Tipos de Evaluación según Quién la Realiza

La forma en que se lleva a cabo la valoración de un proyecto define su enfoque y alcance. Existen varios modelos:

• Evaluación Interna: Se realiza por la organización gestora del proyecto.
• Evaluación Participativa: Incluye a los beneficiarios para establecer prioridades.
• Evaluación Mixta: Combina la evaluación interna y la participativa.
• Evaluación Externa: Es realizada por personas ajenas a la institución.

Estrategias para el Monitoreo de Actividades

Las estrategias para realizar un monitoreo efectivo pueden referirse a:

• Participación en reuniones de trabajo del personal.
• Observación de actividades de capacitación.
• Desarrollo del propio proceso de trabajo.

Esto nos ayudará a generar información que asista a los actores a reorientar los planes cuando así se requiera y para la toma de decisiones con respecto al uso y asignación de los recursos.

El Monitoreo en la Práctica

Durante el monitoreo: Para este tipo de valoración se propone la utilización de procedimientos basados en indicadores que permitan el acompañamiento del proceso a través de controles.

El monitoreo se enfoca en:

• Revisar el plan y compararlo con lo que se está desarrollando.
• Observar la adecuación entre las funciones a desempeñar y la competencia de los responsables.
• Controlar los tiempos, actores, estrategias, recursos y resultados inmediatos.

Finalidad del Monitoreo

El objetivo principal es poder introducir previsiones, correcciones o cambios oportunamente, tanto políticos como operativos, que permitan enfrentar las desviaciones que se vayan presentando en la ejecución de las acciones. Esto permite una comprobación continua del plan adoptado y valorar su aceptación por el equipo ejecutor. El foco de esta valoración está en las propias acciones y no en los objetos o metas del plan.

Aspectos Clave para un Seguimiento Efectivo

El seguimiento efectivo debe contemplar los siguientes aspectos:

• Debe ser conducido de forma regular.
• Venga como esté; no se necesitan presentaciones adornadas.
• Use data real para evaluar el desempeño; no se deben usar opiniones ni anécdotas.
• Mantenga un clima honesto y de apertura.
• Evalúe los aspectos básicos del proyecto primero, seguido de la información sobre las actividades consideradas como esenciales para el futuro del plan.
• Cuando conduzca una valoración, es importante que el gerente mantenga una actitud calmada y no amenazadora.

Consecuencias de la Falta de Seguimiento Periódico

FALTA DE SEGUIMIENTO PERIÓDICO Y DE MEJORAMIENTO DEL PROCESO: No importa cuán extraordinario sea nuestro plan, si su progreso no es evaluado periódicamente, el plan fracasará en precipitar el cambio requerido. La gente quiere trabajar en aquellas cosas que son importantes. Si nadie pregunta acerca del progreso del plan, la gente percibirá que las actividades derivadas de él no son importantes. El proceso de seguimiento es quizás el paso más importante en el proceso de planificación.

El seguimiento efectivo debe estar propuesto en la agenda. Un calendario de reuniones para el seguimiento es un buen método para comunicar cuándo será realizado. La gente necesita saber que el seguimiento siempre ocurrirá y que se espera de ellos que presenten el estado de la situación de los aspectos fundamentales de su área y también de los objetivos de futuro de los que son responsables en el plan estratégico.

Es importante que el proceso de seguimiento incluya datos específicos. Usar indicadores válidos para cuantificar el proceso nos ayuda a concentrarnos en los aspectos esenciales, a hacer planteamientos como: ¿Por qué no hemos logrado la meta?

Detalles de Evaluaciones de Seguimiento Efectivas

• Las evaluaciones de seguimiento efectivas requieren que el o los responsables del proceso traigan a la reunión toda la data de soporte necesaria.
• Los aspectos básicos del proyecto deben ser evaluados primero. Generalmente estos aspectos se estarán comportando como se espera y, por lo tanto, esta parte del proceso de seguimiento debe ser relativamente rápida; no es necesario dedicar demasiado tiempo a cosas que están marchando bien.
• Si el desempeño de un aspecto básico del proyecto sobrepasa los límites previstos durante el periodo evaluado, los evaluadores deben describir la situación y las acciones tomadas para resolver el problema y prevenir que este se vuelva a presentar.
• Después de revisar los aspectos básicos, se deberían evaluar los progresos para alcanzar los objetivos futuristas. Esta valoración debe hacerse comparando lo que se esperaba lograr contra lo que se logró. Toda desviación debería ser analizada en profundidad hasta encontrar su causa raíz.
• Con base en la comparación de la causa raíz, las implicaciones deberían ser discutidas hasta llegar a acuerdos sobre los resultados esperados en el periodo contemplado hasta el próximo seguimiento.

Valoración Posterior a la Ejecución

DESPUÉS: Valorar, interpretar y juzgar los resultados del programa o plan. Esto nos permitirá determinar si el programa merece prolongarse, repetirse o ampliarse en otros ámbitos. Para esto se debe:

• Tener información objetiva sobre el grado de cumplimiento del programa.
• Contar con aportes y juicios de las personas o actores involucrados en el programa.
• Realizar reuniones o entrevistas de trabajo a personas clave sobre su percepción de los efectos del programa.

Matriz de Monitoreo del Proyecto: Proceso de Transformación

Definiciones de la Matriz:

1. Actividades más importantes para cada uno de los programas y que sean indicadores del avance del proyecto.
2. Actividad abandonada.
3. Actividad que se encuentra en peor situación que al inicio de su implementación.
4. No se ha iniciado la actividad.
5. Fecha de inicio de la actividad.
6. No se ha avanzado ni retrocedido, sigue en el mismo punto.
7. Grado de avance del cumplimiento de la actividad (niveles 7 a 10).
8. Grado de avance del cumplimiento de la actividad (niveles 7 a 10).
9. Grado de avance del cumplimiento de la actividad (niveles 7 a 10).
10. Grado de avance del cumplimiento de la actividad (niveles 7 a 10).
11. Se ha logrado el producto de manera exitosa.
12. Se describe el producto que se quiere lograr. Es algo tangible.