1. Organización de recursos para las actividades preventivas

La empresa, ante el incumplimiento del deber de protección, debe establecer una organización y proporcionar los medios necesarios para garantizar la seguridad y salud. Los sistemas preventivos y la actividad preventiva deben organizarse mediante la asunción personal por el empresario, la designación de personas trabajadoras o el servicio de prevención (propio, ajeno o mancomunado).

1.1. Asunción personal por el empresario

El empresario puede asumir personalmente la actividad preventiva solo si se cumplen todas las condiciones siguientes:

• La empresa tiene hasta 10 trabajadores (o hasta 25 si existe un único centro de trabajo).
• La actividad desarrollada no está incluida en el listado de actividades peligrosas del Anexo I del RD 39/1997.
• El empresario desarrolla habitualmente su actividad en el centro de trabajo.
• Posee la formación y capacidad adecuada para las funciones preventivas.

Limitación: No puede asumir las actividades relacionadas con la vigilancia de la salud.

1.2. Designación de personas trabajadoras

Debe contar con:

• Capacidad, tiempo y medios adecuados.
• Número suficiente según el tamaño y los riesgos de la empresa.

Garantía: No pueden ser perjudicados y tienen las mismas garantías que los representantes de los trabajadores.

1.3. Servicios de prevención

Los servicios de prevención son los medios humanos y materiales que realizan actividades preventivas para proteger la seguridad y salud de los trabajadores, asesorando al empresario, a los trabajadores, a sus representantes y a los órganos especializados (art. 31.2 LPRL).

A) Servicio de prevención propio

Es el conjunto de medios de la empresa destinados a realizar la prevención (art. 10.2 RSP). Su constitución es obligatoria cuando:

• La empresa tiene más de 500 trabajadores.
• Tiene entre 250 y 500 trabajadores y realiza actividades peligrosas.
• Lo decide la autoridad laboral por peligrosidad o elevada siniestralidad, salvo que se opte por contratar un servicio de prevención ajeno.

Características: Constituye una unidad organizativa específica; el personal se dedica de forma exclusiva a la prevención; debe disponer como mínimo de dos especialidades preventivas y contar con personal capacitado para funciones de nivel básico e intermedio.

B) Servicio de prevención ajeno

Es una entidad especializada que concierta con la empresa la realización de actividades preventivas, así como el asesoramiento y apoyo necesario según los riesgos existentes (art. 10.2 RSP). Se debe recurrir a él cuando:

• Las personas designadas para la prevención sean insuficientes y no sea obligatoria la creación de un servicio propio.
• Se opte por contratarlo ante la decisión de la autoridad laboral de exigir un servicio propio.
• Exista una asunción parcial de la actividad preventiva por parte del empresario o del servicio propio.

Debe contar con las cuatro especialidades preventivas y disponer de las instalaciones e instrumentos necesarios para realizar pruebas, reconocimientos, mediciones, análisis, evaluaciones y actividades formativas y divulgativas básicas.

C) Servicio de prevención mancomunado

Pueden constituirlo varias empresas que desarrollan simultáneamente actividades en un mismo centro de trabajo, edificio o centro comercial, siempre que garantice su operatividad y eficacia. También puede formarse entre empresas del mismo sector productivo, grupo empresarial o ubicadas en un polígono industrial o una zona geográfica limitada. Debe disponer, como mínimo, de tres especialidades preventivas. Los recursos materiales se ajustan a los de los servicios de prevención ajenos, adaptados a la actividad de las empresas participantes.

3.2. Recursos preventivos

Los recursos preventivos son personas (trabajadores designados o miembros del servicio de prevención, entre otras) a las que la empresa asigna la función de vigilar el cumplimiento de las actividades preventivas en determinadas circunstancias. Es obligatoria la presencia de recursos preventivos cuando:

• Los riesgos puedan verse agravados o modificados durante la actividad.
• Se realicen actividades peligrosas o con riesgos especiales.
• Lo requiera la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

Los recursos preventivos deben permanecer en el lugar de trabajo durante el tiempo en el que se mantenga la situación que determine su presencia. Deben tener capacidad suficiente, disponer de los medios necesarios y ser suficientes en número. Su ubicación debe permitirles cumplir sus funciones desde un emplazamiento seguro que no suponga un riesgo adicional para ellos ni para las personas trabajadoras de la empresa.

