Trabajo en Equipo: Fundamentos y Dinámicas

Un equipo de trabajo es un conjunto de personas que se organizan de una forma determinada para lograr un objetivo común.

Características Clave de un Equipo de Trabajo

• Es un conjunto de personas con un objetivo en común.
• Actividad conjunta de manera coordinada.
• Aportación de talento a fin de enriquecer al conjunto.
• Consecución de un resultado final de manera colectiva.
• Liderazgo efectivo.
• Canales de comunicación claros.
• Ambiente de trabajo armónico.
• Confianza mutua.

Diferencias entre Grupo y Equipo

Grupo

• Unidad.
• Coordinación.
• Cerrado.
• Distributivo funcional.
• Comunicación secuencial.
• Interés común.
• Responsabilidad individualizada.
• Líder por competencias.

Equipo

• Diversidad.
• Autonomía.
• Abierto.
• Conectivo.
• Comunicación continua.
• Metas y objetivos definidos y conjuntos.
• Responsabilidad compartida.
• Líder facilitador.

Estructura y Componentes del Trabajo en Equipo

Tamaño del Equipo

• Con un mayor número de personas, aumenta el desempeño del equipo.
• El número óptimo para formar un grupo sin líder es de 5 a 7 personas.

Habilidades de los Miembros

Los integrantes del equipo de trabajo deben estar cualificados y tener el deseo de cooperar. Debe haber una variedad de habilidades. Para un buen desempeño del equipo se requieren tres tipos de habilidades:

• Experiencia técnica: El conocimiento para desempeñar la tarea.
• Habilidad para resolver problemas y tomar decisiones: Muy importante, ya que se trata de un conjunto de personas para lograr un objetivo en común.
• Habilidad interpersonal: Ser buenos oyentes, proporcionar retroalimentación, saber negociar y resolver conflictos, y fomentar la colaboración.

Los 9 Roles de Equipo (Modelo Belbin)

• Roles de Acción:
  • Impulsor
  • Implementador
  • Finalizador
• Roles Sociales:
  • Cohesionador
  • Investigador de recursos
  • Coordinador
• Roles Mentales:
  • Cerebro
  • Monitor evaluador
  • Especialista

Establecimiento de Metas

Para establecer una meta, primero hay que reconocer que existen dos tipos de metas: la individual y la grupal. Las metas tienen un enorme poder de motivación. Las metas del trabajo en equipo en ocasiones son planeadas y establecidas por los propios integrantes.

Proceso de Toma de Decisiones

Dependen de la complejidad de la tarea y la composición del equipo. Los pasos son:

1. Definir el problema.
2. Analizar el problema.
3. Evaluar las alternativas.
4. Elegir las alternativas.
5. Aplicar la decisión.

Etapas en la Formación y Desarrollo de Equipos

El desarrollo del trabajo en equipo se construye a través de una serie de etapas que los participantes atraviesan para poder funcionar en función del objetivo con el que fueron integrados:

• Formación: Los participantes comparten información personal, comienzan a conocerse y aceptarse.
• Confrontación/Ajuste: Los participantes compiten por el estatus, buscan posiciones y discuten acerca de la dirección apropiada del grupo.
• Normalización/Regulación: El grupo comienza a actuar de manera cooperativa, se establece un equilibrio.
• Rendimiento/Desempeño: El grupo madura y aprende a manejar retos complejos.
• Despedida/Terminación: El grupo comienza a disolver las relaciones sociales y regresan a sus labores personales.

