Metodología para el Desarrollo de Estudios Organizacionales

1. ¿Cuáles son las etapas de la metodología para el desarrollo de estudios organizacionales?

Las etapas son:

1. Visión del estudio
2. Recopilación de datos
3. Análisis de los datos
4. Formulación de recomendaciones
5. Implantación
6. Evaluación

2. ¿Qué constituye la visión del estudio y cómo se explica el concepto y la idea?

La visión del estudio constituye la etapa inicial de un estudio organizacional, a partir de la cual se puede lograr una aproximación a atributos, competencias y aplicaciones esenciales para dimensionar su naturaleza y propósito.

Aproximación de conceptos

1. Cuando se enfrenta la necesidad de crear algo, transformarlo o simplemente cambiarlo, se inicia una mecánica de pensamiento.
2. Tratar de asimilar e interpretar todas las variables que pueden involucrarse en la composición representa un ejercicio mental hasta cierto punto exhaustivo y un tanto redundante.
3. Esta secuencia de captación, análisis y selección de ideas permite sentar las bases para definir la naturaleza, alcance, requerimientos y expectativas que se pretende alcanzar.

3. En el paso de la planeación del estudio, ¿qué se trata de precisar y establecer, y cuáles son los 7 puntos que lo constituyen?

Se trata de precisar su naturaleza y alcance, es decir, establecer los “términos de referencia” para orientar su ejecución.

Puntos clave de la planeación del estudio:

1. Determinación del factor de estudio
2. Fuentes de estudio
3. Definición del objetivo del estudio
4. Investigación preliminar
5. Preparación del proyecto de estudio
6. Autorización para realizar el estudio
7. Integración del grupo de estudio

4. En la fase de recopilación de datos, ¿hacia dónde deben dirigirse y cuáles son los aspectos que se utilizan para ello?

La recopilación debe dirigirse hacia aquellos hechos que permitan conocer y analizar lo que realmente sucede en la organización. De lo contrario, se obtendrá una impresión deformada de la realidad, incurriendo en interpretaciones erróneas.

Aspectos clave en la recopilación de datos

1. Requisitos básicos que deben reunir los datos:

   Específicos, completos, correctos, congruentes, susceptibles de validarse.

2. Actitud del grupo de recopilación:

   La labor de investigación tiene que llevarse a cabo sin prejuicios.

3. Técnicas de recopilación de datos:

   Debe estar en función de las características del estudio que se pretenda realizar.

   Técnicas comunes:

   • Investigación documental: Se deben seleccionar y analizar aquellos escritos que contienen datos de interés relacionados con el estudio.
   • Consulta a sistemas de información
   • Entrevista
   • Cuestionario
   • Observación directa

4. Integración de la información:

   Una vez que se cuenta con la información de las áreas involucradas en el estudio, se debe proceder a ordenar y sistematizar los datos a efecto de poder preparar su análisis.

5. ¿A qué proceso deben someterse los datos en la fase de análisis y cuáles son los 4 puntos de este examen crítico?

Los datos deben someterse a un proceso de examen crítico que permita precisar las causas que llevaron a tomar la decisión de emprender el estudio y ponderar las posibles alternativas de acción para su efectiva atención.

Puntos del examen crítico (Análisis de Datos):

1. Naturaleza y propósito del análisis
2. Procedimiento de análisis
3. Técnicas e instrumentos de análisis
4. Formulación del diagnóstico

6. ¿Qué posibilidad se abre para la formulación de recomendaciones como resultado del análisis de datos y la formulación de un diagnóstico, y cuáles son los 4 puntos que permiten estas recomendaciones?

El resultado del análisis y el diagnóstico abre la posibilidad de proponer soluciones concretas para el mejoramiento organizacional.

4 Puntos clave para la formulación de recomendaciones

1. Consideraciones previas:

   • No perder de vista en ningún momento el objetivo del estudio.
   • Dar preferencia a recomendaciones prácticas o viables.
   • Aprovechar toda la ayuda disponible.

2. Preparación de recomendaciones:

   Consiste en concretar las propuestas en un documento propositivo, para lo cual el investigador o analista, basado en su experiencia y conocimientos, debe poner en juego todos sus recursos de imaginación y habilidad creativa.

   Tipos de recomendación:

   De mantenimiento, de eliminación, de adición, de combinación, de fusión, de modificación, de simplificación, de intercambio.

