Gestión Integral de Proyectos y Aprovisionamiento: Conceptos Clave para la Eficiencia
Documentos Esenciales de un Proyecto
- Memoria Descriptiva
- Pliego de Condiciones
- Presupuesto
- Planos y Esquemas
Disposiciones del Pliego de Cláusulas Administrativas
Disposiciones Generales
Esta parte del documento incluirá una descripción general del contenido del proyecto, los criterios y aspectos normativos y administrativos a tener en cuenta, así como un listado de planos que componen el proyecto, etcétera.
Disposiciones Facultativas
Regula las relaciones entre la empresa contratista, la propiedad y la dirección facultativa, estableciendo las funciones de cada una de ellas.
Disposiciones Económicas
Regula las relaciones económicas entre propiedad y contrata, y la función de control que ejerce la dirección de obra a través de las certificaciones.
Elementos Clave de una Memoria de Proyecto
- Objeto del proyecto
- Promotor de la instalación, peticionario y/o titular
- Emplazamiento o localización
- Reglamentación
- Descripción del edificio o emplazamiento
- Necesidades
- Descripción de la instalación
- Justificación de la solución adoptada
Tipos de Presupuestos en Proyectos
Presupuesto de Ejecución Material
Está compuesto exclusivamente por los costes obtenidos del procedimiento anterior, además del presupuesto del estudio de seguridad y salud, si procede. Por tanto, no incluye los gastos generales, el margen de beneficios, los honorarios profesionales ni los impuestos.
Presupuesto de Contrata
Es el resultado de sumar al presupuesto de ejecución material los gastos generales de la empresa, el IVA y el beneficio industrial.
Planos Esenciales en un Proyecto Técnico
Plano de Ubicación
Sirve para localizar el emplazamiento en el que se realiza la instalación. Para ello se utilizan habitualmente planos con escala 1:10.000 a 1:50.000.
Plano de Emplazamiento
Permite localizar con mayor precisión la ubicación del emplazamiento objeto del proyecto. Se utilizan escalas entre 1:200 y 1:2.000.
Planos Descriptivos de Condiciones
En algunos proyectos es necesario incluir planos que reflejen factores que puedan influir en el desarrollo de la instalación, como pueden ser características geológicas, delimitación de parcelas, clasificación medioambiental, etcétera.
Planos Descriptivos de la Situación Actual
Estos planos deben reflejar todos los elementos existentes previamente a la realización de la obra.
Planos o Esquemas de la Instalación
Se representará la instalación sobre planos del proyecto, así como los esquemas correspondientes.
Tareas Fundamentales del Aprovisionamiento
- Gestión de proveedores: selección de proveedores y negociación de precios y términos de compra.
- Almacenamiento de los materiales necesarios para el funcionamiento de la empresa.
- Mantenimiento de stock en las mejores condiciones de coste y operatividad.
Definiciones de Roles Ejecutivos: CEO y CMO
CEO: Director Ejecutivo.
CMO: Director de Marketing.
Objetivos Estratégicos del Aprovisionamiento
- Minimizar el coste de la gestión de compras.
- Contribuir a los objetivos comunes de la empresa.
- Mejorar la calidad de los productos y servicios de la empresa.
- Encontrar proveedores competentes y fieles.
- Reducir los gastos por exceso de stock y los riesgos de rotura.
- Gestionar los proyectos de forma que se reduzca el coste y se mejore la calidad de los productos y servicios.
- Controlar los plazos y condiciones de entrega.
Criterios de Selección de Proveedores según Lechman
- Reputación general del proveedor.
- Condiciones financieras.
- Flexibilidad para adaptarse a las necesidades de la empresa.
- Experiencia con el proveedor en situaciones análogas.
- Servicio técnico.
- Confianza.
- Comodidad en el suministro.
- Datos sobre la adecuación del pedido.
- Precio.
- Especificaciones técnicas.