Dinámicas de Grupo y Tipos de Participantes

Identificar los tipos de participantes en los grupos es clave para una dinámica efectiva:

• La persona positiva: Empuja hacia adelante, busca el éxito del equipo y se involucra en el proyecto; contagia su entusiasmo al resto. El líder debe reconocerlo públicamente, buscando que sigan su ejemplo.
• El crítico: Destructivo, todo le parece mal pero no aporta soluciones; considera a los compañeros inútiles y a sí mismo perfecto. Deteriora el ambiente de trabajo. Si sobrepasa cierto límite, el líder tendrá que llamarle la atención.
• El discutidor: No está de acuerdo con nada, siempre defiende otra tesis. Puede ser pesado pero sin ánimo destructivo. Hay que animarle a que piense en positivo, a que aporte soluciones prácticas.
• El inoportuno: Hace comentarios desafortunados en el momento menos adecuado.
• El locuaz: Nunca callado, discute aunque no entienda del tema, dificulta y alarga las reuniones, interrumpe permanentemente, impide que la gente se centre en la tarea.

Ventajas y Desventajas del Trabajo en Equipo

Ventajas para los Individuos

• Trabajo con menos tensión.
• Responsabilidad compartida para solucionar problemas.
• Participación en el trabajo bien hecho.
• Comparten incentivos y reconocimiento.
• Influencia positiva en los demás.
• Trabajo e información con más claridad.
• Aceptación de las decisiones grupales.
• Más participación de opiniones.
• Integración.

Desventajas para los Individuos

• Conflictos al tener que interrelacionarse con otros.
• Dilución de responsabilidades al tomar al equipo como escudo frente a resultados negativos.
• Problemas de comunicación y falta de asertividad.
• Agresividad (ironía, desprecio, acoso laboral, indiferencia).
• Deserción o aislamiento.
• División o exceso de llamadas de atención.

Ventajas para la Organización

• Mejora de la calidad del trabajo.
• Fomento del espíritu colectivista y el compromiso.
• Reducción de tiempo en ciertas tareas.
• Mayor conocimiento e información disponible.
• Diversos puntos de vista.
• Consecución de objetivos más eficaz.
• Mejora de la calidad de vida laboral.
• Valor añadido a los procesos.

Desventajas para la Organización

• Toma de decisiones de forma prematura.
• Liderazgo no definido.
• Reuniones extensas.
• Retraso en las acciones para solucionar problemas.
• Responsabilidad diluida por el grupo.

Gestión del Tiempo: Estrategias para la Eficacia Personal y Profesional

Factores que Captan Nuestra Atención

Las cosas que más fácilmente captan nuestra atención suelen ser:

• Cortas.
• Fáciles.
• Agradables.
• Conocidas.
• Urgentes.
• Interesantes.
• Programadas.

Síntomas de una Gestión del Tiempo Ineficaz

Una mala organización del propio trabajo y un uso ineficiente del tiempo se manifiestan en:

• No saber decir «no».
• El perfeccionismo excesivo.
• No negociar los plazos de respuesta.
• Tener objetivos personales confusos o cambiantes.
• Falta de un plan de trabajo diario.
• Utilizar mal las comunicaciones.

La Procrastinación

Es cuando se deja todo para después, siendo un mal hábito del comportamiento. Sin embargo, quien lo padece no siempre lo considera un problema.

Consecuencias de una Mala Gestión del Tiempo

No saber gestionar bien el tiempo tiene repercusiones significativas:

• Se pierde la perspectiva de la planificación.
• Se reduce la organización de los recursos.
• Se olvidan las prioridades.
• Se dificulta el control de los resultados.
• Se incrementan la tensión, el estrés y los errores.

Métodos y Principios para Optimizar la Gestión del Tiempo

Enfoque Proactivo vs. Reactivo

Generalmente, las personas proactivas son más ágiles, más propicias y más predispuestas para controlar y mejorar su gestión del tiempo.

Eficacia y Eficiencia

• Eficacia: Se centra más en los resultados (hacer lo que hay que hacer). El tiempo para conseguirlo tiene menos importancia. Consiste en cumplir los objetivos propuestos. La persona eficaz sabe, ante todo, qué es lo que debe hacer y cómo llegar a los resultados deseados.
• Eficiencia: Se orienta al método (hacer bien lo que hay que hacer). Aquí el tiempo para hacerlo es esencial. Implica producir lo mismo con menos recursos o más con los mismos recursos, utilizando de forma óptima los recursos (personal, dinero, información).

