1. El control de las áreas funcionales y sus indicadores

Toda actividad empresarial debe controlar los resultados obtenidos. Cada área funcional en la empresa debe contar con sus procesos, técnicas y procedimientos de control de las actividades que se desarrollan. Evaluar los resultados de las operaciones es fundamental para comparar los objetivos asignados y tomar decisiones oportunas que aumenten la eficacia en el trabajo.

En el área de compras, este control es vital para alcanzar las metas en el tiempo previsto y optimizar el desempeño del equipo. El objetivo final de la empresa es alcanzar sus metas de forma eficaz y con un funcionamiento óptimo.

Dentro del área comercial y, en relación con la función de aprovisionamiento, se encuentran:

• Control presupuestario de compras: Se efectúan comparativas observando las desviaciones entre lo presupuestado inicialmente y lo realizado.
• Gestión de proveedores y stock: Se centra en el estudio de distintos indicadores, permitiendo conocer el comportamiento de los proveedores y controlar la evolución de las existencias en el almacén a lo largo del tiempo.

2. El control presupuestario de las compras

2.1. El presupuesto de compras

Antes de la venta, la empresa debe disponer de productos suficientes para hacer frente a la demanda. Si es una empresa industrial, debe proveerse de las materias primas necesarias para no frenar el proceso productivo; si es una empresa comercial, debe asegurar el stock para satisfacer al cliente. Es necesario contar con una previsión de las necesidades de aprovisionamiento. El presupuesto anual de compras busca alcanzar un equilibrio entre las necesidades y las compras a realizar, incluyendo:

• Previsión de la cantidad de productos necesarios para la producción y la fecha de recepción.
• El coste previsto por unidad de producto.
• Nivel de existencias en términos de cantidad y coste.
• Programación temporal de las compras, momento de la recepción y momento de pago.

2.2. Fases del control presupuestario

Se agrupa en cuatro fases: planificación, organización, gestión y control. Una adecuada gestión de compras supone llevar a cabo un control de dicha función y evaluar si se han cumplido sus objetivos. El control presupuestario sirve para analizar las desviaciones que se producen entre lo ejecutado y lo previsto.

Las variaciones más importantes son aquellas relacionadas con los precios y las cantidades. El control debe realizar una comparación de los resultados obtenidos con los objetivos establecidos, identificando las desviaciones que se produzcan.

2.3. Devolución de compras

Es necesario controlar la cantidad de devoluciones que se realizan por problemas ajenos en plazos de tiempo concretos. De esta forma, se puede prescindir de aquellos proveedores a los que se les devuelve mercancía con mucha frecuencia.

3. Gestión de proveedores y políticas de gestión de stocks

Para cumplir los objetivos, deben medirse correctamente los siguientes indicadores:

• 3.1. Nivel de servicio ofertado: Capacidad de la empresa de ofrecer los productos que demanda el cliente en el momento de la compra.
• 3.2. Índice de rotación de stock (IRS): Número de veces que se renueva el stock en almacén en un tiempo determinado, recuperando la inversión inicial. IRS = Salida de existencias / Existencias medias.

Interpretación del IRS: Debe ser superior a 1. Si es muy alto, indica que el stock se mueve y se renueva con frecuencia (se debe considerar el Stock de Seguridad para evitar rupturas). Si es muy bajo, indica que la inversión no es productiva y que los artículos tienen poca salida.

• 3.3. El Periodo Medio de Maduración (PMM): Tiempo que pasa desde la inversión hasta el cobro de los productos vendidos.

El resultado final se expresa en días e indica la duración del ciclo de explotación de la empresa (Empresa industrial: Compra → Fabrica → Vende → Cobra; Empresa comercial: Compra → Vende → Cobra).

Determinación del PMM económico

• PM Almacenamiento (Pma): 365 / (Consumo materias primas / Existencias medias materias primas)
• PM Fabricación (Pmf): 365 / (Valor producción / Existencias medias productos en curso)
• PM Ventas (Pmv): 365 / (Coste ventas / Existencias medias productos terminados)
• PM Cobro (Pmc): 365 / (Ventas / Saldo medio clientes)

PMM financiero

Una parte del PMM económico es financiado por los proveedores, permitiendo el aplazamiento de los pagos. El PMM financiero (PMMf) ofrece información del plazo de tiempo que transcurre desde que se paga la compra de materias primas hasta que se efectúa el cobro al cliente. Para calcularlo, se resta al PMM económico el periodo medio de pago a proveedores.

PMMf = PMMe – Periodo medio de pago

Periodo medio de pago = 365 / (Compras / Saldo medio proveedores)