Introducción a los Sistemas de Gestión de Almacenes (SGA)

Un Sistema de Gestión de Almacenes (SGA) es un software diseñado para la correcta gestión y el control de todas las actividades que se realizan en un almacén. Su implementación es fundamental para optimizar la cadena de suministro y mejorar la eficiencia operativa de cualquier empresa.

Beneficios Estratégicos y Operacionales de un SGA

La adopción de un SGA conlleva una serie de ventajas significativas que impactan directamente en la productividad, la fiabilidad y la rentabilidad de las operaciones logísticas.

Beneficios Operacionales Clave

• Reducción de los efectos de la rotación del personal.
• Mejora de la versatilidad del personal que trabaja en el almacén.
• Alta fiabilidad y elevada productividad de los operarios.
• Ratios de productividad precisos.
• Fiabilidad en el stock de materias primas y productos intermedios.
• Información clara y detallada del stock.
• Planificación fiable.
• Imputación y control de costes más fiable.
• Mejora de la toma de decisiones.
• Reducción de las tareas administrativas.
• Reducción de las roturas de stocks.
• Reducción de los plazos de entrega.
• Fiabilidad de los plazos de entrega.
• Mejora de la relación con clientes y proveedores.
• Mejora de la planificación de necesidades.
• Reducción de obsolescencias.

Beneficios Relacionados con el Coste

Entre los beneficios directamente relacionados con la optimización de costes, podemos destacar los siguientes:

• Mejor aprovechamiento del espacio de almacenamiento.
• Optimización de los recursos humanos y de sus tiempos de manipulación.
• Minimización de inventarios.
• Ajuste de los niveles de inversión en stocks.

Mejoras en el Servicio al Cliente

La implementación de un SGA también se traduce en una mejora sustancial del servicio ofrecido a los clientes:

• Disminución de los errores de entrega a los clientes.
• Mejora del servicio por disminución de las roturas de stocks, mantenimiento de unos niveles adecuados de rotación de stocks y ausencia de sobredimensionamiento.
• Capacidad de adaptación a la evolución futura de los mercados.

Integración del SGA con Sistemas ERP

Las aplicaciones comúnmente conocidas como ERP (Enterprise Resource Planning) integran en un único sistema todos los procesos de negocio de una empresa, como ventas, entregas, pagos, producción, inventarios, calidad y la administración de recursos humanos. Se pretende con ello que todos los datos estén disponibles de una manera centralizada, facilitando la toma de decisiones y la coordinación interdepartamental. Un SGA se integra con el ERP para proporcionar una visión completa y en tiempo real de la cadena de suministro.

Requisitos Clave para un SGA Eficaz

Para asegurar el éxito y la sostenibilidad de un Sistema de Gestión de Almacenes, este debe cumplir una serie de requisitos fundamentales:

• Deben estar desarrollados sobre tecnología estándar y puntera.
• Deben permitir la actualización constante.
• Deben estar desarrollados por una compañía con garantías de continuidad y soporte.
• La gestión debe ser escalable y modulable para adaptarse al crecimiento de la empresa.
• Deben ser globales: multicliente, multiempresa, multialmacén, entre otros.
• Deben ser flexibles y parametrizables para adaptarse:
  • A las necesidades presentes y futuras de la empresa. Para ello, los parámetros que se introducen tienen que ser reconfigurables con el almacén en funcionamiento.
  • A los procesos logísticos de diferentes empresas.
• Deben permitir la evaluación de las actividades del almacén, así como el control de la mercancía.
• Deben ser compatibles e integrables con otros sistemas y herramientas informáticas.
• Deben interactuar con otros dispositivos (escáneres, terminales, etc.).

Procesos Fundamentales en la Gestión de Almacenes con SGA

Un SGA optimiza y automatiza los procesos clave dentro del almacén, desde la entrada de mercancías hasta su expedición.

a) Recepción de Mercancías

El proceso de recepción es el primer paso para el control del inventario:

• En primer lugar, se registran las mercancías recibidas mediante el escaneo del código.
• Se compara en línea la cantidad recibida y la cantidad solicitada.
• Se introducen de forma inmediata los datos en el SGA.
• Se pueden utilizar etiquetas de códigos de ubicación de la mercancía para su posterior almacenamiento.

b) Almacenamiento

Una vez recibida, la mercancía se ubica estratégicamente en el almacén:

• La mercancía entra en la zona de recepción y se escanean las etiquetas.
• El operario visualiza la ubicación asignada por el SGA en su terminal.
• Una vez trasladado el producto a la ubicación, se comprueba la misma mediante escaneo.
• Se procede al almacenamiento y registro final en el SGA.

c) Preparación de Pedidos (Picking)

El picking es un proceso crítico para la eficiencia en la preparación de envíos:

• Se abre una orden de picking.
• Se elige una unidad de transporte vacía y se escanea.
• Se transmite la primera ubicación de picking por medio del terminal manual, de la carretilla, o mediante sistemas como pick by voice o pick by light.
• Se comprueba automáticamente la ubicación mediante escaneo.
• Se recoge el número de artículos especificado.
• Se confirma la recogida de artículos en el terminal o el sistema de picking.
• Se recogen las siguientes mercancías de la lista hasta que el pedido esté preparado.
• Se transporta la mercancía a la zona de expedición o muelle.

d) Desalmacenamiento de Unidades de Carga Completas (Palés)

Para el movimiento de grandes volúmenes, el SGA facilita el desalmacenamiento de unidades completas:

• Se abre una orden de desalmacenamiento en el terminal y se produce el desplazamiento a la ubicación indicada.
• Se comprueba automáticamente la ubicación mediante escaneo.
• Se carga en la unidad de transporte.
• Se transporta a la zona de expedición o muelle.
• Se comprueba automáticamente la ubicación de destino mediante escaneo.

e) Expedición de la Mercancía

El último paso antes de la salida del almacén asegura la correcta entrega:

• Se escanean las unidades de transporte.
• Se comprueba automáticamente la pertenencia a la unidad de transporte por parte del SGA.
• Se comprueba el aviso tras la finalización de la carga.

La Rueda de la Empresa: Pilares para el Éxito Organizacional

Más allá de la tecnología, el éxito de una empresa y la implementación efectiva de sistemas como el SGA dependen de una base organizacional sólida. Estos son los pilares fundamentales:

1. Proyecto de futuro claro y compartido.
2. Trabajo en equipo cohesionado.
3. Tareas delegadas y supervisadas eficientemente.
4. Formación continua del personal.
5. Buena comunicación y escucha asertiva.
6. Respeto mutuo.
7. Confianza y sinceridad en las relaciones.
8. Asertividad en la toma de decisiones y comunicación.
9. Responsabilidad definida para cada rol.
10. Entorno de trabajo positivo y productivo.