Conceptos Fundamentales de Administración y Organización

Concepto de Administración

La administración es el proceso de tomar decisiones sobre los objetivos y la utilización de los recursos. Abarca cinco tipos principales de decisiones: planeación, organización, liderazgo, dirección y control.

Organización

Una organización es un sistema de recursos que están encaminados a realizar algún objetivo. Además de objetivos y recursos, las organizaciones cuentan con otros dos componentes importantes: procesos de transformación y división del trabajo.

Diferencias entre Administración y Organización

La administración constituye un todo, del cual la organización es una de las partes. En cambio, la organización se refiere solo a la definición de la estructura y la forma; en consecuencia, es estática y limitada.

Nivel de Decisión

• Administración: Decisiones operativas.
• Organización: Decisiones estratégicas.

Impacto

• Administración: Tiene impacto directo en la eficiencia y efectividad.
• Organización: Impacto más amplio en la organización y su capacidad para alcanzar sus logros.

Pioneros de la Administración Clásica

Estudios de Frederick Taylor

Frederick Taylor fue el padre de la administración científica. Estudió los métodos de trabajo para mejorar la productividad y la eficiencia de los empleados, utilizando técnicas como la división de tareas y la selección científica del personal.

Aportes Clave de Taylor

• Estudios de tiempos y movimientos.
• Selección científica de obreros.
• Diseño de métodos de trabajo.
• Implementación de incentivos.
• Fomento de la especialización y capacitación.

La Organización Racional del Trabajo (ORT)

• Análisis Científico del Trabajo: Estudiar y analizar las tareas y procesos para identificar oportunidades de mejora.
• Diseño de Métodos de Trabajo: Diseñar métodos de trabajo eficientes y efectivos.
• Estandarización de Procesos: Estandarizar los procesos y procedimientos para asegurar la consistencia y la eficiencia.

Taylor veía la organización racional del trabajo como un enfoque científico y sistemático para diseñar y gestionar el trabajo de manera eficiente y efectiva. Creía que la aplicación de los principios de la ciencia al trabajo podría mejorar la productividad y que la selección y el entrenamiento de los trabajadores eran fundamentales para alcanzar altos niveles de productividad.

La Obra de Henri Fayol

Su obra principal fue Administración General e Industrial.

Fayol propuso que la administración es una función distinta de las demás tareas de la empresa, como las finanzas, la producción y la distribución. Comprende cinco funciones: planeación, organización, dirección, coordinación y control.

Funciones Administrativas según Fayol

1. Técnica (producción, manufactura).
2. Comercial (compra, venta, intercambio).
3. Financiera (obtención y utilización de capital).
4. Seguridad (protección de la propiedad y de las personas).
5. Contabilidad (registro de existencias, balance, costos, estadísticas).
6. Administración (planeación, organización, dirección, coordinación y control).

Funciones Básicas de una Empresa

Las funciones básicas de una empresa incluyen:

• Función comercial.
• Función financiera.
• Función de administración.
• Función de seguridad.
• Función técnica.

Dentro de la función de administración, se destacan:

• Planeación: Examinar el futuro y trazar un plan de acción.
• Organización: Montar una estructura humana y material.
• Dirección: Mantener activo al personal.
• Coordinación: Reunir, unificar y armonizar toda la actividad.
• Control: Cuidar que todo se realice de acuerdo con los planes.

La obra de H. Fayol desarrolló la teoría clásica de la administración y propuso que todas las organizaciones deben tener funciones administrativas comunes. Fue pionero en identificar la administración como una actividad universal.

14 Principios de Administración de Henri Fayol

1. División del trabajo.
2. Autoridad y responsabilidad.
3. Disciplina.
4. Unidad de mando.
5. Unidad de dirección.
6. Subordinación de los intereses individuales a los generales.
7. Remuneración del personal.
8. Centralización.
9. Cadena de mando (jerarquía).
10. Orden.
11. Equidad.
12. Estabilidad del personal.
13. Iniciativa.
14. Espíritu de equipo.

Enfoque Humanístico: Teoría de las Relaciones Humanas

Desde la sociedad moderna se hizo evidente que las organizaciones también dependen del comportamiento de las personas, no solo de la eficiencia de los sistemas técnicos que surgen con Taylor y Ford. El comportamiento humanista ganaba espacio en la teoría y práctica de la administración. El enfoque moderno comprende dos temas básicos:

1. Las características que diferencian a una persona de otra.
2. El comportamiento colectivo de las personas como integrantes de grupos, organizaciones y sociedad.

