Gestión de la Carga y Capacidad de Producción

5.1 La Planificación: Conceptos de Carga y Capacidad de Producción

Planificar es prever y coordinar la carga de trabajo con los medios y equipos disponibles para realizar los servicios o la producción estipulada en la cantidad y calidad que se precise, al menor coste posible y cumpliendo el plazo señalado.

Función de la Planificación

La función principal de la planificación es coordinar las instalaciones, equipos y el número de operarios con el trabajo disponible a través de las Órdenes de Reparación (OR) para organizar eficientemente el trabajo del taller. Este proceso implica:

• En un taller de reparación, siempre se trabaja sobre pedido.
• El pedido del cliente se transforma en un presupuesto o una OR que, una vez aceptada, se convierte en pedido definitivo.
• En ese momento se debe fijar el plazo de entrega, el cual también debe ser aceptado por el cliente.
• Para definir el plazo de entrega, es crucial conocer las cargas de trabajo por operarios o por secciones y determinar así la capacidad de producción disponible.

Los Conceptos Clave: Carga y Capacidad de Producción

Los pedidos determinan la carga de trabajo, la cual debe compararse con la capacidad de producción. Estos son dos conceptos básicos de la planificación:

Carga de trabajo

Cantidad de trabajo disponible para realizar en el taller, formada por las OR emitidas y ya aceptadas por los clientes.

Capacidad de producción

Cantidad de trabajo que es capaz de realizar el taller en función de los operarios, equipos e instalaciones de que dispone.

La estrategia consiste, por lo tanto, en ir asociando la carga de trabajo que se acumula a la capacidad de producción disponible.

5.1.1 El Equilibrio Productivo

La planificación consiste en ordenar la carga y la capacidad, manteniendo un servicio al cliente correcto y evitando plazos de entrega excesivamente largos.

El fin es EQUILIBRAR la carga de trabajo y la capacidad de producción. Se deben considerar los siguientes escenarios:

• Si la carga de trabajo no satura la capacidad productiva, es necesario impulsar la carga mediante acciones de marketing, o bien reducir la capacidad.
• Si la capacidad no fuera suficiente y se alargan mucho los plazos de entrega, habrá que valorar entre aumentar la capacidad o subcontratar trabajos.

Ambos conceptos se deben comparar en las mismas unidades (generalmente, horas de trabajo).

Tipos de Carga de Trabajo

La carga de trabajo se puede clasificar según su estado:

• Carga en ejecución: Cantidad de trabajo de las OR ya comenzadas.
• Carga planificada: La que tiene asignada fecha de comienzo.
• Carga estimada: La que tiene asignado un tiempo de ejecución estimado.
• Carga prevista: Trabajos presupuestados o citas tomadas, pero sin confirmación de que vayan a realizarse.
• Carga bloqueada: La que estaba en ejecución o planificada, y está paralizada por algún motivo.
• Carga reservada: Es un porcentaje de la capacidad de producción que se deja libre para dar entrada a trabajos urgentes, imprevistos o prioritarios, o para cubrir posibles retrasos.
• Carga adelantada o en retraso: Es aquella carga que se ha realizado de más o de menos en un periodo determinado.

Tipos de Capacidad de Producción

La capacidad de producción puede variar por la disponibilidad y/o asistencia de los operarios al taller. Así, podemos diferenciar:

• Capacidad de producción teórica: Total de horas potenciales de trabajo que se pueden realizar con el número de operarios de Mano de Obra Directa (MOD) contratados.
• Capacidad de producción real: Total de horas disponibles reales de los operarios en el taller; son las horas de presencia efectiva en el taller.

5.2 Realización del Planning de Carga de Trabajo

El proceso de realización de un planning de carga de trabajo consiste en ir asignando los pedidos que se van aceptando a los puestos de trabajo u operarios que determinan la capacidad de producción, de forma que ambos permanezcan equilibrados.

El fin es poder definir cuándo se podrá comenzar y cuándo se podrá acabar la OR para poder fijar los momentos de entrega y recogida del vehículo por parte del cliente. Es fundamental disponer de un documento o programa informático donde se vayan anotando los pedidos o reservas que realizan los clientes.

Roles en la Planificación

El recepcionista va anotando citas de forma sucesiva.

El jefe de taller va distribuyendo la carga de trabajo entre los operarios en función de diversos parámetros:

• Carga en ejecución de cada uno.
• Capacitación del operario.
• Categoría profesional.
• Disponibilidad de puestos o equipos, etc.

Asignación del Tiempo de la Orden de Reparación (OR)

La asignación del Tiempo OR es quizá lo más difícil ya que, salvo en OR con presupuesto previo, no se sabe el tiempo de la reparación hasta que no se diagnostica la avería.

Para estimar los tiempos de reparación a anotar en la hoja de citas, se tienen las siguientes opciones:

• En una OR presupuestada: Utilizar el tiempo baremado que proporcionan los manuales del vehículo o los programas de tasaciones o mantenimientos.
• Se puede crear una base de datos de tiempos estimados de OR según el tipo de vehículo y los síntomas que indica el cliente, o de la diagnosis activa que pueda realizar el recepcionista.
• Se puede tomar como tiempo estimado para cada OR el tiempo medio de trabajo sobre vehículo.

Es necesario saber cuánta carga de trabajo se ha anotado y la capacidad de producción cubierta, así como la disponibilidad o reserva de la restante, para lo que se puede usar una ficha o programa informático.

5.3 El Lanzamiento de la Orden de Reparación

El lanzamiento consistirá en generar la OR y emitir el resguardo de depósito y la OR de taller. Además de fijar el plazo de entrega del vehículo, se debe tener una actitud previsora que implica:

• Comprobar que se tiene en almacén el recambio necesario para la reparación o preparar el pedido a los proveedores.
• Si es una OR abierta que requiere diagnosis, informar al cliente si esto puede producir demoras.
• Asegurarse de la disponibilidad de la documentación, los útiles y equipos necesarios para esa reparación, y que el operario asignado efectivamente tiene tiempo.

5.4 El Control del Progreso

El planning es una herramienta dinámica y cambiante, por lo que hay que hacer un seguimiento continuo para ver si las previsiones hechas se van ajustando a la realidad. Si hay desviaciones, es crucial detectarlas, anotarlas y tratar de anularlas o, al menos, de corregirlas.

El control del progreso del planning implica:

• Anular de la hoja de citas y del control de carga las citas anuladas.
• Reajustar el reparto de trabajo por anulaciones, buscando adelantar otros trabajos o contactando con clientes que puedan traer su coche antes de lo previsto.