- Facilidades de uso del producto.
- Preferencias del usuario principal del producto.
- Formación ofrecida por el suministrador.
- Tiempo de formación requerida.
- Confianza en la fecha de entrega prometida.
- Facilidad del mantenimiento.
- Servicio postventa.
Criterios Adicionales para la Selección de Proveedores
- Estabilidad financiera.
- Socios de negocio.
- Localización geográfica.
- Transporte empleado.
- Formación.
- Ética.
Fases Clave en la Gestión del Aprovisionamiento
- Análisis de necesidades.
- Selección de proveedores.
- Emisión y gestión de pedidos.
- Recepción y verificación.
- Aprobación y pago de facturas.
- Control de resultados.
Prescripciones y Verificaciones en Edificios Terminados
Prescripciones sobre Materiales
Debe describir de forma exhaustiva y completa los materiales que deberán utilizarse en la obra o instalación.
Prescripción en la Ejecución por Unidad de Obra
Especificará el procedimiento constructivo previsto para la obra o instalación de acuerdo con la programación de los trabajos, así como las condiciones esenciales para la correcta ejecución de todas las unidades de obra.
Prescripciones sobre Verificaciones en el Edificio Terminado
Especificará los parámetros a tener en cuenta para el control de calidad del edificio o instalaciones ejecutado. Las no conformidades podrán dar lugar a la aceptación de la instalación con rebaja de precio, a la aceptación con obligación de subsanación de reparos (pudiendo incluir una rebaja de precio), o a la demolición total o parcial y reconstrucción (rechazo).
Criterios Mínimos para la Selección de Proveedores
- Calidad.
- Precio.
- Plazo de entrega.
- Cantidad: algunos proveedores establecen un pedido mínimo y otros, por el contrario, no tienen capacidad para servir cantidades elevadas.
- Servicio.
Beneficios de Solicitar Múltiples Ofertas a Proveedores
- Conocer nuevos proveedores.
- Evaluar la situación real del mercado.
- Fomentar la competencia.
Cálculo de la Constante de Probabilidad y Coste Unitario
Definición de Pedido Abierto
Es el que se hace por cantidades orientativas, que se irán concretando en función del consumo real, con el compromiso de suministro en un breve periodo de tiempo, y en el que el proveedor deberá mantener un stock mínimo. Este tipo de pedidos suele hacerse en grandes proyectos, acordando un precio constante durante todo el plazo de vigencia del contrato.
Definición de Pedido Programado
Se emplea para materiales cuya demanda se conoce estadísticamente y consiste en una petición para que cada cierto tiempo se sirva una cantidad determinada de ese material.
Elementos Esenciales en un Pedido Entregado
- Datos del comprador.
- Número de orden.
- Fecha de expedición y referencias.
- Datos de identificación del vendedor.
- Relación de los artículos solicitados.
- Condiciones comerciales.
El Albarán de Entrega: Concepto y Función
Es un documento que confecciona el vendedor y lo envía al comprador junto con la mercancía. Su función principal es servir como justificante para acreditar que los productos han sido entregados al cliente y también de guía para emitir la factura.
Documentación para el Responsable de Compras
- Albarán de entrega.
- Pedido u orden de compra.
- Factura.
Pago de Crédito Aplazado
Significa que el vendedor hace entrega de la mercancía, pero la obligación del comprador no se cumple de forma inmediata; el pago tiene lugar en el plazo establecido por los contratantes. (Letra de cambio y pagaré)
La Factura del Proveedor
Es el documento que acredita legalmente la operación de compraventa o prestación de servicios y se confecciona partiendo de los datos que figuran en el pedido y en la copia del albarán que acepta el comprador.
Cálculo del Periodo Medio de Pago
Datos Obligatorios en un Documento de Pedido
Fecha de expedición y referencias.