Henry Gantt escribía que “los trabajadores son seres humanos, no máquinas, y deben ser capacitados y liderados en vez de dirigidos”.

Teoría de las Relaciones Humanas (Reafirmación)

Esta teoría destaca la importancia del aspecto social y psicológico del trabajador. Se promueve la comunicación, el trabajo en grupo, el liderazgo participativo y la motivación.

Max Weber: Enfoque Burocrático

Max Weber propone un modelo de organización formal y racional basado en reglas, jerarquías claras, especialización de funciones y meritocracia. Aporta orden y previsibilidad, pero puede generar rigidez. Presenta tres características principales:

Formalidad

Las burocracias son esencialmente sistemas de normas.

Impersonalidad

Las personas que ocupan cargos o posiciones formales son figuras de autoridad, pero su poder reside en el puesto, no en la persona.

Profesionalismo

Las burocracias están formadas por funcionarios que perciben una remuneración y son seleccionados por sus competencias.

Tipos de Organizaciones según Weber (Control)

Organizaciones Coercitivas

La coerción o fuerza física es el principal medio de control sobre los participantes operativos que no tienen poder. Ejemplos: campos de concentración, prisiones.

Organizaciones Utilitarias

La remuneración es el medio de control de esta organización. Las empresas de negocios son ejemplos típicos de organizaciones utilitarias.

Organizaciones Normativas

Las organizaciones religiosas y políticas con un fuerte programa ideológico dependen mucho más del compromiso de sus participantes operativos que de las recompensas. Trabajan de forma espontánea, sin esperar otra recompensa.

Definición de Organización

Una organización es un sistema de recursos encaminado a alcanzar algún tipo de objetivo. El objetivo principal es el ofrecimiento de alguna combinación de productos y servicios. Las personas son el principal recurso de las organizaciones.

La Teoría de las Organizaciones según Max Weber

Se enfoca en la burocracia y la autoridad, y destaca la importancia de la división del trabajo, la jerarquía de autoridad y las reglas y procedimientos en la toma de decisiones y la acción.

Componentes de un Plan: Objetivos y Metas

Objetivos y Metas

Los objetivos son los resultados deseados. Son propósitos, intenciones o estados futuros que las personas y organizaciones pretenden alcanzar mediante la aplicación de esfuerzos y recursos. Los objetivos son la parte más importante de los planes. Hay quien afirma que sin objetivos no hay administración. Para realizar un objetivo, es necesario llevar a cabo otros de manera sucesiva.

Tipos de Planes: Temporales y Permanentes

Planes Temporales

Culminan cuando se alcanzan los objetivos. Ejemplos: el calendario de un curso, el cronograma de construcción de una casa, una campaña publicitaria. Los planes temporales contienen decisiones no programadas.

Planes Permanentes

Son decisiones programadas que se usan en situaciones predefinidas. Ejemplos: las políticas, los procedimientos, etc.

Niveles de Planeación Organizacional

Planes Estratégicos

Es el proceso de definir la misión o negocio y los objetivos de la organización, considerando las amenazas y oportunidades del ambiente y otros factores.

Planes Funcionales

Se elaboran para posibilitar la realización de los planes estratégicos, abarcando áreas como marketing, operaciones, recursos humanos, finanzas, y nuevos productos.

Planes Operativos

Proceso de definir los medios para la realización de objetivos, específicamente las actividades y los recursos necesarios.

División del Trabajo y Estructura Organizacional

División del Trabajo

Es el medio por el cual una tarea se divide en partes, cada una de las cuales se atribuye a una persona o grupo de personas.

Definición de Responsabilidades

Son las obligaciones o deberes de las personas para realizar tareas o actividades. Al conjunto de tareas de las cuales se responsabiliza una persona, se le llama cargo. Un cargo es la menor unidad de trabajo de una organización. También hay cargos dependiendo de la profesión.

Autoridad

El proceso de organizar implica atribuir autoridad a las personas o a las unidades de trabajo. Es el poder que tienen los jefes o gerentes de dirigir a los integrantes.

Centralización

Una empresa en la que la autoridad se concentra en una o pocas personas.

Descentralización

El poder de decisión está distribuido entre varios niveles o personas.

