Inventarios Perpetuos

Consiste en registrar las operaciones de mercancías de tal manera que se pueda conocer en cualquier momento el valor del inventario final, el costo de lo vendido y la utilidad o la pérdida bruta.

Características:

Sistema contable que permite el registro de las operaciones de mercancías en 3 cuentas.

Movimiento y Naturaleza de las Cuentas

Almacén

Su saldo es deudor y representa el inventario final.Se carga:

• Saldo inicial
• Compras
• Gasto de compras
• Costos de devoluciones sobre venta

Se abona:

• Precio de costo de ventas
• Devoluciones, rebajas y descuentos sobre compras

Costo de Ventas

Su saldo es deudor y representa el costo de lo vendido.Se carga:

• El precio costo de venta

Se abona:

• Precio de costo de devoluciones sobre ventas
• Del saldo final para saldar la cuenta contra ventas

Ventas

• Su saldo es acreedor y representa el precio de las ventas.

Se carga:

• Del precio de ventas de las devoluciones, rebajas y descuentos sobre ventas
• Saldo de la cuenta del costo de ventas
• Saldo de la cuenta para cerrarla contra pérdidas y ganancias

Se abona:

• Del importe de las ventas a precio de venta

Ventajas y Desventajas

Ventajas

• No se requiere realizar el inventario físico para conocer su valor.
• Se puede conocer el costo de ventas y la utilidad o pérdida bruta.
• Se pueden detectar robos o extravíos.

Desventajas

• Al utilizar solo las cuentas de almacén y ventas no es posible conocer el monto de:
• Ventas netas
• Devoluciones, rebajas y descuentos de ventas
• Compras
• Devoluciones, rebajas y descuentos sobre compras
• Gastos sobre compras

Traspaso de la cuenta de costo de ventas a la cuenta de ventas para determinar la utilidad o pérdida del ejercicio.Traspaso de la cuenta de ventas a la cuenta de PyG.Traspaso de la cuenta de PyG contra la cuenta de Capital en caso de tener pérdida; el asiento correspondiente será contrario.

Métodos de Valuación de Inventarios

UEPS (Últimas Entradas, Primeras Salidas)

• Los precios de costos de las mercancías que se van a vender siguen un orden inverso al de su entrada en el almacén, es decir, de abajo hacia arriba.

PEPS (Primeras Entradas, Primeras Salidas)

• El orden de los precios de costos de las mercancías que se van a vender sigue un orden de arriba hacia abajo.

Actualmente no se aplica en nuestro país.PP (Precio Promedio)

• Se asigna a las mercancías que se van a vender, los precios de costos que resulten de dividir el valor acumulado de todas las mercancías compradas entre el número de unidades existentes.

Pólizas

Las pólizas son documentos físicos o digitales en los que se registran los asientos contables generados en una empresa; son documentos de uso interno para esta y además son los que usa el contador para registrar cada una de las transacciones contables que se realizan y a las que se les anexa el soporte de la documentación.

Pólizas de Diario

Se les llama así porque registran los movimientos o transacciones de una entidad económica sin que exista flujo de efectivo. Debe tener un comprobante legal como soporte.Son operaciones comunes, es decir, transacciones que afectan la economía de la empresa. No se realiza un depósito o se genera un cheque, es decir, no genera egresos o ingresos.

Pólizas de Ingresos

Se les llama así porque registran las entradas de dinero en efectivo o por cualquier rubro. Es similar a la póliza de diario, ya que se requieren los mismos conceptos; sin embargo, esta póliza genera ingresos, como su nombre lo indica.

Póliza de Egresos

Su operación es para registrar las operaciones que implican salidas de recursos, ya sea en efectivo, tarjeta de crédito o mediante transferencias electrónicas.

Pólizas de Cheque

Es también una póliza de egreso; la única diferencia es que se usa un cheque de la compañía para realizar un pago; se debe anexar la documentación legal de soporte.

Cuentas Auxiliares

• Las cuentas auxiliares se desprenden de una cuenta principal. Al sumarse, dan el saldo de la cuenta principal.
• Una cuenta principal es aquella que pertenece a las cuentas de activo, pasivo o capital, mientras que una auxiliar es una subcuenta de esta.
• Las subcuentas o cuentas auxiliares no aparecen en el balance general o los estados financieros.

Las cuentas auxiliares nos sirven para:

• Llevar el control detallado de un artículo, cliente, proveedor, cuenta por cobrar, etc.
• Saber el inventario o saldo de un artículo, cliente, proveedor o la subcuenta que aplique.
• Llevar el control por artículo, cliente, proveedor, etc., de una cuenta de mayor.

Libro Mayor AuxiliarEs un complemento del libro mayor. Sirve para controlar en forma individual las subcuentas. La suma de cada una de las subcuentas es igual al total de la cuenta de mayor.

