La Importancia de las Compras en la Empresa

Las compras constituyen una función importante y crucial para todo tipo de empresa, con independencia de que su actividad sea de transformación, fabricación o comercialización. Las compras repercuten directamente en la situación financiera de la empresa.

La función de compras requiere de un profesional bien formado. Un deficiente funcionamiento en esta área puede condicionar seriamente la calidad del producto final, la eficacia del proceso productivo y, en general, la situación financiera de la empresa. Desde esta perspectiva, la importancia de las compras se deriva de sus características internas y de su capacidad para contribuir al resto de la organización, por ser la fase de arranque de toda actividad empresarial.

Para llevar a cabo una adecuada política de compras, se hace preciso la existencia de un profesional responsable de compras, capaz de dar respuesta a las siguientes cuestiones:

• ¿Qué comprar?
• ¿A quién comprar?
• ¿Cuándo comprar?
• ¿Cuánto comprar?

Para dar respuesta correcta a estas preguntas y cumplir los objetivos de compra, este responsable debe tener un conocimiento profundo del entorno en el que se desenvuelve la empresa: proveedores, distribuidores, productos, servicios, precios, condiciones de venta y distribución, etc.

Entendiendo el Proceso de Comunicación

El funcionamiento y la evolución de todas las sociedades humanas es posible gracias a la comunicación. Todos los individuos o grupos que forman las sociedades experimentan la necesidad de comunicarse para intercambiar informaciones y relacionarse entre sí. Sin comunicación no existiría vida social, ni siquiera individual.

El acto de comunicar es un proceso en el que dos o más personas se relacionan y, a través de un intercambio de mensajes con códigos similares, intentan comprenderse e influirse mutuamente. De forma más simple, la comunicación es el proceso mediante el cual dos o más personas se relacionan con el fin de transmitir o intercambiar cualquier tipo de información.

Comunicación vs. Información

Es un error extendido considerar que comunicación e información son lo mismo, aunque son conceptos interconectados y no fáciles de distinguir.

• La información actúa en una sola dirección: alguien emite un mensaje y otra persona lo recibe y hace suyo el contenido.
• La comunicación actúa en ambas direcciones: alguien emite un mensaje, otra persona lo recibe, lo hace suyo y reacciona transmitiendo al emisor inicial el resultado o las consecuencias provocadas por el mensaje.

Etapas del Proceso de Comunicación

El proceso de comunicación es una acción de doble sentido que se desarrolla a través de cuatro etapas:

1ª Elaboración del Mensaje

Una vez que el emisor tiene claramente definidos los objetivos de comunicación, elabora el mensaje basándose en sus conocimientos y experiencias. Para ello, lleva a cabo un proceso de codificación, utilizando un código común (lenguaje, signos, etc.) con el receptor para garantizar la comprensión del contenido.

2ª Transmisión del Mensaje

Es el acto por el cual el emisor hace llegar el mensaje al receptor. El emisor elige el canal y/o soporte adecuado para la transmisión del mensaje.

3ª Captación y Comprensión del Mensaje

Se produce la captación cuando la información transmitida llega al receptor. Para que esto ocurra, el emisor debe asegurarse de que no haya ruidos o filtros que distorsionen el significado y que comparten un mismo código. El receptor, a través de un proceso interno de descodificación, interpreta el mensaje y produce un cambio de actitud.

• La comunicación unidireccional se da cuando el receptor recibe y comprende el mensaje.
• La comunicación bidireccional ocurre cuando el receptor responde al emisor.

Cuando el mensaje es recibido y comprendido, se completa el proceso comunicativo de sentido único, conocido como unidireccional.

4ª Respuesta (Retroalimentación)

Si el receptor contesta al emisor enviándole un mensaje como respuesta, la comunicación se vuelve bidireccional. El receptor se convierte en emisor y viceversa. Tanto el receptor como el emisor activan la retroalimentación o feed-back para evaluar y controlar la calidad y el significado percibido de la comunicación.

Objetivos del Proceso de Comunicación

El proceso de comunicación persigue principalmente tres objetivos:

• Que el receptor reciba el mensaje, para lo cual el emisor debe ser aceptado.
• Que el receptor interprete correctamente el mensaje, para lo cual el emisor debe hacerse comprender a través de hechos y sentimientos.
• Que el mensaje incite a la acción, logrando así una comprensión mutua entre emisor y receptor.

La Comunicación en la Compraventa y Relaciones Comerciales

La comunicación en la compraventa es un caso particular de comunicación interpersonal, es decir, aquella que tiene lugar entre dos o más interlocutores capaces de emitir y recibir mensajes en el mismo proceso. Se diferencia de otros tipos de comunicación comercial como la publicidad o las relaciones públicas, que no implican una relación directa.

Para comprender el proceso de comunicación en la compraventa, lo aplicamos a las relaciones comerciales, identificando:

• Emisor: Vendedor o proveedor.
• Mensaje: Argumentario de compras o ventas.
• Receptor: Cliente o comprador.

Muchos vendedores se centran en exponer sus argumentos de forma brillante, sin considerar las motivaciones y necesidades del cliente. Esto resulta en una comunicación unilateral, donde solo se ha transmitido información sin obtener una reacción.

El Objetivo de la Comunicación en la Venta: Persuadir

El objetivo principal de la comunicación en la venta es persuadir, es decir, potenciar el comportamiento positivo del posible cliente respecto a la oferta. Para persuadir, es necesario establecer una comunicación bilateral, adaptada a cada cliente.

Un buen vendedor debe identificar lo que el cliente desea y necesita, captar su punto de vista y desarrollar la conversación de acuerdo con ello. El cliente es la otra mitad del proceso; debe hablar y escuchar con eficiencia. Ambas partes deben jugar los roles de emisor y receptor alternativamente, asegurando una bidireccionalidad.

El objetivo inmediato es que el cliente no sea un receptor pasivo, sino que el mensaje del vendedor despierte comentarios y preguntas que el vendedor pueda aclarar, fomentando así una interacción efectiva.