Diseño del Organigrama

El organigrama es una representación gráfica de la estructura organizacional y muestra:

• División del trabajo y definición de responsabilidades: Los rectángulos indican cómo se hizo la división del trabajo.
• Autoridad y jerarquía: El número de niveles en los que se distribuyen los rectángulos muestra cómo se escalona la autoridad.
• Comunicación y coordinación: Las líneas que unen los rectángulos muestran su interdependencia.

Estructura Organizacional

Es el resultado de las decisiones sobre la división del trabajo y la atribución de autoridad y responsabilidad a personas y unidades de trabajo.

Tipos de Estructuras Organizacionales

Territorial

Se basa en la división de una empresa según regiones geográficas. Esta permite a la organización entender mejor las necesidades locales.

Por Producto

La empresa se divide en unidades o departamentos según los diferentes productos que produce. Cada unidad es responsable de todas las actividades relacionadas con su producto (desarrollo, producción, marketing y venta).

Por Cliente

Una empresa se organiza en función de los clientes que atiende. Se enfoca en satisfacer las necesidades específicas de distintos grupos de clientes.

Por Proyecto

El trabajo se organiza en torno a proyectos específicos, con equipos formados para cada uno.

Funcional

Tipo de estructura organizativa en la que las actividades y tareas de la empresa se agrupan según funciones específicas. Cada departamento se centra en una función particular como: marketing, recursos humanos, finanzas, etc. Cada área es dirigida por un gerente que se encarga de supervisar a su equipo y asegurar que se cumplan los objetivos.

Organización Formal e Informal

Formal

Se refiere a la estructura oficial de una empresa, que incluye jerarquía, reglas, procedimientos, comunicación formal y organigramas.

Informal

Se refiere a las relaciones no oficiales y las interacciones entre los miembros de la organización.

Organización Lineal

Tipo de estructura organizativa en la que la autoridad y responsabilidad se distribuyen de manera lineal y jerárquica. Cada empleado tiene un supervisor directo y una línea de autoridad clara.

Características

• Jerarquía clara: Cada nivel de autoridad y responsabilidad está bien definido.
• Línea de autoridad: Cada empleado tiene una línea de autoridad clara que facilita la toma de decisiones y la comunicación.
• Responsabilidad definida: Cada empleado tiene tareas y responsabilidades específicas asignadas, lo que evita la confusión y la duplicación de esfuerzos.
• Comunicación vertical: Comunicación principal entre supervisor y subordinados.

Ventajas

1. Clara línea de autoridad.
2. Eficiencia en la comunicación.
3. Responsabilidad definida.

Desventajas

1. Rigidez: La estructura lineal puede ser rígida y no adaptarse bien a los cambios de la organización.
2. Limitaciones en la innovación.
3. Problemas de comunicación (puede ser lenta o distorsionada en grandes estructuras).

Organización Funcional (Detalle)

El proceso de organizar consiste en dividir tareas entre bloques llamados departamentos. Se basan en criterios de departamentalización, que es una forma de atribuir tareas y dividir los bloques de trabajo de la empresa por especialización.

Características

1. El administrador principal tiene control del destino de la organización y certeza de que las actividades están orientadas hacia la misión.
2. Hay una pequeña posibilidad de confusión en relación con las responsabilidades. Las tareas están muy bien definidas.
3. La concentración de especialistas en los grupos funcionales facilita el desarrollo y la constante actualización de la competencia técnica.
4. Si el tamaño aumenta, pueden surgir problemas de excesiva especialización: las funciones se van subdividiendo y creando nuevas capas funcionales y nuevos cargos especializados.

Ventajas

1. Especialización y eficiencia.
2. Desarrollo de habilidades.
3. Mejora de la calidad.

Desventajas

1. Falta de coordinación entre departamentos.
2. Limitación de innovación: Ya que los empleados pueden enfocarse demasiado en su área.
3. Conflictos entre departamentos: Pueden surgir debido a prioridades y objetivos diferentes.

Eficiencia, Eficacia, Productividad y Motivación

Eficiencia

La palabra eficiencia indica cuando la organización utiliza de forma productiva o económica sus recursos. Cuanto más alto es el grado de productividad o economía en el uso de los recursos, más eficiente es la organización (la organización usa de forma productiva o económica sus recursos).