• Auxiliar de cuentas por cobrar. Para conocer el detalle de cuánto debe un cliente determinado y cuánto ha pagado.
• Auxiliar de cuentas por pagar. Para conocer el detalle de los pagos y el saldo de cuánto se debe.
• Auxiliar de clientes. Para conocer el detalle de cuánto debe y cuánto ha pagado un cliente determinado.
• Auxiliar de proveedores. Para conocer el detalle de cuánto se debe, es decir, el saldo acreedor de un proveedor determinado.
• Auxiliar de bancos. Para conocer el saldo de las cuentas de bancos.
• Auxiliar de mobiliario. Para conocer monto en libros de cada uno de los artículos mobiliarios, ya que se deprecian cada año, según la ley.
• Auxiliar de edificios. Para conocer monto en libros de cada uno de los artículos mobiliarios, ya que se amortizan cada año, según la ley.
• Auxiliar de maquinaria. Para conocer monto en libros de cada uno de los artículos mobiliarios, ya que se deprecian cada año, según la ley.
• Auxiliar de inventario. Para conocer el saldo del inventario de cada uno de los productos que tiene una empresa.
• Otros. Que la empresa puede decidir controlar a detalle.

Documento Fuente en Proceso Contable

En la contabilidad se le llama documento fuente a todo comprobante extendido por las operaciones realizadas en una entidad económica de acuerdo con las disposiciones de ley.Contiene la información necesaria para realizar el registro contable en la empresa.Su función es comprobar ante las autoridades la legalidad de la transacción realizada.

Por su Naturaleza

Externa

Documentos de soporte que son elaborados fuera de la empresa y recibidos (conservados) en la empresa. Quienes generan estos documentos pueden ser proveedores, bancos, empresas financieras, entre otros. Como ejemplo de documentación: notas bancarias, pagarés, letras de cambio, facturas, entre otros.

Interna

Son documentos generados en la misma empresa y sirven para entregarse a otro usuario de la empresa o para circular dentro de la misma. Las personas que reciben estos documentos pueden ser los empleados, clientes, proveedores, entre otros.

Por el Tipo de Operación

Contables

Contienen información de una transacción comercial determinada. A su vez, debido a su función económica, se subdividen en:

Negociable

Proporcionan información acerca de las condiciones de una transacción comercial por seguridad. Se puede pagar o respaldar una deuda. Como ejemplo: cheques, letras de cambio, pagarés, entre otros.

No Negociables

Proporcionan datos necesarios para el registro contable, pero no tienen carácter negociable. Ejemplos: comprobantes de ingreso, notas de crédito, factura, recibo.

No Contables

Sirven solo de soporte y son de carácter informativo, como un memo interno, publicación externa, documento de traslado.

Factura

Documento tributario que se genera en la compra o venta de algún producto, servicio o bienes de comercio a un precio convenido. Expresa la conformidad del cliente y del vendedor.

Recibo

• Es un documento mediante el cual una persona acredita haber recibido de otra una determinada cantidad de dinero, ya sea en efectivo o en especie. Sirve como comprobante de pago.
• No tiene valor fiscal ni sirve como comprobante ante el SAT para cuestiones relacionadas con impuestos.

Cheque

Es una orden de pago librado contra un banco. Quien lo emite tiene fondos depositados en su cuenta corriente bancaria o autorización para girar en descubierto. Permite a la persona que lo recibe cobrar una cierta cantidad de dinero. Puede ser al portador o para una persona determinada.

Tipos de Cheque Más Comunes:

Cheque CruzadoPara asegurarnos de que solo sea cobrado por la persona a la que se emitió el cheque. Solo se podrá depositar a la cuenta del beneficiario. Se trazan dos rayas paralelas (oblicuas).

• Cheque al Portador. No se deben tachar las palabras impresas «al portador» ni «a la orden». Este tipo de cheque puede ser cobrado por cualquier persona que lo presente en el banco. Solo podrá ser menor a $5,000 desde el 2014 por disposiciones del SAT.
• Cheque Endosado. Es decir, cobrado por otra persona diferente al beneficiario; este, al escribir su firma en el dorso del cheque, autoriza que cualquier persona puede cobrarlo como si fuera al portador.

Cheque Certificado.

El librador exige al librado que lo certifique haciendo constar que tiene en su poder fondos suficientes para cubrir el cheque. Se realiza con palabras como «acepto», «visto» o «bueno» escritas por el librado.

Cheque de Ventanilla o de Caja

Es aquel expedido por una entidad bancaria a sus propias dependencias.

Cheque de Viajero

Son los expedidos por instituciones de crédito a su propio cargo y son pagaderos por otro de sus establecimientos dentro del país o en el extranjero. Su traducción al inglés es travellers check.

Nota de Remisión

• Cumple el rol de comprobante, ya que hace constar que los artículos de un pedido han sido entregados por una parte y recibidos por la otra.
• En esta nota encontramos una lista de bienes, productos o servicios. Generalmente se crea por duplicado, una para quien la recibe y otra para quien lo entrega como comprobante de la transacción realizada.
• No tiene valor tributario y es un documento que ayuda a realizar verificaciones.

Letra de Cambio

Contiene una orden incondicional de pago dada por una persona (llamada «girado») para que pague a la orden de un tercero (llamado «beneficiario») cierta cantidad de dinero en la fecha y lugar señalados en el documento.

Pagaré

Es un título valor que garantiza una deuda, a través de la cual una persona se compromete a pagar a otra cierta cantidad de dinero en una fecha determinada.

Nóminas

Es una lista conformada por el conjunto de trabajadores a los cuales se les remunera por los servicios que estos le prestan al patrón. Es el instrumento que permite, de una manera ordenada, realizar el pago de sueldos o salarios a los trabajadores, así como proporcionar información contable y estadística.