Introducción a la Organización Empresarial

Una organización empresarial es aquella creada por una persona física (autónomo) o persona jurídica (empresa), cuya finalidad es obtener beneficios mediante el ejercicio de una actividad económica planificada. En ella, se producen bienes o se prestan servicios que demanda el mercado, utilizando un conjunto de factores humanos, técnicos y financieros.

Objetivos Fundamentales de las Organizaciones Empresariales

• Objetivo Económico: Maximizar la rentabilidad y los beneficios.
• Objetivo de Crecimiento: Expandir la cuota de mercado, la producción o la presencia geográfica.
• Objetivo Social: Contribuir al bienestar de la sociedad, empleados y comunidad.

Funciones Clave en la Organización Empresarial

La Dirección de una Empresa

La dirección de una empresa consiste en dirigir la actividad empresarial, combinando eficazmente los recursos humanos y técnicos. Desarrolla tareas esenciales como la representación, la transmisión de información y la toma de decisiones.

Funciones Principales de la Dirección:

• Planificación: Establecer objetivos y estrategias.
• Organización: Estructurar recursos y tareas.
• Gestión: Liderar y motivar al personal.
• Control: Evaluar el desempeño y corregir desviaciones.

La Planificación Empresarial

La planificación consiste en marcar unos objetivos claros, fijando unas estrategias por parte de la dirección de la empresa que deben ser aplicadas por los trabajadores de la misma.

Clasificación de Objetivos por su Carácter:

• Objetivos con carácter general: Involucran a toda la empresa y todos deben contribuir a su consecución.
• Objetivos con carácter específico: Solo están involucrados algunos departamentos o áreas.

La Meta en la Planificación

Una meta, desde el punto de vista de la planificación, debe alcanzarse mediante los objetivos para cumplir la finalidad última de la organización.

Clasificación de Planes por Duración en el Tiempo:

• Planes a corto plazo (C/P): Son los establecidos para un plazo máximo de 1 año. Son inmediatos y concretos.
• Planes a medio plazo (M/P): Superiores a un año e inferiores a 5 años (ejemplo: aumento de ventas).
• Planes a largo plazo (L/P): Superiores a 5 años. Normalmente se refieren a posibles expansiones de la empresa.

La Organización de la Empresa

La organización de la empresa consiste en estructurar las funciones que debe realizar cada miembro de la empresa, así como determinar sus responsabilidades dentro de esta.

Tipos de Organización:

• Organización formal: Estructuración y establecimiento de reparto de tareas de manera oficial y planificada.
• Organización informal: Surgen de manera espontánea en la empresa cuando las personas se relacionan entre sí (ejemplo: campeonatos deportivos, grupos de amistad).

La Departamentalización

La departamentalización consiste en definir la organización formal de la empresa agrupando las tareas según sus funciones principales.

Criterios Comunes de Departamentalización:

• Por funciones
• Por zonas geográficas
• Por productos
• Por procesos

La Función de Control

La función de control por parte de la dirección consiste en comprobar que el proceso de planificación se ha cumplido según los objetivos marcados, identificando desviaciones y aplicando medidas correctivas.

Modelos de Organización Empresarial

Organización Lineal o Jerárquica

Este modelo se caracteriza por una estructura piramidal donde la autoridad fluye de arriba hacia abajo.

Ventajas:

• Tiene una estructura sencilla, fácil de comprender.
• Cada trabajador solo tiene un superior jerárquico.
• No existen conflictos de autoridad.
• La responsabilidad de cada empleado está definida claramente.

Inconvenientes:

• Se da una excesiva importancia a los superiores jerárquicos.
• La flexibilidad de la organización es limitada.

Organización Funcional

En este modelo, la autoridad se basa en la especialización, y cada empleado puede recibir órdenes de varios jefes, cada uno en su área de especialidad.

Ventajas:

• La comunicación se agiliza al ser directa, sin intermediarios.
• Existe mayor eficacia, por la especialización de los empleados.

Inconvenientes:

• Los trabajadores pueden recibir órdenes de más de un jefe a la vez, generando confusión.
• Provoca encasillamiento de los trabajadores, debido a la especialización excesiva.

