Buenos días, Cristina:

Le escribimos para informarle de un cambio en su cita de este jueves a las 12:30 h. La nueva cita será el viernes a la misma hora.

Si tiene algún problema, no dude en escribirnos y ajustaremos la hora y el día de su cita.

Un saludo.

Aplicaciones Informáticas para el Manejo de Datos de Pacientes

Debe tener una base de datos actualizada y completa. Una base de datos es el conjunto de datos organizados que permite obtener la información con rapidez.

Propiedades de los Datos

• No redundancia: Independientemente de la aplicación o soporte de almacenamiento, se debe intentar no repetir continuamente los datos.
• Accesibilidad y aprovechamiento: Los datos suelen ser compartidos por usuarios o aplicaciones informáticas.
• Gestión centralizada: A pesar de compartirlos, los datos deben ser controlados a través de una gestión centralizada que garantice su integridad.

Actualización de las Bases de Datos

La información debe actualizarse y poder modificarse en las bases de datos.

Realización de Copias de Seguridad

Es fundamental seleccionar los datos incluidos en las copias y guardarlas para evitar la pérdida de información. Según la LOPD, los datos personales de nivel alto en las copias de seguridad deben guardarse cifrados y en una ubicación diferente a la de origen. Es importante que la creación de copias de seguridad sea automática para evitar problemas ante un olvido.

Gestión de Datos de Pacientes

La recogida y almacenamiento de datos tiene los siguientes objetivos:

• Administrativa: La correcta gestión de la agenda y el funcionamiento de la clínica gracias a los datos del paciente (teléfono, correo, etc.).
• Función asistencial: La buena recogida de datos es fundamental para un correcto diagnóstico, tratamiento y seguimiento.
• Docente e investigadora: Los datos pueden ser útiles para estudios epidemiológicos o para docencia. Estos datos no pueden identificar a los pacientes concretos, separando los datos de carácter clínico-asistencial y asegurando su anonimato, salvo que el paciente dé su consentimiento para no separarlos. El profesional está obligado a no reproducir, modificar, hacer pública o divulgar a terceros la información personal.
• Control de calidad: La buena recogida de datos puede ser parte de un programa de gestión de calidad.

Los datos a recoger son:

• Datos de filiación: (edad, sexo, origen, etc.)
• Datos clínicos del paciente: (enfermedades, antecedentes personales, enfermedades actuales dentales, etc.)
• Datos de entidades responsables de prestaciones: Debe constar la pertenencia a seguros médicos y las coberturas que sus pólizas ofrecen. Es importante registrar las coberturas gratuitas de las que se beneficia el paciente y las fechas en las que las ha disfrutado, ya que algunas tienen una frecuencia temporal fijada. Cada paciente debe acudir con la tarjeta que acredita la vigencia del servicio de la aseguradora.

Legislación y Normativa Vigentes

La nueva Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD) de 2018 pretende adaptar el ordenamiento español al nuevo Reglamento Europeo de Protección de Datos (RGPD).

Definición de Datos Personales

Según la LOPD, son datos personales cualquier conjunto de datos de carácter personal, sea cual sea su forma de creación, almacenamiento, organización o acceso.

Tratamiento de Datos Personales

Los ficheros de pacientes deben tratarse mediante las consideraciones y procedimientos técnicos que permitan su recogida, grabación, conservación, elaboración, modificación, bloqueo y cancelación. También afecta a las cesiones de datos que resulten de comunicaciones, consultas, interconexiones y transferencias de los mismos. Son datos especialmente protegidos por su sensibilidad y por pertenecer al ámbito más íntimo:

• Ideología
• Afiliación sindical
• Religión
• Creencias
• Origen racial
• Salud y vida sexual

Estas normas deben aplicarse a distintos documentos de la clínica:

• Ficheros automatizados: Sistemas informáticos, clínica electrónica, agenda electrónica, etc.
• Ficheros manuales: Historias clínicas, currículum vitae, fichas dentales, etc.
• Ficheros temporales: Copias de seguridad, copias de las agendas del día, etc.

Los trabajadores deben tratar los datos personales cumpliendo con la LOPD, no pudiendo divulgarlos libremente. El responsable del fichero y quienes intervengan en el tratamiento de datos personales están obligados al secreto profesional respecto a los mismos y al deber de guardarlos.

Entre las nuevas obligaciones para la clínica están:

• Procurar el consentimiento inequívoco y expreso del paciente para el uso de sus datos.
• Actualizar las cláusulas de los contratos.
• Poner por escrito el compromiso de confidencialidad que deben firmar los trabajadores y las repercusiones si faltan al mismo.
• Obligación de notificar una brecha o violación de seguridad si la misma afecta a datos personales o representa un riesgo para los derechos y libertades de las personas físicas.
• Elección responsable de proveedores externos que accedan a los datos, asegurándose de que cumplan la LOPD.
• Obligatoriedad de disponer de un Delegado de Protección de Datos (DPD) en el centro.

Errores Más Frecuentes en el Cumplimiento de la LOPD (Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal)

Un error frecuente es el uso de USB no autorizadas que pueden copiar archivos del ordenador de forma no protegida.

Extremar cuidados en la exposición de claves de acceso personales e intransferibles en zonas de común visualización.

Archivar de forma correcta las historias clínicas de papel: deben estar en un armario con sistema de seguridad y, una vez usadas, no dejarlas a la vista o en recepción sin archivar.

Todos los papeles que puedan generarse con datos personales se tienen que destruir con un medio que impida que sean reconocibles.