ORGANIZACIÓN DE LA ADQUISICIÓN Y ALMACENAMIENTO DEL MATERIAL E INSTRUMENTAL

Gestión de Compras

Las **empresas sanitarias** adquieren instrumental y material para la asistencia de los pacientes. El **proceso de compra-venta** es aquel en el que se tramita la compra de productos o prestación de un servicio, el cual requiere diferentes **documentos mercantiles** para demostrar que tuvo lugar.

No existen documentos oficiales estandarizados para estos trámites; su diseño es **libre**. Sin embargo, poseen **validez legal** y pueden utilizarse en juicios. Su estructura general incluye:

• **Cabecera**: Con la identificación del proveedor y cliente.
• **Cuerpo del documento**: Varía según el tipo de documento.

Se utilizan distintos tipos de documentos en este ciclo:

1. **Presupuesto**
2. **Pedido**
3. **Albarán**
4. **Factura**
5. **Recibo**

1. Presupuestos

Documento en el que el profesional informa al cliente de los **precios y condiciones de pago**. Supone un **compromiso** del profesional que debe respetarlo durante la validez del documento. Si es necesario modificar algo que afecte al presupuesto, ha de notificarse al cliente para que acepte la modificación.

2. Pedidos

Documento para solicitar la entrega de una mercancía a su proveedor. Es un **compromiso de compra** por parte del cliente. Se puede formalizar de distintas formas:

• Carta o fax.
• Teléfono o correo electrónico (email).

La petición por escrito se efectúa por **duplicado** para que el cliente tenga una copia en caso de alguna reclamación. La información mínima requerida es:

• Datos identificativos de la empresa compradora.
• Datos identificativos de la empresa vendedora.
• Número, lugar y fecha de pedido.
• Descripción de los artículos y precio.
• Condiciones o forma de pago, forma de entrega, fecha de recepción y medio de transporte.
• Firma del comprador.
• Otros: embalaje, gastos de seguro, etc.

3. Albaranes (o Notas de Entrega)

Es el **justificante** de que la mercancía ha sido entregada y es conforme a lo requerido. Se deberá revisar los artículos recibidos, verificar que coinciden y que se encuentran en buenas condiciones, y entonces firmar la conformidad. La firma significa el reconocimiento de que lo recibido es lo solicitado.

Consta de varias copias: una para el cliente, una para el transportista y otra para la empresa. Información mínima:

• Membrete del vendedor.
• Datos identificativos del comprador.
• Número de albarán.
• Fecha y lugar de entrega.
• Cantidad o número de artículos.
• Descripción de la mercancía enviada y precio unitario.
• Firma del receptor a la entrega.

4. Facturas

Documento que el vendedor envía al comprador notificando el **importe a abonar**. Se especifica la **fecha de vencimiento**, cuando se realizará el cobro. Acredita legalmente que la compra-venta se ha llevado a cabo (valor legal), tiene valor fiscal y sirve para posibles reclamaciones.

Los empresarios sujetos a **IVA** deben tener un libro de registros de las facturas emitidas (copias) y otro de las recibidas.

Información básica de la factura:

• Datos identificativos del vendedor y comprador.
• Número de factura.
• Lugar y fecha de emisión.
• Descripción de artículo o servicios solicitados.
• Precio por unidad.
• Descuentos, portes, etc.
• Base imponible.
• Tipo de IVA.
• Importe total a pagar.

El Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA)

El **IVA** es un impuesto que se paga al Estado cada vez que se realiza una compra-venta. El emisor cobra la cantidad correspondiente al IVA al cliente, pero actúa solo como **intermediario**, ya que debe después entregar esa misma cantidad al Estado.

Trimestralmente, el empresario registra todo el dinero recaudado por el IVA cobrado a sus clientes y descuenta el que él ha tenido que pagar a sus propios proveedores; después ingresa la diferencia en la Hacienda Pública.

Operaciones Exentas de IVA

Están exentas de IVA las siguientes operaciones:

• Enseñanza.
• Servicios de hospitalización.
• Asistencia médico-sanitaria.
• Prestaciones de odontólogos y prótesis dentales.

Gestión de Almacenes Sanitarios

Todos los productos deberán almacenarse de forma adecuada para poder utilizarlos de modo **eficaz y seguro**. El abastecimiento y almacenamiento de productos y materiales en una clínica dental es un proceso fundamental para el correcto funcionamiento del centro.

El Almacén

Es el conjunto de artículos y materiales que posee una organización en espera de su utilización posterior en las diferentes secciones o unidades de la misma.

1. Distribución y Colocación de Productos. Sistemas de Almacenamiento

Se distinguen dos grupos principales de **materiales sanitarios**:

• **Medicamentos**: Sustancias o combinación de sustancias utilizadas para prevenir, diagnosticar, aliviar, tratar o curar enfermedades.
• **Productos sanitarios**: Equipos, dispositivos, materiales, instrumentos y artículos necesarios para la asistencia a pacientes (gasas, sondas, guantes, agujas, etc.).

