El Proceso de Selección de Personal: Desde la Preselección hasta la Acogida

La gestión del talento es un pilar fundamental para el éxito de cualquier organización. Este documento detalla las fases clave del proceso de selección y la posterior integración de nuevos empleados, desde la preselección inicial hasta la acogida y el manual de bienvenida.

Preselección de Candidatos

La preselección de personal se realiza cuando existe un gran volumen de candidatos reclutados. Su objetivo principal es identificar a aquellos perfiles con mayores posibilidades de éxito para avanzar a la fase de entrevista. Este proceso se lleva a cabo mediante el estudio de los currículums (CV) y la información proporcionada por el candidato. En ocasiones, también se indaga en redes sociales y profesionales para obtener una visión más completa.

Una primera toma de contacto telefónica puede ser parte de esta fase. Si el proceso se gestiona en línea, los candidatos suelen cumplimentar cuestionarios específicos y estructurados, lo que permite a la empresa recopilar los datos de la forma más conveniente para la preselección.

Criba Curricular y Solicitudes

Esta etapa busca encontrar a los candidatos cuyo perfil profesional se ajuste de manera óptima a los requisitos del puesto de trabajo. Es crucial para posiciones que demandan experiencia y titulaciones específicas, donde el cumplimiento de estos requisitos puede ser un factor determinante.

El análisis inicial lo realiza el departamento de Recursos Humanos, que posteriormente remite los perfiles preseleccionados al departamento solicitante para una segunda criba. Los currículums se clasifican en tres categorías:

• Estimables: Aquellos que cumplen con todos los requisitos establecidos.
• Posibles: Aquellos sobre los que existen dudas respecto a algún dato o requisito.
• No estimables: Aquellos que no cumplen con ningún requisito fundamental.

Los perfiles que se adecuan al puesto avanzan en el proceso, mientras que los no seleccionados se archivan y organizan para futuras vacantes.

Clasificación de las Entrevistas de Trabajo

Las entrevistas de trabajo se pueden clasificar de diversas maneras, atendiendo a diferentes criterios:

1. Según el Momento en el Proceso

• Entrevista Preliminar: Es breve, orientada a repasar el CV y preseleccionar currículums con el perfil solicitado. Es especialmente útil cuando hay un alto volumen de candidatos.
• Entrevista de Selección Habitual: Más extensa, busca profundizar en el CV, la personalidad y las competencias del candidato.
• Entrevista Final: Dirigida a los candidatos que cumplen con los requisitos del perfil, con el objetivo de formalizar su incorporación al puesto.

2. Según la Forma en que se Realiza

• Estructurada: Se basa en un cuestionario predefinido con preguntas idénticas para todos los candidatos. Las preguntas suelen ser cerradas, limitando la profundidad de la indagación del entrevistador.
• No Estructurada: El entrevistador formula preguntas de manera más abierta, permitiendo al candidato expresarse libremente y adaptando las preguntas según el flujo de la conversación.
• Mixta: Combina elementos de ambas. Una parte estructurada proporciona una base informativa, mientras que otra parte no estructurada permite explorar características específicas.

3. Según el Grado de Tensión

• Normal: Se desarrolla en un ambiente cómodo y propicio para el intercambio de información.
• De Tensión: El entrevistador formula preguntas o situaciones diseñadas para generar un ambiente de presión. Su objetivo es evaluar la capacidad del candidato para resolver conflictos y manejar el estrés.

4. Según el Número de Personas Implicadas

• Individual: La más frecuente, con un entrevistador y un entrevistado.
• Panel de Entrevistadores: Un entrevistado frente a varios entrevistadores. Se inicia con la presentación del seleccionador, y el candidato expone sus experiencias y estudios.
• Entrevista en Panel (con roles específicos): Varios entrevistadores presentes; uno dirige la entrevista mientras los otros se centran en la evaluación y toma de notas.

Fase de Acogida en la Entrevista

Esta fase busca que el entrevistado se relaje y se establezca un clima de confianza. Es fundamental recibirlo con cordialidad y educación en la recepción de la empresa. Al llegar a la sala, es recomendable levantarse, estrechar su mano e invitarle a sentarse. Durante esta fase, es importante:

• Romper el hielo con preguntas sobre temas sencillos.