Tipos de Comunicación en la Empresa

Comunicación Interna en la Empresa

La comunicación interna en la empresa es un conjunto de acciones que se realizan para formar vínculos entre los miembros de una organización, con la finalidad de que se comprometan y se entreguen en el desarrollo y realización del proyecto común.

Características de una Comunicación Interna Efectiva:

• Información completa y veraz.
• Existencia de voluntad y compromiso por parte de la empresa.
• La comunicación interna debe ser bidireccional.
• Fomenta la confianza en la empresa y los trabajadores.

Canales de Comunicación Interna en la Empresa:

1. Comunicación vertical descendente: Desde la dirección al personal con rango inferior. Su objetivo es transmitir información oficial y dar a conocer la organización a los nuevos integrantes, evitando que canales informales generen distorsiones.
2. Comunicación vertical ascendente: Desde la base de la organización (los empleados) a la dirección, transmitida por los cargos intermedios. Objetivo: que la dirección conozca dudas, opiniones, sugerencias y conflictos que pueden surgir entre los empleados.
3. Comunicación horizontal: Entre los miembros de un mismo equipo de trabajo o departamentos del mismo nivel. Objetivo: facilitar el funcionamiento de la empresa, para que se transmita la información de forma más rápida y eficiente.
4. Comunicación transversal: Involucra a todos los niveles jerárquicos y departamentos. Objetivo: involucrar a toda la organización en proyectos o iniciativas comunes.

Comunicación Externa en la Empresa

La comunicación externa en la empresa es el conjunto de operaciones cuyo objetivo es dar a conocer la imagen de la empresa y sus productos o servicios al público externo (clientes, proveedores, intermediarios, etc.).

Objetivos de la Comunicación Externa:

• Transmitir la propia imagen de la empresa.
• Dar a conocer sus productos o servicios a los clientes.
• Establecer relaciones sólidas con los proveedores.

Recepción de Visitas: Habilidades Sociales y Protocolo Empresarial

Para una correcta recepción de la visita, se deben tener en cuenta los siguientes factores:

• El personal de recepción debe indicar al invitado cómo se va a proceder en la visita, quién va a atenderle y en qué lugar, para que no se sienta desorientado.
• La empresa debe disponer de una sala de visitas con unas características óptimas para que el visitante se sienta cómodo. La temperatura debe ser la adecuada, tiene que haber buena ventilación, música de fondo o revistas por si acaso debe esperar.
• Es importante recordar que el tiempo de espera debe reducirse al mínimo, ya que es una falta de consideración atender con retraso a la visita. Se debe avisar cuanto antes al interesado, pidiendo disculpas y dando una pequeña explicación.
• Puede ofrecerse alguna bebida, como agua, refresco o café, pero bajo ningún concepto bebidas alcohólicas.

Una vez ha llegado la visita y se procede a encontrarse con el anfitrión, este debe ser cuidadoso con respecto a las habilidades sociales y el protocolo que hay que seguir:

• En la recepción se debe decir el nombre completo para presentar a la persona, asegurándose de que se pronuncia correctamente.
• Se utiliza el tratamiento de señor o señora, don o doña. En ningún caso se debe presentar a la persona con el tratamiento que se realiza en la comunicación escrita, es decir, «le presento a la señora doña Carmen Navarro Muñoz». Al igual que también se suelen evitar las presentaciones haciendo referencia al nombre y los dos apellidos; lo usual es usar el primer apellido.
• El anfitrión debe saludar de manera firme al estrechar la mano, mirando a los ojos del invitado, con una sonrisa y tono agradable. Acto seguido, si ya se encuentran en la sala donde se va a producir la reunión, debe invitarle a sentarse.

Identidad e Imagen Corporativa

La Identidad Corporativa de la Empresa

La identidad corporativa de la empresa hace referencia a la combinación de la identidad verbal (nombre de la empresa), la identidad visual (marca, logotipo, símbolo, códigos de conducta, etc.) y la cultura corporativa (la actitud empresarial, valores y principios que la definen).

La Imagen Corporativa en la Empresa

La imagen corporativa en la empresa es la combinación de la percepción entre la actitud empresarial y la identidad visual, que hace referencia a la concepción que tiene el público externo hacia una entidad en concreto. Es cómo la empresa es percibida por sus stakeholders.