Condiciones Comerciales en un Pedido
En este apartado se incluyen los descuentos que aplicará el vendedor, quién pagará los gastos de embalaje, transporte, seguro, la forma de pago y cualquier otro acuerdo que se haya pactado de forma oral o que figure en el contrato. También es preciso que figure la firma del comprador en señal de aceptación o compromiso; pues, de no ser así, se puede considerar una simple propuesta de pedido.
Recepción y Verificación de Pedidos: Acciones Clave
- Descarga del material.
- Comprobación de los albaranes de entrega del proveedor con el pedido. En caso de existir alguna divergencia, se notificará inmediatamente al departamento de compras.
- Alta del material entrante en el inventario del almacén.
- Almacenado o preparación y etiquetado para envío inmediato a obra.
Índice de Rotación de Inventario
Plazo de Espera Medio
Just-in-Time (JIT): Concepto y Aplicación
Es una técnica de aprovisionamiento con origen en las fábricas japonesas de automóviles. Su objetivo es reducir al mínimo los costes de almacenamiento, para lo que parte de la filosofía de “fabricar los elementos que se necesitan, solo en la cantidad que se necesitan y justo en el instante en el que se necesitan”. Este modelo requiere un esfuerzo importante para su implantación, aunque los beneficios que aporta son notables.
Fases de un Plan de Montaje
- Fecha de inicio y duración.
- Recursos humanos necesarios.
- Materiales necesarios.
Factores Clave en el Aprovisionamiento Electrotécnico
- Tipo de actividad.
- Tipo de materiales.
- Volumen de la empresa.
Ejemplo de Plan de Montaje para Instalación Eléctrica
En una instalación de interior en un edificio de viviendas, la instalación de los cables no se realizará hasta al menos varios días después de que hayan sido cubiertas las rozas por las que transcurren los tubos, y los mecanismos y elementos de protección se instalarán más tarde, cuando se haya instalado el cableado.
Clasificación de Tipos de Almacén
- Almacén central.
- Almacén de tránsito.
- Almacén de cross-docking.
- Almacenes externos en operadores logísticos.
- Almacén de obra.
Almacén Cross-Docking: Funcionamiento
Se trata de un almacén situado en puntos estratégicos y que trabaja sin stock, es decir, se limita a distribuir inmediatamente la mercancía entrante hacia otros almacenes o directamente a las obras.
Almacenes Externos con Operadores Logísticos
En algunas ocasiones resultará más ventajoso utilizar la infraestructura de un operador logístico para almacenar y distribuir los materiales, en lugar de emplear un almacén propio.
Partes Fundamentales de un Almacén
Zona de Recepción
Es la zona en la que se recibirá la mercancía entrante, que quedará situada allí hasta que se compruebe que corresponde con el pedido realizado y se haya registrado correctamente en la herramienta de gestión del almacén.
Zona de Control
En esta zona se realiza una revisión más exhaustiva de la mercancía entrante. Salvo en almacenes de gran tamaño o para mercancías que requieran este tipo de revisión, esta zona coincidirá con la zona de llegada.
Zona de Almacenamiento
Los materiales estarán en esta zona hasta que se solicite su salida. Habitualmente estará formada por estanterías o soportes adecuados para la mercancía almacenada.
Zona de Preparación o Picking
En esta zona se irán agrupando los distintos materiales que requiera el pedido.
Zona de Expedición
Una vez preparado el pedido, se coloca en esta zona a la espera de que sea recogido por los técnicos o transportistas.
Diseño de la Distribución Interna de un Almacén
(Se esperaría una imagen o diagrama aquí para ilustrar la distribución interna de un almacén.)
Organigrama del Proceso de Recepción de Mercancía en Almacén
- Llegada de mercancía al almacén.
- Comprobación de existencia de pedido asociado.
- Comparación entre bultos y albarán.
- Sellado del albarán.
- Etiquetado de mercancía.
- Almacenaje.
