El Papel Fundamental del Analista de Sistemas

El Analista de Sistemas como Consultor

El analista de sistemas, actuando como consultor, puede ser contratado específicamente para encargarse de los asuntos de los sistemas de información dentro de un negocio. Esto puede ser una ventaja, ya que los consultores externos aportan una perspectiva fresca que otros miembros de la organización no poseen. Sin embargo, también están en desventaja, puesto que la verdadera cuestión organizacional nunca puede ser conocida completamente por un extraño.

El Analista de Sistemas como Experto de Soporte

El analista de sistemas como experto de soporte se apoya en su experiencia relacionada con el hardware y el software de computadoras y su uso en el negocio. Este trabajo no implica un sistema completo, sino pequeñas modificaciones o decisiones que afectan a un solo departamento. En este rol, el analista no está administrando el proyecto, sino simplemente sirviendo como un recurso para aquellos que lo manejan.

El Analista de Sistemas como Agente de Cambio

El analista de sistemas actúa como agente de cambio cada vez que ejecuta cualquiera de las actividades del Ciclo de Vida del Desarrollo del Sistema (CVDS) y está presente en el negocio por un periodo extendido. Un agente de cambio puede definirse como una persona que sirve de catalizador para la transformación, desarrolla un plan para el cambio y trabaja junto con otros para facilitarlo. Como analista, se debe reconocer este hecho y usarlo como punto de inicio para el análisis. Esta es la razón por la que se debe interactuar con los usuarios y administradores desde el inicio del proyecto.

Fases del Ciclo de Vida del Desarrollo de Sistemas (CVDS)

El CVDS es un marco estructurado que describe las etapas involucradas en el desarrollo de un sistema de información.

1. Identificación de Problemas, Oportunidades y Objetivos

   La primera fase requiere que el analista observe lo que está sucediendo en un negocio. Luego, junto con los demás miembros de la organización, el analista resalta los problemas. Las oportunidades son situaciones que el analista considera que pueden ser mejoradas mediante el uso de sistemas de información computarizados. En la identificación de objetivos, el analista debe descubrir lo que está tratando de lograr el negocio. Las personas involucradas en esta fase son los usuarios, analistas y administradores de sistemas que coordinan el proyecto.

2. Determinación de los Requerimientos de Información

   El analista se esfuerza por comprender qué información necesitan los usuarios para realizar su trabajo. Esta fase ayuda a formar la imagen que el analista tiene de la organización y sus objetivos. Las personas involucradas son los analistas y los usuarios. El analista necesita saber los detalles de las funciones actuales del sistema: quién, qué, dónde y cuándo.

3. Análisis de las Necesidades del Sistema

   Una herramienta que utiliza el analista es el diagrama de flujo de datos para representar gráficamente la entrada, el proceso y la salida de las funciones del negocio de forma estructurada. El analista también analiza las decisiones estructuradas que se toman. Las decisiones estructuradas son aquellas para las que pueden determinarse las condiciones, las alternativas de condición, la acción y las reglas de acción.

4. Diseño del Sistema Recomendado

   El analista usa la información recolectada anteriormente para realizar el diseño lógico del sistema de información. Diseña procedimientos precisos para la captura de datos a fin de que los datos que ingresen al sistema sean correctos. Parte del diseño lógico incluye el diseño de la interfaz de usuario. La fase de diseño también incluye el diseño de archivos o bases de datos que guardarán la mayor parte de los datos necesarios para la toma de decisiones de la organización. El analista también trabaja con los usuarios para diseñar la salida que satisfaga sus necesidades de información.

5. Desarrollo y Documentación del Software

   El analista trabaja con los programadores para desarrollar cualquier software original que se necesite. También trabaja con los usuarios para desarrollar documentación efectiva para el software, incluyendo manuales de procedimientos. La documentación le indica al usuario la manera de usar el software y también qué hacer si surgen problemas. Los programadores en esta fase diseñan, codifican y eliminan errores de sintaxis de los programas de computadora.

6. Pruebas y Mantenimiento del Sistema

   Antes de ser usado, el sistema de información debe ser probado. Algunas de las pruebas son realizadas solo por los programadores, y otras por los analistas de sistemas junto con los programadores. El mantenimiento del sistema y de su documentación se efectúan rutinariamente a lo largo de la vida del sistema de información. El trabajo rutinario del programador consiste en el mantenimiento.