Eficacia

La eficacia es cuando una organización logra sus objetivos y tiene la capacidad de lograr el efecto deseado o esperado. Cuanto más alto es el grado de realización de los objetivos, más eficaz es la organización.

Productividad

La productividad es el criterio para evaluar la eficiencia de un proceso, organización o sistema. Se define como la relación entre los recursos utilizados y los resultados obtenidos (o producción). Es la cantidad de productos/servicios que ofrece cada unidad de recursos.

Motivación

En su sentido original, la motivación indica el proceso por el cual el comportamiento humano está incentivado, estimulado o energizado por algún motivo o razón. La motivación en el trabajo es un estado psicológico de disposición, interés o voluntad de perseguir o realizar una tarea o meta. Esta persona puede estar dispuesta a efectuar el trabajo.

Jerarquía de Necesidades de Maslow

Es un modelo que describe las necesidades humanas con una jerarquía de prioridades. La teoría sugiere que las personas deben satisfacer las necesidades de los niveles inferiores antes de pasar a los niveles superiores, y que la motivación y el bienestar humano dependen de la satisfacción de todas las necesidades.

Niveles de la Pirámide de Maslow

1. Necesidad de Autorrealización.
2. Necesidad de Estima.
3. Necesidad de Pertenencia Social.
4. Necesidad de Seguridad.
5. Necesidad Fisiológica.

(Nivel Profesional: 1 y 2)

(Nivel Operativo / Necesidades Básicas: 3, 4 y 5)

Detalle de las Necesidades

• Necesidad de Autorrealización: Implica que las personas desarrollen sus habilidades y capacidades al máximo.
• Necesidad de Estima: Tiene que ver con el reconocimiento al trabajador, reconocimiento de buen desempeño laboral o ascenso.
• Necesidad de Pertenencia Social: Los trabajadores tengan un grado de pertenencia a una organización, grupo o empresa.
• Necesidad de Seguridad: Implica que el lugar de trabajo esté fuera de peligro.
• Necesidad Fisiológica: El sueldo que se gane debe permitir cubrir alimentación, alquiler, etc.

Teoría de los Dos Factores de Herzberg

Herzberg propuso que los factores que influyen en el desempeño de la empresa podrían dividirse en dos: el propio trabajo y las condiciones de trabajo.

Factores Motivacionales o Intrínsecos

• El trabajo en sí.
• La realización de algo importante.
• El ejercicio de la responsabilidad.
• La posibilidad de aprendizaje y crecimiento.

Factores Higiénicos o Extrínsecos

• El estilo de liderazgo.
• Las relaciones personales.
• El salario.
• Las políticas de administración de Recursos Humanos.
• Las condiciones físicas y la seguridad del trabajo.

Según esta teoría, solo los factores intrínsecos producen la satisfacción con el trabajo. Los factores extrínsecos no hacen que las personas se sientan satisfechas con el trabajo, sino que influyen solo en el estado de satisfacción con las condiciones en las cuales se realiza el trabajo.

Modelo de Herzberg (Factores de Satisfacción e Insatisfacción)

1. Factores Motivacionales

   Su presencia genera satisfacción y motivación:

   • Responsabilidades, progreso, crecimiento.
   • Realización, reconocimiento.

2. Factores Higiénicos

   Su ausencia puede causar insatisfacción, pero su presencia no genera satisfacción por sí misma:

   • Relaciones interpersonales, políticas administrativas.
   • Estabilidad en el cargo, condiciones físicas de trabajo, salario, vida personal.

Esta teoría se centra en la motivación laboral y dice que hay dos factores que influyen en la satisfacción y la insatisfacción de los empleados en torno al trabajo.

Liderazgo

El liderazgo es uno de los papeles que desempeñan los administradores. Una persona tiene liderazgo cuando logra conducir las acciones de otros o influir en su comportamiento. El liderazgo es la realización de metas por medio de la dirección de colaboradores. El liderazgo ocurre cuando hay líderes que inducen a sus seguidores a realizar ciertos objetivos que representan los valores y las motivaciones de ambos.

Estilos de Liderazgo Tradicionales

Son reconocidos sus tipos y sus posibles disfunciones:

• Tiranía.
• Autocracia: Liderazgo orientado a la tarea.
• Democracia: Liderazgo orientado a las personas.
• Demagogia.