Normalización en el Método de las 5S
Consiste en integrar las 5S en los procedimientos de la empresa. Para ello se realizan comprobaciones e inspecciones sistemáticas para detectar anomalías, tanto en la aplicación de los procedimientos como en la efectividad de las decisiones tomadas al respecto.
La Requisición en la Gestión de Almacenes
Es la petición que realiza el personal encargado de la obra para que el almacén les suministre el material necesario. Esta petición, una vez autorizada por el jefe de obra, llegará al departamento responsable de compras quien cursará el pedido (u orden de compra) al proveedor.
El Pedido en la Gestión de Almacenes
Es la petición formal que se realiza a un proveedor para que suministre unos determinados materiales o herramientas.
Clasificación de Tipos de Inventario
Inventario Clase A
Requiere un control exhaustivo; es necesario que el inventario se actualice instantáneamente tras cada movimiento de entrada o salida.
Inventario Clase B
Es suficiente con un control intermedio.
Inventario Clase C
No es necesario un control continuo de estos elementos, ya que su valor relativo es bajo. Bastará con programar controles periódicos.
Costes Asociados al Espacio de Almacenamiento
El almacén podrá ser alquilado o bien propiedad de la empresa. En ambos casos, esto supone un coste que deberá tenerse en cuenta. Si el almacén es de alquiler, se tendrá en cuenta el precio mensual por metro cuadrado. Si el almacén se posee en propiedad, se considerará el coste de amortización de la inversión en el almacén frente a si se realizara en un producto con rentabilidad garantizada o en el departamento de producción de la empresa. El coste del espacio incluye también gastos de reparación y mantenimiento.
Cálculo del Coste de Espacio en Almacén
Método del Precio Medio Ponderado
Consiste en valorar cada unidad de acuerdo a la media ponderada del precio de adquisición.
Almacén Organizado: Ventajas y Desventajas
Facilita la búsqueda de materiales; la desventaja es que requiere reservar su sitio previamente.
El Método de las 5S: Principios y Aplicación
Se trata de conseguir que los espacios de trabajo y almacenes estuvieran dotados de una organización y limpieza que hicieran más eficiente el trabajo: Clasificación, Orden, Limpieza, Normalización y Mantener la Disciplina.
Almacén Caótico: Ventajas y Desventajas
Inconvenientes: resulta más difícil encontrar el material buscado y necesitaremos material informático para la gestión. Ventajas: el aprovechamiento del espacio disponible.
El Palé Europeo (Euro Pallet)
Es el más utilizado; sus medidas son 1.200 mm x 800 mm.
Medios Móviles para el Almacenamiento
Son equipos dinámicos que se mueven dentro del almacén y sus instalaciones y facilitan el flujo de mercancías, por ejemplo: carretillas elevadoras, transpaletas, etcétera.
Tipos de Almacenamiento
- Almacenamiento en estanterías.
- Almacenamiento en suelo.
- Almacenamiento por zonas.
- Almacenamiento aleatorio.
Almacenamiento por Zonas
Los artículos de similares características se colocan próximos entre sí en el almacén; pueden existir zonas del almacén sobrecargadas de materiales mientras que otras están casi vacías.
DOA (Dead on Arrival): Concepto
Mercancías que llegan al almacén en un estado defectuoso que impide su uso y deben ser devueltas.
Gestión de Material Defectuoso: Casos Comunes
- DOA (Dead on Arrival): Mercancías que llegan al almacén en un estado defectuoso que impide su uso y deben ser devueltas.
- RMA (Return Merchandise Authorization): Proceso de autorización para la devolución de un producto defectuoso.
Stock Cero (Just-in-Time): Definición
Esto es que el material debe llegar justo a tiempo, es decir, que en cuanto se pida el material llegue y se instale; no requiere tener almacén.
Stock Mínimo: Definición y Relevancia
Es la capacidad mínima determinada por la empresa para un determinado material, a partir de la cual se debe realizar obligatoriamente un pedido de reabastecimiento.