3.3. Auditorías

La auditoría es un instrumento de gestión que refleja la imagen fiel del sistema de prevención de riesgos laborales de la empresa, valorando su eficacia y detectando deficiencias que puedan generar incumplimientos de la normativa vigente, con el fin de permitir la toma de decisiones para su mejora. Debe realizarse según las normas técnicas establecidas y tener en cuenta la información recibida de las personas trabajadoras.

Ámbito de aplicación de las auditorías

Auditorías obligatorias: Se exigen cuando las empresas deben desarrollar actividades preventivas para evitar o disminuir riesgos y se dé alguna de estas condiciones:

• No han concertado con un servicio de prevención ajeno.
• Desarrollan actividades preventivas con recursos propios y ajenos.

Exoneración de la obligación de auditoría: Afecta a empresas de hasta 50 trabajadores cuyas actividades no sean peligrosas y desarrollen la prevención con recursos propios. Estas empresas deben enviar a la autoridad laboral una notificación según el modelo del Anexo II del RD 39/1997, indicando:

• Riesgos existentes.
• Actividad preventiva procedente.

Auditorías voluntarias: Se realizan para mejorar el sistema, con mayor frecuencia de la legalmente exigida o con un alcance superior al obligatorio.

Plazos para la realización de las auditorías

• Primera auditoría: Debe realizarse dentro de los 12 meses siguientes a disponer de la planificación de la actividad preventiva.
• Revisiones:
  • Actividad no peligrosa: cada 4 años.
  • Actividad peligrosa: cada 2 años.
• Los plazos pueden ampliarse 2 años si la modalidad organizativa ha sido acordada con la representación especializada.
• Deben repetirse cuando lo requiera la autoridad laboral.

3.4. Documentación y gestión preventiva

La prevención de riesgos laborales debe integrarse en el sistema general de gestión de la empresa, en todas sus actividades y en todos los niveles jerárquicos. Para esta integración se utilizan como documentación básica el plan de prevención, la evaluación de riesgos y la planificación de la actividad preventiva.

3.4.1. Plan de prevención de riesgos laborales

El plan es la herramienta mediante la cual se integra la actividad preventiva en el sistema general de gestión de la empresa y se establece su política de prevención. Debe ser aprobado por la dirección, asumido por toda la estructura jerárquica y conocido por todas las personas trabajadoras. Los instrumentos esenciales para su gestión y aplicación son:

1. Evaluación de riesgos laborales.
2. Planificación de la actividad preventiva.

Caso práctico: Una empresa no puede unir en un solo documento el plan de prevención, la evaluación de riesgos y la planificación de la actividad preventiva. En el plan sí deben hacerse referencias a la evaluación y a la planificación, indicando cómo se desarrollan y cómo se integran en el sistema preventivo.

3.4.2. Evaluación de riesgos laborales

La evaluación de riesgos es el proceso destinado a estimar la magnitud de los riesgos que no han podido evitarse, para que el empresario pueda decidir sobre las medidas preventivas necesarias. En la evaluación deben considerarse la naturaleza de la actividad, las condiciones de trabajo y las características personales de los trabajadores. Debe extenderse a cada puesto de trabajo donde exista algún riesgo no evitado. También deben tenerse en cuenta los riesgos que afectan a trabajadores especialmente sensibles, como mujeres embarazadas o en periodo de lactancia y jóvenes menores de 18 años.

Cualificación para realizar evaluaciones de riesgos:

• Evaluaciones de nivel superior: Titulación universitaria y máster en prevención de riesgos laborales.
• Evaluaciones de nivel intermedio: Técnico Superior en Prevención de Riesgos Profesionales.
• Evaluaciones de nivel básico: Formación mínima de 30 horas (50 horas en actividades peligrosas).