El entrevistador debe explicar cómo se desarrollará la entrevista y mencionar que tomará notas, para que el entrevistado no se sorprenda ni se ponga nervioso. A medida que el diálogo fluya, se irán introduciendo los temas centrales de la entrevista.

El entrevistador podrá proporcionar datos sobre la empresa. Aunque en algunos casos la identidad de la empresa se mantenga oculta, se ofrecerán los datos básicos relevantes. Respecto al puesto, se proporcionarán los datos básicos para evitar que el entrevistado adecúe sus respuestas a lo que se busca.

Fase de Exploración del Currículum (CV)

Esta fase se centra en la formación y la experiencia del candidato. El entrevistador debe mostrarse seguro de sí mismo; las preguntas claras y simples generarán una influencia favorable. Por el contrario, la duda o la timidez influirán negativamente, de ahí la importancia de preparar la entrevista con antelación.

Si el candidato posee experiencia, se puede analizar su trayectoria laboral de forma cronológica. No obstante, si la experiencia es muy extensa, es preferible comenzar por el último trabajo, ya que suele ser el más predictivo de futuros desempeños. Se indaga sobre trabajos anteriores, interés en promociones, razones de cambio de empleo y periodos de inactividad laboral. Todas las preguntas deben estar orientadas a determinar si el candidato cumple o no con los requisitos del puesto.

Evaluación por Competencias: La Metodología STAR

En los procesos de selección actuales, se valoran especialmente las competencias, tales como la iniciativa, la capacidad de liderazgo, la orientación al logro, entre otras. Las empresas utilizan cada vez más metodologías basadas en competencias, ya que la mayoría de las preguntas se relacionan con incidentes que el candidato experimentó en el pasado y que podría enfrentar en el futuro. El objetivo es comprender cómo reaccionarían los candidatos en situaciones específicas, evaluando sus competencias.

Una de las metodologías más utilizadas es la STAR, un acrónimo que guía la formulación de preguntas y la estructuración de las respuestas del candidato:

• S – Situación: Describe el contexto o la situación específica en la que empleaste una competencia relevante para el puesto.
• T – Tarea: Explica la tarea o el objetivo que debías cumplir en esa situación.
• A – Acción: Detalla las acciones específicas que tomaste para abordar la situación o completar la tarea.
• R – Resultado: Describe los resultados obtenidos a raíz de tus acciones.

Las preguntas formuladas bajo esta metodología están diseñadas para que sea imposible responder con un simple ‘sí’ o ‘no’, fomentando respuestas detalladas y reflexivas.

Plan de Acogida del Nuevo Empleado

Los planes de acogida son una práctica fundamental para facilitar la integración laboral y emocional de los nuevos empleados en la empresa. No existen pautas rígidas; su complejidad puede variar según las necesidades y la cultura de la organización. Los elementos comunes de un plan de acogida incluyen:

1. Acogida por el responsable del Servicio de RRHH o del puesto vacante.
2. Información oral breve sobre la empresa.
3. Entrega del manual de acogida.
4. Presentación a la dirección.
5. Visita al centro de trabajo.
6. Presentación al jefe del departamento al que se incorpora.
7. Presentación a los compañeros.
8. Comunicación al resto de la plantilla (mediante correo electrónico o reseña interna).
9. Información sobre riesgos laborales y normas de seguridad.
10. Designación de un responsable de integración (mentor).
11. Formación inicial.

El Manual de Acogida

El manual de acogida es una herramienta clave que contiene información detallada sobre aspectos concretos de la empresa, incluyendo:

1. Bienvenida del presidente, director general o consejero.
2. Información general sobre la empresa:
   • Historia, misión, visión y valores.
   • Organigrama, sucursales, tamaño de la plantilla.
   • Clientes y proveedores.
   • Legislación aplicable.
   • Plan de autoprotección (en caso de accidentes, incendios).
   • Jornada laboral y periodos de descanso.
3. Políticas de Recursos Humanos:
   • Prestaciones sociales (seguros de vida, anticipos).
   • Carrera profesional y oportunidades de formación.
   • Medidas para la conciliación de la vida laboral y familiar.
   • Actividades sociales, boletines internos, club de empresa.