1. Gestión de Proveedores Estratégicos

La importancia de los proveedores es fundamental: una de las tareas clave de la logística es buscar y seleccionar a los proveedores adecuados, y establecer con ellos una relación óptima.

1.1. Concepto de Proveedor

Un proveedor es una entidad que garantiza y efectúa el suministro de bienes, servicios o recursos a otras empresas bajo condiciones legales de contratación mercantil.

Cadena de Suministro:

• Empresa proveedora → bienes/servicios/recursos → empresa cliente → bienes/recursos → consumidores/usuarios
• Se distingue entre el mercado industrial (B2B) y el mercado de consumo (B2C).

1.2. Los Proveedores como Aliados Estratégicos

Actualmente, las empresas tienden a considerar a sus proveedores como aliados estratégicos. Estas relaciones se basan en cuatro pilares:

• Colaboración: mejora la capacidad de ambas partes para enfrentar riesgos.
• Estabilidad: garantiza niveles mínimos de abastecimiento a largo plazo.
• Flexibilidad: permite adaptación rápida a las necesidades del mercado.
• Transparencia: ambas partes deben compartir información clara y adecuada.

1.3. Tipos de Proveedores

1. Según el tipo de necesidad que cubren:

   • Proveedores de bienes: Suministran materias primas, equipos o mobiliario.
   • Proveedores de servicios: Ofrecen servicios necesarios para el funcionamiento (como limpieza, mantenimiento…).
   • Proveedores de recursos financieros: Instituciones financieras que facilitan acceso a recursos económicos.

2. Según su posición respecto a la empresa:

   • Internos: Departamentos internos que gestionan recursos (como el almacén).
   • Externos: Empresas que abastecen a la empresa desde fuera.

3. Según el grado de vinculación con la producción:

   • Artesanos: Realizan trabajos artesanales muy diferenciados, en poca cantidad.
   • Fabricantes: Producen bienes directamente; pueden ser proveedores directos o trabajar con distribuidores.
   • Distribuidores: Compran productos a fabricantes y los revenden (a menudo a mayoristas).
   • Importadores: Adquieren productos del extranjero para revenderlos.

4. Según el sistema de gestión de calidad de la empresa:

   • Proveedores de grado I: Máxima calidad y cumplimiento de estándares a largo plazo.
   • Proveedores de grado II: Fiables, con alta capacidad y posibilidad de certificación a corto plazo.
   • Proveedores de grado III: Capacidad limitada, sin certificaciones de calidad.
   • Proveedores de grado IV: Baja capacidad, solo se usan si no hay otra opción.

2. Proceso de Selección de Proveedores

El proceso empieza con la localización de los proveedores, con el objetivo de crear un dossier de proveedores potenciales, es decir, un listado de empresas que podrían suministrar productos, materiales o servicios.

2.1. Localización de Proveedores

Proceso para identificar empresas que puedan satisfacer necesidades de aprovisionamiento de forma eficiente.

Fases de localización:

1. Análisis de las necesidades de aprovisionamiento: Determina los requisitos técnicos y materiales que la empresa necesita, con el fin de buscar proveedores adecuados.
2. Establecimiento de requisitos mínimos del proveedor:
   • Legales: Que estén al día con impuestos y Seguridad Social.
   • Laborales: Que cumplan leyes laborales nacionales/internacionales.
   • De calidad: Que tengan certificaciones reconocidas.
   • De salud y seguridad: Que cumplan normas vigentes en el área.
   • Medioambientales: Que respeten normas sobre residuos y contaminación.
   • Específicos del producto: Normativas concretas según el tipo de producto (químico, alimentario, etc.).
3. Búsqueda y análisis de información interna: Revisión de archivos y datos internos de la empresa sobre proveedores con los que ya se ha trabajado o contactado antes.
4. Búsqueda y análisis de información externa: Si la información interna no basta, se recurre a fuentes externas (online u offline) para localizar nuevos proveedores.
5. Lista de proveedores: Resultado de todo el proceso anterior: listado de posibles proveedores para valorar y seleccionar.

Marketplaces:

Una marketplace es una plataforma online donde diferentes vendedores ofrecen sus productos o servicios, y los compradores pueden elegir y comprarlos desde un solo sitio.

2.2. Proceso de Selección del Proveedor

El proceso se divide en 5 fases:

1. Criterios de selección:

   Se definen los criterios principales que se usarán para seleccionar al proveedor, según las necesidades de la empresa. Algunos criterios comunes:

   • Calidad del producto
   • Servicio postventa
   • Tiempo de entrega
   • Precio
   • Flexibilidad

2. Contacto con proveedores (solicitud de ofertas):

   Se contacta a los proveedores de la lista previa (hecha a partir del dossier de proveedores de la empresa). Este contacto puede ser por internet, teléfono, correo o visitas. El objetivo es solicitar una oferta concreta y detallada según los criterios establecidos.