Clasificación en función de su uso y duración:

• **Material Fungible**: Se consume con el uso en un periodo corto de tiempo y debe reponerse después de uno o pocos usos. Se suele distinguir en:
  • Desechable (gasas, algodón, guantes).
  • Reutilizable.
• **Material Inventariable**: No se consume con el uso y corresponde a equipamiento o instrumentación, siendo generalmente más caro (sillón dental, mobiliario, aparatos de radiología).

Método ABC (Clasificación por Valor)

Este método clasifica los artículos según su valor e impacto en el inventario:

• **Grupo A (Alto Precio)**: Artículos de precio elevado y exigencias altas. Suelen existir en pequeñas cantidades, pero su control afecta a la mayor parte del valor del almacén (equipos inventariables, ciertos reactivos).
• **Grupo B (Valor Medio)**: Su precio es inferior al del Grupo A y el volumen de almacenaje es mayor. Pertenecen a este grupo la mayor parte del material de laboratorio.
• **Grupo C (Bajo Precio y Uso Frecuente)**: Se almacenan en grandes cantidades (guantes, baberos, mascarillas).

Clasificación según Exigencias de Almacenamiento:

• **Material sin exigencias especiales**: Productos que requieren condiciones mínimas de almacenamiento (limpieza, temperatura, ventilación y humedad).
• **Material Estéril**: Prioridad, además de lo anterior, es el **mantenimiento de la esterilidad**. Se debe controlar rigurosamente los periodos de caducidad, indicadores de esterilidad y el estado del envase.
• **Material Lábil**: Sustancias o productos que se deterioran fácilmente por agentes físicos:
  • **Productos Perecederos**: Periodo de caducidad inferior a cinco años desde la fecha de fabricación.
  • **Productos Termolábiles**: Se alteran por la acción del calor. Necesitan acondicionamiento de temperatura: ambiente fresco (10 a 20°C), refrigeración (2 a 8°C) o congelación. Se identifican por un símbolo en forma de **estrella**.
  • **Productos Fotosensibles**: Se alteran por luz directa; deben protegerse con embalajes especiales.
  • **Productos Higroscópicos**: Se alteran por absorción de agua; protegidos por embalajes especiales y sistemas de mantenimiento en seco.
• **Materiales Peligrosos**: Aquellos que tienen algún riesgo particular (explosivos, inflamables, tóxicos, irritables, corrosivos, radioactivos o con peligro biológico). La peligrosidad suele identificarse mediante **pictogramas**.
• **Material Caducado y Defectuoso**: Productos o materiales rechazados por los controles de calidad. Deben eliminarse del almacén, almacenándose **separados del resto** y con indicaciones claras sobre su situación hasta que sean reacondicionados, devueltos o destruidos.

2. Condiciones de Mantenimiento de los Productos en Almacenes Sanitarios

Los almacenes sanitarios deben reunir condiciones de **correcta conservación y distribución**.

2.1 Condiciones de Almacenamiento de Material sin Exigencias Especiales

Las instalaciones deben ser seguras ante riesgos eléctricos, vibraciones, caídas, choques o desplomes del material almacenado. Deben facilitarse **temperatura ambiente, humedad y ventilación adecuadas**, acordes con las dimensiones del espacio.

2.2 Condiciones de Almacenamiento del Material Estéril

El almacén ha de preservar su estado de esterilidad. Se recomiendan las siguientes normas:

• El almacén de estériles debe ser de tipo **cerrado**. El material debe manipularse lo menos posible, salvo para verificar la fecha de caducidad.
• El carro de transporte de material sucio será diferente al de material esterilizado.
• El almacén debe limpiarse diariamente siguiendo los procedimientos corrientes.
• Los estantes han de poder cerrarse o ser de rejilla para evitar la acumulación de polvo.
• En las entradas y salidas de material debe comprobarse que:
  • Los indicadores de esterilización han virado al color correcto.
  • El envoltorio lleva claramente impresa la fecha de caducidad.
  • El envoltorio está en perfecto estado.

Si no se cumplen estas condiciones, el material debe considerarse **contaminado** y se rechazará.

2.3 Condiciones de Almacenamiento de Material Lábil

Se refiere a sustancias perecederas (caducan antes de los cinco años desde su fabricación). El embalaje exterior lleva un **símbolo negro similar a un reloj de arena**. Debemos controlar su rotación con especial cuidado, colocando siempre los más antiguos los primeros en la zona de uso.