3. Elaboración del informe:

   El informe debe contener:

   • Introducción
   • Análisis de la estructura organizacional
   • Diagnóstico de la situación actual
   • Propuestas para el mejoramiento de la organización
   • Estrategia de implantación
   • Seguimiento, control y evaluación
   • Apéndices o anexos

4. Presentación de resultados del estudio:

   Se presenta a:

   • El titular de la organización
   • El órgano de gobierno
   • Los niveles directivos
   • Otros niveles jerárquicos
   • Grupos de filiación, corporativos o sectoriales

7. ¿Cómo se constituye la implantación de las recomendaciones y cuáles son las fases que la conforman?

La implantación constituye un paso clave para incidir de forma efectiva en la organización. Es el momento de transformar los planteamientos y medidas de mejoramiento administrativo en acciones específicas para cumplir con el objetivo del estudio.

Fases de la implantación:

1. Preparación del programa
2. Integración de recursos
3. Ejecución del programa

Detalles de la implantación

Integración de recursos:

Se deben reunir los recursos humanos, materiales y tecnológicos plenamente calculados para poner el programa en práctica.

Ejecución del programa de implantación:

Se procede a implantar el estudio empleando el método seleccionado. Cuando se inicie la implantación, es necesario que el personal de las áreas afectadas reciba la información y coordinación necesarias para interactuar en condiciones óptimas.

Métodos de implantación:

1. Método instantáneo: Aplicación inmediata de medidas de mejoramiento.
2. Método de proyecto piloto: Realizar un ensayo en un área limitada.
3. Método de implantación en paralelo: Útil para el manejo de mucha información, manteniendo el sistema antiguo mientras se prueba el nuevo.
4. Método de implantación parcial: Aplicación por etapas, ideal para cambios de gran magnitud.
5. Combinación de métodos.

Acciones de apoyo para la implantación.

8. ¿Por qué es indispensable la evaluación del estudio y cuáles son los 3 indicadores para evaluar las medidas de mejora?

La evaluación es indispensable para comprobar el efecto de las innovaciones. Es conveniente efectuar la identificación, calificación y cuantificación de las realizaciones, así como de los cambios operativos que de estas se desprendan.

Indicadores para evaluar las medidas de mejora:

1. Mecanismo de información
2. Seguimiento de las acciones
3. Medición de resultados

Manuales Administrativos de la Compañía

9. Explique el concepto de manual administrativo.

Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática, información de una organización, así como las instrucciones y lineamientos que se consideren necesarios para el mejor desempeño de sus tareas.

10. ¿Cuáles son los principales objetivos que se pretenden alcanzar con los manuales administrativos?

1. Presentar una visión de conjunto de la organización.
2. Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa, para definir responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones.
3. Coadyuvar a la correcta realización de las labores encomendadas al personal y proporcionar la uniformidad del trabajo.
4. Ahorrar tiempo y esfuerzo en la realización del trabajo, evitando la repetición de instrucciones y directrices.
5. Agilizar el estudio de la organización.
6. Facilitar el reclutamiento, selección e integración de personal.
7. Sistematizar la iniciativa, aprobación, publicación y aplicación de las modificaciones necesarias en la organización.

11. Clasificación básica de los manuales administrativos

La clasificación se realiza generalmente por su naturaleza (alcance) y por su contenido.

Clasificación por su Naturaleza (Alcance)

• Por tamaño de la organización: Grande, Mediana, Chica.
• Por área de aplicación:
  • Macroadministrativos (abarcan toda la empresa).
  • Mesoadministrativos (abarcan departamentos o áreas específicas).
  • Microadministrativos (abarcan métodos, funciones o actividades detalladas).

Clasificación por su Contenido

Los manuales pueden ser:

• De organización
• De procedimientos
• De historia de la organización
• De políticas
• De contenidos
• De puestos
• De técnicas
• De ventas
• De producción
• De finanzas
• De personal
• De operación
• De sistemas

12. Datos de identificación y contenido del Manual de Organización

El manual de organización debe incluir en primer término los siguientes datos de identificación:

1. Logotipo
2. Nombre oficial de la organización
3. Título y extensión
4. Lugar y fecha de elaboración
5. Número de revisión
6. Unidades responsables de su elaboración, revisión y autorización.
7. Clave de la forma: En primer término, las siglas de la organización; en segundo lugar, las siglas de la unidad administrativa donde se utiliza la forma; y por último, el número de la forma.

13. Información de identificación del Manual de Procedimientos

Este documento incorpora la siguiente información en su sección de identificación:

1. Logotipo de la organización
2. Nombre oficial de la organización
3. Denominación y extensión. (Si corresponde a una unidad en particular, debe anotarse el nombre de la misma).
4. Lugar y fecha de elaboración.
5. Número de revisión
6. Unidades responsables de su elaboración, revisión y/o autorización.
7. Clave de la forma.