3. Valoración de las ofertas:

   Una vez recibidas las ofertas, se analizan y comparan usando un cuadro comparativo que incluye los criterios clave. Esto permite elegir la opción que mejor se adapta a las necesidades de la empresa.

   Métodos para valorar ofertas:

   • Condiciones excluyentes: Se descartan los proveedores que no cumplen con requisitos básicos.
   • Conteo de condiciones cumplidas (valores absolutos): Se elige al proveedor que cumple con más condiciones.
   • Ponderación multicriterio: Se asignan puntos a cada criterio según su importancia, y se calcula una puntuación total para cada proveedor.

4. Elección del Proveedor:

   Se compara la información recogida de los proveedores para elegir el más adecuado y hacer la comanda. Los datos de los no seleccionados se guardan para futuros procesos. Es recomendable avisarlos por cortesía.

5. Evaluación de los Proveedores:

   Una vez hechas las compras, es necesario evaluar los resultados de las relaciones con el proveedor. Esto ayuda a mejorar futuras colaboraciones.

3. Negociación con Proveedores

3.1. Fases de la Negociación

3.1.1. Preparación

• Recoger información del proveedor: capacidad de producción, solvencia, historial.
• Establecer objetivos claros.
• Preparar argumentos para defender tu posición.
• Decidir el lugar de la negociación.
• Establecer la estrategia (cómo se alcanzarán los objetivos).
• Elegir un estilo: cooperación, presión o confrontación.
• Definir posibles concesiones.

3.1.2. Inicio

Romper el hielo y establecer una vía de comunicación. Este contacto es breve pero clave.

Para que el primer contacto con el proveedor sea exitoso:

• Explicar brevemente en qué consiste tu empresa.
• Mencionar contratos anteriores si los hay.
• Provocar la reacción del proveedor con preguntas o comentarios.
• Mencionar la competencia (si es útil).
• Evaluar la calidad de la oferta preguntando sobre el funcionamiento de su empresa, cómo resuelve problemas, etc.

3.1.3. Desarrollo

Presentar argumentos:

• Relevantes y claros.
• Basados en lógica.
• Sin contradicciones.

Manejar objeciones:

No son obstáculos, sino señales de lo que preocupa al proveedor.

Si hay un bloqueo:

• Buscar nuevos puntos de acuerdo.
• Cambiar estrategia o estilo temporalmente.
• Dar un respiro a la negociación.

3.1.4. Cierre

Puede acabar:

• Con acuerdo: debe quedar por escrito y con todos los puntos claros (precio, calidad, plazos…).
• Sin acuerdo: es mejor que firmar un mal trato.

3.2. Características de un Buen Negociador

Un buen negociador debe desarrollar las siguientes cualidades:

• Empatía y capacidad de ponerse en el lugar del otro.
• Paciencia, escucha activa y observación.
• Liderazgo, flexibilidad, creatividad y autoconfianza.
• Persuasión, razonabilidad y perseverancia.

3.3. Estrategias de Negociación

Estrategia de Ganar-Perder:

• Una parte se impone, la otra no gana nada.
• Relación basada en la competencia.
• No importa la situación del otro.

Estrategia de Ganar-Ganar:

• Ambas partes obtienen beneficios.
• Relación basada en la colaboración.
• Se busca un acuerdo satisfactorio para ambos.

3.4. Asociación con Proveedores: El Comakership

Definición: Relación de colaboración estrecha entre proveedor y comprador basada en la confianza, cooperación y objetivos comunes a largo plazo.

Características del Comakership:

• Selección de proveedores activos y estables.
• Participación de toda la organización en la evaluación.
• Cooperación en diseño, producción y gestión.
• Calidad pactada previamente.
• Investigación del mercado de suministros (marketing de compras).

Ventajas del Comakership:

• Mayor productividad y calidad.
• Menores costos y niveles de inventario.
• Mejora en la respuesta ante problemas.

Niveles de Relación con Proveedores:

• Nivel III (Proveedor convencional): Precios bajos, pedidos a corto plazo, sin análisis de cada compra, alto stock.
• Nivel II (Proveedor asociado): Relación a largo plazo, evaluación periódica, calidad pactada, responsabilidad sobre entregas.
• Nivel I (Proveedor socio / comakership global): Cooperación en diseño, I+D compartida, flujo constante de información, calidad continua.