• **Sustancias Fotosensibles**: Protegidas por envase opaco o translúcido, y conservarse en un lugar resguardado de la luz. En caso de necesidad, forrarlos con papel de aluminio.
• **Sustancias Termolábiles**: Se alteran por la acción del calor y llevan el símbolo de una estrella en el embalaje. Deben conservarse en:
  • Ambiente fresco: de 10 a 20 °C.
  • Frigorífico: de 2 a 8 °C.
  • Congelación.

Medidas de seguridad para termolábiles:

• Sistema de seguimiento de temperaturas; los registros deben archivarse periódicamente.
• Sistema de alarma que reaccione cuando la temperatura rebase el intervalo marcado (recomendable alarma mixta: sonora y lumínica), y revisar su funcionamiento periódicamente.
• Generador autónomo de energía para garantizar la refrigeración en ausencia de corriente eléctrica.

2.4 Almacenamiento de Materiales Peligrosos

Aquellos que entrañan algún riesgo particular, entre ellos están los medicamentos psicotrópicos, estupefacientes, sustancias inflamables y explosivas. Deben guardarse en **armarios cerrados con llave**.

2.5 Almacenamiento de Material Caducado y Defectuoso

Debe ubicarse en lugares **visiblemente separados** del material utilizable. Se eliminarán siguiendo las normas sobre eliminación de residuos sanitarios.

3. Gestión del Almacén. Control de Existencias. Realización de Inventarios

3.1 Control de Existencias

La **gestión de stocks** busca determinar la cantidad y el tipo de productos almacenados, manteniendo un equilibrio entre la cantidad que pueda satisfacer la demanda y el coste de almacenamiento, que no debe ser excesivo.

Existen dos tipos de stocks:

• **Stock Normal o Activo**: Necesario para mantener la actividad de la organización.
• **Stock Extraordinario**: Para atender una demanda aumentada o el realizado para abaratar costes por compra de grandes cantidades.

La tendencia general es mantener los depósitos al nivel **mínimo posible** para reducir costes. Mantener depósitos demasiado escasos comporta el riesgo del **desabastecimiento**, situación conocida como **rotura de stocks o rotura de inventarios**.

Para evitar este riesgo, deben establecerse:

• **Stocks Mínimos**: Fijados en función de los plazos de entrega de proveedores y la demanda previsible.
• **Stocks de Seguridad**: Permiten atender demandas inesperadamente altas o demoras excesivas en el suministro.

El **Stock Máximo** será la cantidad máxima que puede ser almacenada de un determinado producto, teniendo en cuenta la capacidad del almacén y los costes asociados al volumen de compra y su almacenamiento.

3.2 Realización de Inventarios

Para saber la cantidad de productos y materiales disponibles en un almacén, se utilizan dos sistemas de registro:

• **Fichas de Almacén**: Registro continuo de entradas y salidas de artículos. Estos programas se basan en una base de datos que genera las fichas necesarias para cada clase de producto o artículo. No existe un formato establecido, pero los datos mínimos son:
  • Identificación de la organización.
  • Nombre del producto y su variedad.
  • Fecha de realización del pedido y datos del proveedor.
  • Fecha de entrada al almacén.
  • Número de factura del material.
  • Números de serie y/o lote de cada producto.
  • Fecha de salida del almacén.
  • Unidad o servicio a quien se entrega.
  • Número de unidades compradas y precio unitario.
• **Inventarios (Recuento Físico)**: Cada cierto tiempo se verifica que las existencias registradas en las fichas se encuentran realmente en stock. Esta verificación es el **recuento manual** de todos los artículos almacenados, localizando aquellos que hayan caducado o se hayan deteriorado.

Fases del Inventario Físico:

1. Localización de cada artículo en el almacén.
2. Identificación de cada artículo de la forma más clara y precisa.
3. Verificación del total de artículos de cada clase y variedad, y compararlo con el registro existente.
4. Identificación de los artículos que deben retirarse por caducidad, deterioro, etc.
5. Dar de baja esos artículos en los registros correspondientes.
6. Registro de toda la información obtenida.

Este procedimiento debe realizarse cada cierto tiempo, existiendo tres modelos principales:

• **Inventario Anual**: Se realiza una vez al año. Es necesario bloquear los movimientos del almacén mientras se lleva a cabo. Su inconveniente es que, si se detectan errores, deben inspeccionarse entradas y salidas de un periodo largo de tiempo.
• **Inventario Permanente**: Se inventarían diariamente las existencias de los artículos que han registrado movimiento durante la jornada. Su ventaja es que los errores se identifican más rápidamente. Su inconveniente se presenta en organizaciones con grandes movimientos de almacén.
• **Inventario Rotativo**: Situación intermedia entre los dos anteriores. Se realiza un inventario parcial con frecuencias establecidas en función de los artículos. Existirán artículos que necesitan un seguimiento más estrecho por ser más caros, delicados, sufrir mayor deterioro o tener más movimiento.