Momentos de la evaluación:

• Evaluación inicial: El empresario debe realizarla antes del inicio de la actividad, valorando los riesgos existentes para la seguridad y la salud de los trabajadores.
• Actualización: Debe actualizarse cuando se produzca alguna de estas circunstancias:
  • Elección de equipos de trabajo, sustancias químicas, introducción de nuevas tecnologías o cambios en los lugares de trabajo.
  • Cambio en las condiciones de trabajo.
  • Incorporación de una persona especialmente sensible al puesto.
• Revisión: La evaluación inicial debe revisarse, normalmente de forma parcial, cuando:
  • Así lo indique una disposición específica.
  • Se detecten daños a la salud o se observe que las actividades preventivas son inadecuadas o insuficientes.
  • Con la periodicidad acordada entre la empresa y los representantes de los trabajadores.

Tabla 3.4. Procedimiento de evaluación de riesgos laborales

1. Obtención de información: Debe recabarse información sobre la organización, características y complejidad del trabajo, las materias primas, los equipos de trabajo existentes en la empresa y el estado de salud de las personas trabajadoras.
2. Análisis de la información: A partir de la información obtenida, se deben determinar los elementos peligrosos y se debe identificar a las personas expuestas a ellos.
3. Valoración: Debe estimarse el riesgo existente mediante criterios objetivos de valoración, con el fin de obtener una conclusión sobre la necesidad de evitar, controlar o reducir el riesgo.
4. Adopción de medidas: Según el resultado de la evaluación, el empresario determinará las medidas más adecuadas para proteger la seguridad y salud de las personas trabajadoras.

La evaluación de riesgos debe incluir: Identificación del puesto de trabajo, riesgos existentes, relación de personas afectadas, resultado de la evaluación, medidas preventivas procedentes y procedimientos y métodos utilizados. La empresa debe elaborar y conservar un documento sobre la evaluación de riesgos laborales para que esté disponible para la autoridad laboral.

3.4.3. Método general de evaluación de riesgos del INSST

El INSST ha elaborado un método general de evaluación para situaciones en las que no exista un método específico. La estimación de la gravedad del riesgo se basa en la severidad del daño y en la probabilidad de que ocurra.

A) Severidad del daño

Consiste en las consecuencias o daños para la salud de las personas. Para determinarla se deben tener en cuenta las partes del cuerpo afectadas y la naturaleza del daño. La severidad se clasifica en niveles según la tabla correspondiente.

B) Probabilidad del daño

Consiste en la frecuencia con la que puede producirse el daño. Para determinarla se consideran factores como:

• Adecuación de las medidas de control implantadas.
• Presencia de personas especialmente sensibles a determinados riesgos.
• Frecuencia de exposición al peligro.
• Fallos en los servicios (electricidad, agua).
• Fallos en equipos de trabajo y protección.
• Actos inseguros de las personas, sean errores intencionados o no.

C) Nivel de riesgo

Se determina combinando la severidad y la probabilidad del daño, obteniéndose niveles de riesgo: trivial, tolerable, moderado, importante o intolerable.

Clasificación incluida en la tabla 3.7:

• Probabilidad baja: El daño se produce raras veces.
• Probabilidad media: El daño se produce en algunas ocasiones.
• Probabilidad alta: El daño se produce siempre o casi siempre.

Combinación de probabilidad y severidad:

• Severidad baja: niveles trivial o tolerable.
• Severidad media: niveles tolerable o moderado.
• Severidad alta: niveles moderado, importante o intolerable, dependiendo de la probabilidad.

3.8. Medidas preventivas según el nivel de riesgo

Acciones y urgencia según el nivel de riesgo:

• Riesgo trivial (T): No se requiere acción específica.
• Riesgo tolerable (TO): No se necesita mejorar la acción preventiva; se requieren comprobaciones periódicas.
• Riesgo moderado (M): Deben adoptarse medidas para reducir el riesgo, que se implantarán en un periodo determinado.
• Riesgo importante (I): No debe comenzarse el trabajo hasta que se haya reducido el riesgo; debe remediarse en un tiempo menor que los riesgos moderados.
• Riesgo intolerable (IN): No debe comenzar ni continuar el trabajo hasta que se reduzca el riesgo; si no es posible reducirlo, el trabajo debe prohibirse.

