Sistemas de Gestión y Archivo de Documentos Electrónicos

Los documentos electrónicos están sujetos a la teoría de las tres edades de los documentos. Cabe distinguir entre:

• Sistemas de gestión de documentos electrónicos: Orientados principalmente al control de los documentos electrónicos durante su fase de actividad y semiactividad.
• Sistemas de archivo de documentos electrónicos: Orientados al control de los documentos electrónicos cuando estos alcanzan la inactividad.

Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos

Para el desarrollo de sistemas de gestión de documentos electrónicos, es recomendable utilizar la norma ISO 16175-2. Deben cumplir una serie de requisitos funcionales para las siguientes actividades:

• 1. Creación

  • Captura: Mediante la aplicación de metadatos de gestión de documentos, la definición de agrupaciones documentales y el control de la importación, exportación e interoperabilidad de documentos.
  • Identificación: Mediante la asignación de un identificador único.
  • Clasificación: De carácter funcional.

• 2. Mantenimiento

  • Establecimiento de controles y medidas de seguridad para evitar alteraciones no autorizadas de los documentos y asegurar la fiabilidad, autenticidad, integridad y usabilidad de los documentos. Para ello, es preciso controlar el seguimiento y establecer medidas tecnológicas de protección.
  • Control de documentos híbridos.
  • Valoración y disposición (migración y eliminación de documentos innecesarios).

• 3. Difusión

  • Búsqueda, recuperación y representación.

• 4. Administración

  Es preciso diferenciar entre la administración del sistema, que debe ser realizada por un informático, y la administración de documentos, que debe ser llevada a cabo por el archivero o gestor de documentos.

Sistemas de Archivo de Documentos Electrónicos

Estos sistemas están orientados a la preservación a largo plazo de los documentos electrónicos. Es conveniente disponer de Sistemas de Información Archivística Abierta (OAIS).

Un OAIS es un “archivo que consiste en una organización, que puede ser parte de una organización mayor, de personas y sistemas que ha asumido la responsabilidad de preservar información y ponerla a disposición de una comunidad designada”.

El modelo OAIS es un referente en el que se basan muchos repositorios de archivo para la conservación a largo plazo de sus documentos, siendo un modelo apropiado para crear repositorios fiables.

Fue desarrollado por el CCSDS, organismo encargado de desarrollar los estándares de datos de las principales agencias espaciales a nivel mundial, bajo el nombre de Reference Model for an Open Archival Information System (OAIS). Fue publicado en 2002 y posteriormente se convirtió en la norma ISO 14721.

El modelo OAIS es de carácter funcional y general, independiente de aplicaciones específicas o de un hardware concreto. Se organiza en torno a seis grandes funciones:

• Función de adquisición (recepción de información, preparación para el almacenamiento y gestión en el repositorio).
• Función de gestión de archivo (uso del repositorio, mantenimiento de paquetes de información de archivo).
• Función de gestión de los datos (descripción).
• Función de administración (gestión de operaciones diarias).
• Función de acceso (ayuda a los usuarios a identificar y obtener información, y permite su consulta).
• Preservación.

Tipos de Paquetes de Información OAIS

• SIP (Submission Information Package): Paquete que es enviado a OAIS por un productor. El envío se realiza de acuerdo con la forma negociada entre el productor y el OAIS.
• AIP (Archival Information Package): Paquete en que es transformado un SIP para su preservación.
• DIP (Dissemination Information Package): Información de un AIP proporcionada a un consumidor.

Legislación Española sobre Documentos Electrónicos

En el ámbito de la Administración Pública española, se ha desarrollado una abundante legislación sobre documentos electrónicos.

Ley 11/2007: Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos

La Ley 11/2007, de 22 de junio, de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos, regula la relación entre los ciudadanos y las administraciones públicas a través de medios electrónicos.

Concepto de Interoperabilidad

Un elemento clave para facilitar las relaciones entre los ciudadanos y la Administración es la interoperabilidad. La Ley la define como:

“la capacidad de los sistemas de información y de los procedimientos a los que estos dan soporte, de compartir datos y posibilitar el intercambio de información y conocimiento entre ellos”.

Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI)

Asimismo, la Ley define el concepto de Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI) como:

“conjunto de criterios y recomendaciones en materia de seguridad, conservación y normalización de la información, de los formatos y de las aplicaciones que deben ser considerados por las Administraciones Públicas para la toma de decisiones tecnológicas que garanticen la interoperabilidad”.

Real Decreto 4/2010: Regulación del ENI

El Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI) en el ámbito de la Administración Electrónica, se ocupa de sus características técnicas. Se ha desarrollado una amplia serie de Normas Técnicas de Interoperabilidad (NTI) dedicadas a regular aspectos específicos de la interoperabilidad (como el documento electrónico, la digitalización o el expediente electrónico). Una de las NTI aprobadas es la relativa a la política de gestión de documentos electrónicos, complementada por la elaboración del e-EMGDE.

Esquema Nacional de Seguridad (ENS)

Un elemento complementario del ENI es el Esquema Nacional de Seguridad (ENS), regulado por el Real Decreto 3/2010, de 8 de enero, relativo a la seguridad en el uso de medios electrónicos.