La Estructura Organizacional y sus Funciones Básicas

La estructura de organización se representa esquemáticamente por el organigrama de la empresa, el cual simboliza los diferentes puestos de trabajo y sus relaciones.

Funciones Básicas de la Empresa

Las funciones básicas de la empresa son:

• La función comercial y de marketing. Su cometido es definir los productos o servicios de la empresa y establecer los mecanismos de distribución y venta de esos productos en los mercados.
• La función de producción. Consiste en todas las actividades conducentes a la fabricación de los productos o a la prestación de servicios.
• La función económico-financiera. Agrupa todas las tareas relativas al conocimiento y control de los hechos económicos de la empresa.
• La función de recursos humanos. Cuyo cometido es la gestión de los aspectos relativos a las personas que integran la empresa.

La Función de Calidad en la Empresa

Los cometidos de la función de calidad se pueden enunciar en los siguientes términos:

Respecto al Mercado y al Cliente

• Situar el punto de vista del cliente en las actividades de la empresa para generar satisfacción.
• Realizar acciones de investigación del cliente y analizar las reclamaciones para mejorar las prestaciones de cara a los clientes.

Respecto a las Personas de la Empresa

• Establecer mecanismos de motivación del personal.
• Establecer los planes de formación necesarios.
• Dotar a los departamentos de la empresa de las herramientas de gestión adecuadas.

Respecto a los Resultados, los Costes y su Medida

• Medir las prestaciones de calidad de la empresa.
• Conocer los costes inducidos por la falta de calidad de los trabajos realizados en la empresa.

El Factor Clave de la Calidad

La calidad en la empresa es consecuencia de dos factores fundamentales:

1. La organización de la empresa: Es decir, la tecnología, los medios de producción, las instalaciones, los métodos de trabajo o los sistemas de información.
2. Los recursos humanos: Son las personas de la organización.

El primer factor es más fácil de optimizar, pero el segundo factor es más complejo de optimizar.

Los Recursos Humanos como Motor de la Calidad

Los recursos humanos son los que hacen funcionar las tecnologías y los medios de producción. La importancia de los recursos humanos es mayor cuanto más depende de ellos la operatividad de la empresa.

Los recursos humanos son el factor más importante de la calidad de la empresa, y los elementos que la componen son:

1. La formación y la capacitación de las personas para realizar su trabajo.
2. La motivación, la implicación de las personas en la calidad de la empresa, y la ilusión y el gusto por el trabajo bien hecho.

La Fuerza de la Calidad

Por otra parte, la calidad es una actuación legítima de la empresa a la que nadie se opone, por lo que cualquier iniciativa para la mejora de la calidad es siempre bien acogida por el personal de la empresa. Ahí radica su fuerza.

La Formación del Personal

El desarrollo correcto de las funciones y tareas requiere un determinado grado de formación, de conocimientos específicos y de habilidades. En la selección de nuevas personas se parte de unos niveles de formación o de experiencia adecuados a las tareas que van a desempeñar. Sin embargo, surgen necesidades específicas de formación en tres situaciones diferentes:

1. En la incorporación de nuevas personas a la empresa, para que puedan adaptarse a las peculiaridades de los procesos de trabajo a los que son asignados.
2. En la promoción de las personas dentro de la organización, para desarrollar nuevas tareas que requieren algún tipo de formación.
3. En la actualización de conocimientos o habilidades debido a los cambios tecnológicos.

Responsables de la Formación en la Empresa

La formación en la empresa recae sobre diversos responsables:

1. Mando jerárquico: Principal responsable de la formación.
2. Departamento de formación: Especializado en tareas de formación interna.
3. Proveedores: Suelen facilitar formación específica para el uso de nuevos equipos.
4. Departamento de calidad.

Etapas de la Formación Continua

La formación continua consta de varias etapas:

1. Detección de las necesidades de formación.
2. Elaboración de un plan de formación, que incluye:
   1. Objetivos de formación.
   2. Personas a las que se dirige la formación.
   3. Programas, contenidos y duración de la formación.
   4. Fechas de realización.
   5. Encargados de realizarla.
   6. Medios materiales.
   7. Coste del plan.
   8. Métodos de seguimiento de la eficacia de las acciones formativas.
3. Ejecución de la formación planificada.
4. Seguimiento y evaluación.

Herramientas para la Gestión de la Calidad

Tormenta de Ideas o Brainstorming

Tiene como objetivo expresar ideas que se les ocurran a los participantes para fomentar la creatividad del grupo. El proceso se rige por seis reglas básicas:

1. Establecer el objetivo del brainstorming.
2. Cada persona debe tomar la palabra de forma ordenada para decir lo que se le ocurra relacionado con el tema.
3. Decir lo primero que le viene a la mente.
4. No se admiten críticas en el grupo.
5. Se busca más la cantidad de ideas que la calidad inicial.
6. Se pueden hacer combinaciones de ideas.

Diagrama Causa y Efecto (Diagrama de Ishikawa)

También llamado diagrama en espina de pescado o diagrama de Ishikawa, es un método para clarificar las causas de un problema. Es necesario identificar el efecto que se quiere estudiar, se hace una relación de las causas que pueden originar el efecto y se agrupan en clases del mismo tipo. Luego se representan las causas de cada clase relacionadas entre sí y con el efecto mediante flechas.