Organización y Métodos (O&M): Estructura y Análisis

Reglas Básicas para Construir la Estructura de la Empresa

1. Una organización debe ser estructurada siguiendo sus objetivos y no en función de las personas o grupos.
2. Las funciones deben ser distribuidas para evitar duplicidad, omisión de funciones esenciales o supervaloración de funciones secundarias.
3. Debe definirse la competencia de cada jefe para facilitar una solución rápida a los problemas urgentes.
4. Debe existir una delegación de responsabilidades con la autoridad necesaria para cumplirlas.
5. La estructura debe ser de tal forma que facilite la máxima libertad de acción a cada jefe.
6. Deben separarse las funciones de línea de las funciones auxiliares.
7. La estructura debe ser flexible para permitir la adaptación a condiciones nuevas.
8. Cada jefe debe tener un límite máximo de subordinados directos.
9. Todo empleado debe saber quién es su jefe y cuáles son sus subordinados.
10. Ningún empleado debe estar subordinado a más de un jefe.
11. Deben limitarse los niveles jerárquicos, puesto que esto aumenta la demora en el cumplimiento de las órdenes.

Fallas Comunes que Surgen del Estudio de la Estructura

• Demasiados niveles.
• Duplicación potencial.
• Subordinación a más de un jefe.
• Demasiados subordinados directos.
• Subordinación unitaria sucesiva.
• Desproporción en la importancia.
• Funciones que competen a toda la empresa reportando a uno de los componentes.
• Funciones no designadas claramente.

Formas de Efectuar un Estudio de la Organización

1. Comunicación

   Los jefes deben informar a sus subordinados que el departamento de Organización y Métodos fue autorizado para hacer un estudio de la organización.

2. Información Básica

   El analista recogerá los datos sobre el estatuto legal y datos generales diversos (manuales, gráficos).

3. Información Específica

   El analista deberá entrevistar a todos los jefes y supervisores.

4. Análisis de Datos

   Para el análisis de los datos obtenidos, el analista deberá proceder de la siguiente manera:

   1. Confeccionar un organigrama simple.
   2. Confeccionar un organigrama funcional.
   3. Examinar la estructura de la organización.
   4. Examinar las líneas administrativas.
   5. Examinar la distribución de funciones.

5. Confrontación de la Organización Propuesta con los Principios Básicos

   El analista deberá repasar los principios básicos de la organización.

6. Examen de las Ventajas de la Organización Propuesta

   Desde el punto de vista práctico de la rutina, el analista ya tendrá decidido si la organización debe o no ser modificada.

7. Preparación de Material para Demostración Verbal

   La tendencia del analista es suponer que su propuesta es muy simple y que los jefes a quienes deberá ser presentada no tendrán dificultades en comprenderla.

8. Implementación de Recomendaciones

   El analista deberá participar en la implementación de la nueva organización.

Estructura de las Organizaciones: Mecanismos y Componentes

La estructura de una organización puede ser definida como la suma total de las formas en que su trabajo es dividido entre diferentes tareas y luego se logra su coordinación entre ellas.

Mecanismos de Coordinación (Los Cinco de Mintzberg)

Los parámetros de diseño y los factores de situación deben agruparse para crear configuraciones. Existen cinco mecanismos coordinadores esenciales:

• Ajuste mutuo.
• Supervisión directa.
• Estandarización de procesos de trabajo.
• Estandarización de producciones de trabajo.
• Estandarización de destrezas de trabajadores.

Estos deben ser considerados los elementos básicos de la estructura.

Las Cinco Partes de la Organización

Las organizaciones están estructuradas para captar y dirigir sistemas de flujos y para definir las interrelaciones entre las distintas partes. Podemos desarrollar un diagrama considerando las diferentes partes que componen la organización y la gente que contiene cada una:

En la base de la organización se encuentra el Núcleo Operativo, aquellas personas que efectúan el trabajo básico de producir los productos y brindar los servicios. En las organizaciones más simples, los operadores son en su mayoría autosuficientes y coordinan a través del ajuste mutuo.

A medida que la organización crece y adopta una división del trabajo más compleja entre sus operadores, aumenta la necesidad de supervisión directa. Se vuelve obligatorio tener un gerente absoluto que esté en lo que llamaremos la Cumbre Estratégica. A medida que la organización se vuelve más elaborada, se requieren más agentes.

La responsabilidad por gran parte de esta estandarización recae sobre otro grupo de agentes que llamaremos los Analistas. Ellos desempeñan tareas administrativas, pero de naturaleza distinta, conocidas como Staff. Los analistas debilitan el control que los administradores pueden ejercer sobre el trabajo de las operaciones.