3.4.4. Planificación de la actividad preventiva

La empresa debe planificar todas las medidas preventivas propuestas tras la evaluación. Para su temporalización:

• Si el periodo de la actividad preventiva es superior a un año, debe establecerse un programa anual de actividades.
• Para cada periodo planificado, se deben definir fases y prioridades.
• Se debe garantizar la efectiva ejecución de las actividades preventivas mediante seguimiento y control continuo.

Contenido del documento de planificación: Plazo de ejecución, designación de responsables, recursos humanos necesarios, recursos materiales y asignación de recursos económicos.

3.4.5. Documentación del sistema de gestión de la prevención

La empresa puede disponer de documentación básica específica del sistema de gestión de la prevención de riesgos laborales. Niveles de la documentación:

• Manual de gestión: Documento básico que describe el sistema de gestión de la prevención adoptado y establece la política y la organización.
• Procedimientos: Describen las distintas actividades previstas y documentan la estrategia de implantación del sistema.
• Instrucciones de trabajo y normas de prevención: Documentos adicionales que desarrollan aspectos concretos y normas para realizar tareas con seguridad.
• Registros: Documentos o datos que recogen los resultados de las actividades preventivas; los formularios utilizados pueden constituir un registro.

3.4.6. Notificación de accidentes y enfermedades

La empresa debe elaborar y conservar, a disposición de la autoridad laboral, una relación de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales que hayan causado incapacidad laboral superior a un día de trabajo. Sistemas de comunicación y tramitación:

• DELT@: Declaración electrónica de trabajadores accidentados.
• CEPROSS: Comunicación de enfermedades profesionales en la Seguridad Social.
• PANOTRATSS: Comunicación de patologías no traumáticas causadas por el trabajo.

3.5. Consulta

El empresario debe consultar a las personas trabajadoras sobre todas las cuestiones que afecten a la seguridad y salud en el trabajo. Si existen representantes de las personas trabajadoras, la consulta se realizará con ellos.

Características de la consulta:

• Es preceptiva pero no vinculante.
• Debe realizarse con antelación a la toma de decisiones.
• Se recomienda que se haga por escrito.

Entre las cuestiones que deben consultarse se incluyen: adopción de decisiones sobre planificación y organización del trabajo, introducción de nuevas tecnologías y organización y desarrollo de las actividades preventivas y de protección.

3.6. Participación

Las personas trabajadoras tienen derecho a participar en la empresa en asuntos relacionados con la prevención de riesgos laborales. La participación se canaliza a través de los representantes de los trabajadores y de la representación especializada en prevención: delegados de prevención y comité de seguridad y salud.

3.6.1. Delegados de prevención

Son representantes de los trabajadores con funciones específicas en materia de prevención de riesgos laborales.

Actuación de los delegados de prevención:

• Designación: Salvo pacto en convenio, son elegidos por y entre los representantes del personal (delegados de personal o miembros del comité de empresa).
• Competencias: Colaboración en la mejora de la acción preventiva, fomento de la cooperación de los trabajadores y consulta por parte del empresario.
• Facultades: Vigilancia del cumplimiento de la normativa preventiva, acompañamiento a técnicos en evaluaciones de riesgos, acceso a información y documentación sobre condiciones de trabajo, y ser informados sobre daños a la salud.

3.6.2. Comité de seguridad y salud

Es el órgano paritario y colegiado destinado a la consulta regular y periódica de las actuaciones de la empresa en prevención de riesgos. Debe reunirse como mínimo una vez cada trimestre.

Actuación del comité de seguridad y salud:

• Constitución: En todas las empresas o centros de trabajo con 50 o más trabajadores; formado por los delegados de prevención y por el empresario o sus representantes en igual número.
• Competencias: Participación en la elaboración, puesta en práctica y evaluación de planes y programas de prevención; promoción de mejoras en métodos y procedimientos para la prevención de riesgos.
• Facultades: Conocer directamente la situación de prevención de riesgos en el centro de trabajo mediante visitas; acceder a documentos sobre condiciones de trabajo; conocer y analizar los daños a la salud; conocer e informar sobre la memoria y programación anual de los servicios de prevención.