Bases del Liderazgo Motivacional

Se basan en la división del poder de decisión entre el líder y los seguidores. Hay otros modelos que se enfocan no en la forma en que se toman las decisiones, sino en el tipo de recompensa que el líder ofrece. Hay dos estilos motivacionales principales:

Líder Carismático

• Líder inspirador.
• Líder transformador.
• Líder revolucionario.
• Agente de cambio.
• Líder renovador.

Líder Transaccional

• Líder negociador.
• Liderazgo basado en la promesa de recompensas.
• Liderazgo manipulador.

El líder carismático hace que sus seguidores trabajen para realizar la misión, meta o causa, afectando las emociones de sus seguidores.

El líder transaccional apela a los intereses, en especial las necesidades básicas de los seguidores.

Liderazgo Transformacional

• Líder inspirador.
• Líder transformador.
• Impulsa el cambio.
• Agente de cambio.
• Funciona como un gran apoyo.

Liderazgo Transaccional

• Líder de metas.
• Negociador.
• Basado en recompensas.
• Enfocado en la individualidad.

Definición de Liderazgo

El liderazgo es la acción de influir en un grupo de personas para el logro de metas, influyendo en las acciones o comportamientos de los mismos.

Tipos de Liderazgo (Orientación)

Liderazgo Orientado a la Tarea

1. Prioriza el cumplimiento de los plazos.
2. Toma de decisiones sin consultar a su equipo.
3. Competitivo (con otras empresas).
4. No es cercano a los empleados.

Liderazgo Orientado a las Personas

1. Interés en el desarrollo y crecimiento del equipo.
2. Fomenta un buen clima laboral.
3. Énfasis en las relaciones humanas.
4. Amigable.

Centralización y Descentralización (Revisión)

Centralización

El poder de decisión se centra en una sola persona o un pequeño grupo.

Descentralización

Delegación de autoridad entre cargos y niveles de la organización.

Teorías X e Y de McGregor

McGregor propuso estas teorías. Las Teorías X e Y son dos enfoques sobre cómo los empleados se relacionan con su empresa y cuáles son los motivos que influyen en su comportamiento.

Teoría X

Asume que a los empleados les disgusta su trabajo y necesitan ser controlados y dirigidos estrictamente.

Teoría Y

Asume que a los empleados les gusta el trabajo, buscan responsabilidades y pueden ejercer autodirección y autocontrol.

Proceso de Control

Proceso de Control

El control es el proceso de producir información para tomar decisiones sobre la realización de objetivos. Este proceso permite mantener una organización o sistema orientado hacia los objetivos. El proceso de control ofrece información y posibilita tomar decisiones sobre:

• Cuáles objetivos debe alcanzar una organización o sistema.
• El desempeño de la organización o sistema en comparación con los objetivos.
• Riesgos y oportunidades en el trayecto, desde el inicio de las actividades hasta el objetivo.
• Lo que debe hacerse para asegurar la realización de objetivos.
• La necesidad de cambiar el objetivo.

Control por Niveles Jerárquicos

Todos los aspectos del desempeño de una institución deben monitorearse por tres niveles jerárquicos:

Control Estratégico

Se monitorea de forma continua. Los directores definen y redefinen sus estrategias para asegurar sus posiciones, defenderse de la competencia, mejorar la competitividad de sus sistemas internos, explorar oportunidades, etc.

Control en las Áreas Funcionales

Son controles que producen información especializada y posibilitan la toma de decisiones en cada una de esas áreas (ej. marketing, finanzas, producción).

Control Operativo

Se enfoca en las actividades y el consumo de recursos en cualquier nivel de la organización.

El Factor Humano en el Proceso de Control

Como sucede con todos los principios de la administración, al final, todo depende de las personas. Dependen de tres grupos de control:

• Control Formal

  Es la utilización de mecanismos formales para inducir algún comportamiento, utilizando diversos mecanismos: castigos, recompensas, sistemas combinados de planeación, control y evaluación de desempeño, como la administración por objetivos. La simple existencia de un jefe ya es una forma de control formal.

• Control Social

  Lo ejerce un conjunto de personas sobre cualquier miembro. La aceptación de un individuo de las creencias, valores y normas de un grupo se le llama conformidad social. Utiliza mecanismos de castigos y recompensas para estimular e inhibir el comportamiento humano. Los castigos varían desde la censura hasta la exclusión de alguien que no acepta la conformidad social.

• Control Técnico

  Es ejercido por sistemas y no por personas (ej. sistemas de información, software de gestión).