La Regla del 80/20 (Principio de Pareto)

Es un principio empírico basado en la observación. Según Pareto, la sociedad se divide en dos grandes grupos: uno de ellos (equivalente al 20% del total) tiene el 80% de algo (de cualquier cosa) y el otro grupo (80% del total) tiene el 20% de la misma cosa. Aplicado a la gestión del tiempo, sugiere que el 20% de nuestras actividades generan el 80% de nuestros resultados.

La Ley de Parkinson

Trabajar sin plazos, sin tener en cuenta la existencia de otras tareas que también deben ser realizadas, supone un elevado riesgo. Si se asigna una hora a una tarea, es casi seguro que llevará una hora para hacerla. Pero si se asigna solo media hora, posiblemente ocupará poco más de esa media hora. El reto es asignar tiempo suficiente, pero no excesivo.

Matriz de Urgente vs. Importante

A la hora de fijar prioridades para el trabajo efectivo, hay que tener en cuenta que la gestión eficiente del tiempo se centra en las tareas para conseguir los objetivos. Al dar un orden de prioridad a las actividades, se podrá gestionar mejor el tiempo:

• Urgente e Importante: Actividades importantes que hay que llevar a cabo de modo urgente (ej., situaciones de crisis).
• Urgente y No Importante: Actividades que no son importantes para la consecución de los objetivos, pero que hay que llevarlas a cabo día a día (ej., correos electrónicos, llamadas).
• No Urgente e Importante: Actividades importantes para conseguir los objetivos que, al haber sido bien planificadas en el tiempo, no urge llevarlas a cabo todavía (ej., planificación prospectiva).
• No Urgente y No Importante: Actividades que ni son importantes para el logro de los objetivos ni es necesario realizarlas todavía (ej., distracciones).

El Método de las 5S

Es una técnica de gestión de origen japonés utilizada generalmente en instalaciones productivas que pretende lograr un buen ambiente laboral en una empresa ordenada y limpia, lo cual permitiría que el puesto de trabajo esté bien organizado con menores pérdidas de recursos:

• SEIRI (Clasificar): Separar todo aquello que no sea necesario. Suprimir todo lo que no sea útil para el trabajo que se realiza (ej., tiempo).
• SEITON (Ordenar): Situar adecuadamente todo lo que sea necesario para organizar eficazmente el trabajo (ej., utilizar una agenda).
• SEISO (Limpiar): Mejorar los estándares de limpieza (ej., eliminar pérdidas de tiempo como esperas).
• SEIKETSU (Estandarizar): Detectar las anomalías que puedan implicar trabajar de modo poco ordenado y con poca limpieza (ej., planificar la distribución de tiempos para cada actividad).
• SHITSUKE (Mantener/Disciplina): Estimular los esfuerzos para mejorar de modo continuado. Ej., transmitir a todo el equipo las prácticas para utilizar el tiempo de modo eficiente.

Planificación y Programación

Es una de las técnicas o buenas costumbres que todo el mundo recomienda a los demás y pocas personas utilizan convenientemente. Su finalidad es reducir el campo de la incertidumbre. La planificación supone, por otra parte, una nueva paradoja: no se planifica porque se tenga más tiempo, sino que se planifica para tenerlo.

Gestión de Imprevistos

Gran parte de nuestra jornada laboral está sometida a lo que acontece en el día a día. Para gestionar estos imprevistos, es decir, hechos no planificados y a los que debemos atender, inicialmente tenemos que formularnos las siguientes preguntas para tomar nosotros una decisión u otra.

Los «Ladrones» de Tiempo Comunes

• Visitas inoportunas.
• Llamadas.
• Reuniones.
• Internet y redes sociales.