: Adopción de medidas que aseguren la conservación física y digital de los documentos, controlando las condiciones ambientales y la estabilidad de los soportes.
4. Difusión: Garantizar el acceso público y transparente a los documentos, en línea con la Constitución de 1978, que reconoce el derecho ciudadano al acceso a la información y al control democrático de la gestión pública.

Las Fuentes de Archivo

Los archivos son los principales depositarios de la memoria institucional e histórica. Durante siglos han conservado la documentación administrativa generada por las instituciones, convirtiéndose en centros esenciales para la investigación histórica.

La calidad de cualquier investigación depende directamente de la calidad, variedad y accesibilidad de las fuentes documentales.

Con la llegada de la democracia y la modernización de los servicios archivísticos, se ha fortalecido el papel de los archivos públicos y se ha fomentado el trabajo de investigación local y regional, gracias también a la profesionalización del personal de archivo.

La Polivalencia de los Materiales de Archivo

Actualmente se reconoce que la información prevalece sobre el soporte. Por tanto, además de los documentos textuales tradicionales, los archivos integran una gran diversidad de materiales:

• Documentos figurativos e iconográficos: Planos, mapas, dibujos, grabados, aleluyas o gozos.
• Documentos en imagen: Fotografías, postales, vídeos, películas.
• Documentos sonoros: Grabaciones, entrevistas, fondos radiofónicos o musicales.
• Colecciones hemerográficas: Periódicos, revistas e impresos.

Esta variedad ha enriquecido la investigación histórica, superando la exclusividad del documento escrito y permitiendo estudios más completos.

Instrumentos de Descripción y Acceso

El trabajo fundamental en los archivos es asegurar la accesibilidad y recuperación eficiente de la información. Para ello se elaboran los llamados instrumentos de descripción e información, que organizan y detallan el contenido de los fondos documentales.

Niveles de Descripción Documental

Existen tres niveles de descripción documental, según su grado de detalle:

1. Guía: Ofrece una visión general del archivo o conjunto de archivos. Describe la historia de la institución, su estructura, secciones, volumen (en metros lineales), fechas extremas de los fondos, instrumentos existentes y bibliografía básica.
2. Inventario: Es una descripción global y sistemática de las series documentales, con mayor profundidad que la guía. Permite conocer las principales secciones, su volumen y alcance cronológico.
3. Catálogo: Describe cada unidad documental individual, como un pergamino o expediente. Es el instrumento más detallado y completo.

Elementos Esenciales del Catálogo

• Fecha (en cifras arábigas).
• Tipología documental.
• Tradición documental (si es copia).
• Autor y destinatario (con nombre y oficio).
• Asunto o materia (resumen conciso y preciso).
• Signatura o código de localización.

En el pasado se empleaban índices onomásticos, geográficos y temáticos, que hoy se gestionan mediante sistemas informáticos de búsqueda avanzada.

El Sistema de Descripción de la CNEDA

La Orden CUL/1524/2007, de 25 de mayo, creó la Comisión de Normas Españolas de Descripción Archivística (CNEDA), encargada de establecer un modelo normalizado de descripción archivística: el NEDA-MC (Modelo Conceptual).

Según este modelo, la estructura documental se organiza de la siguiente manera:

• Grupo de fondos: Conjunto de fondos producidos por agentes relacionados o con funciones similares.
• Fondo: Documentos generados por un mismo productor en el ejercicio de sus funciones.
• División de fondo o grupo de fondos: Agrupación de documentos según criterios orgánicos, funcionales, cronológicos o geográficos.
• Serie: Conjunto de documentos que reflejan una actividad o proceso continuo.
• Subserie: Subdivisión de una serie siguiendo un criterio de clasificación concreto.
• Fracción de serie o subserie: Conjunto correlativo de documentos conservados en una o varias unidades.
• Unidad documental: Documento individual o conjunto de documentos que forman una unidad compuesta.
• Colección: Documentos de distinta procedencia reunidos por motivos de interés, conservación o afinidad temática.

Bibliografías y Normas Internacionales

Las bibliografías son instrumentos complementarios indispensables para la investigación científica. Permiten conocer qué se ha publicado sobre una materia y acceder a los estudios y artículos relevantes.

Su elaboración sistemática es fundamental para evitar repeticiones y facilitar la labor del investigador.

Además, los catálogos colectivos (hemerográficos, fotográficos, bibliográficos, etc.) aumentan su utilidad gracias a las tecnologías de la información.

En el ámbito internacional, se aplican las normas ISAD(G) e ISAAR(CPF), que garantizan la homogeneización y compatibilidad de la descripción documental en los archivos del mundo.

Retos Futuros de la Archivística

La archivística es una ciencia en constante evolución, estrechamente vinculada al desarrollo tecnológico y a los cambios en la gestión pública y privada.

Entre los principales retos se encuentran:

Acceso a la Documentación Pública

El artículo 105.b de la Constitución de 1978 reconoce el derecho de los ciudadanos al acceso a los documentos públicos, como base del control democrático. Este derecho debe equilibrarse con la protección de la intimidad y los datos personales, por lo que se hace necesaria una regulación específica sobre el acceso y las limitaciones a la consulta.

Preservación del Patrimonio Documental

El patrimonio archivístico enfrenta nuevos desafíos de conservación. Los documentos antiguos (en papel o pergamino) eran duraderos, pero los modernos (fabricados con papel ácido o soportes magnéticos) se degradan con rapidez.

Por eso es urgente aplicar políticas de restauración, digitalización y conservación preventiva, especialmente para colecciones hemerográficas y documentos electrónicos.

Atención a los Nuevos Usuarios

El número y la diversidad de usuarios de los archivos han aumentado notablemente. Existen dos grupos principales:

1. Ciudadanos que buscan resolver trámites administrativos o legales.
2. Investigadores y profesionales de distintas disciplinas (historia, arquitectura, periodismo, antropología, etc.).

Este crecimiento obliga a adaptar los sistemas de acceso y consulta, ofreciendo herramientas adecuadas a las distintas necesidades del público.

Impacto de la Tecnología Informática

Las nuevas tecnologías han transformado la gestión documental. El soporte papel pierde protagonismo frente al documento electrónico, que ya tiene validez jurídica siempre que cumpla los principios de autenticidad, integridad, confidencialidad, disponibilidad y conservación.

La implantación de la administración electrónica y los soportes digitales representa un gran desafío, pero también una oportunidad para modernizar los archivos y garantizar la perdurabilidad de la información.