Gestión del Aprovisionamiento Sanitario

El aprovisionamiento es una función común y básica en cualquier empresa. En hospitales y clínicas, es crucial disponer de los artículos necesarios para su actividad. Hay que garantizar en todo momento que el suministro de productos sea constante y que cada uno de ellos esté disponible para cualquier emergencia.

La gestión de aprovisionamiento en hospitales es llevada a cabo por un departamento específico que pertenece a la Dirección de Gestión y Servicios Generales. La Comisión de la Dirección del Hospital es la que determina los objetivos a conseguir.

Actividades Clave en la Gestión del Aprovisionamiento

• Calcular necesidades.
• Comprar productos.
• Obtener pedidos.
• Almacenarlos.
• Distribuirlos adecuadamente.

Para las compras y el cálculo de necesidades, debe existir una estrecha conexión entre el departamento de aprovisionamiento o compras, los diferentes servicios asistenciales y el personal de almacén. Esto es fundamental para obtener el máximo rendimiento en la calidad de la asistencia sanitaria.

En relación con la obtención de pedidos, se tendrá en cuenta el plazo de aprovisionamiento, que es el tiempo transcurrido desde que se realiza el pedido al proveedor hasta que los productos se encuentran en los almacenes del hospital.

Riesgos del Desabastecimiento

• Incapacidad de suministro para actividades normales.
• Incapacidad de proveerse de productos frente a situaciones urgentes.
• Realización de compras a precios elevados.
• Aumento de costes derivados de una mala gestión del almacén.
• Utilización ineficaz del espacio físico del almacén.
• Fracaso en la gestión de stock.
• Necesidad de capacidad económica para inversión en situaciones de urgencia.

Almacenes Sanitarios

Los almacenes sanitarios son lugares donde se acumula mercancía para poder ofrecer un servicio de calidad. Son el espacio físico donde se almacenan los productos que deben mantenerse en stock para las necesidades de la empresa.

Funciones de los Almacenes Sanitarios

• Recibir, registrar y controlar materiales.
• Acondicionarlos, protegerlos y conservarlos.
• Entregar y distribuir productos a los departamentos.
• Evitar pérdidas de mercancía.
• Vigilar la caducidad de los productos.
• Controlar el agotamiento para informar al departamento de compras.
• Solicitar pedido cuando queden pocas existencias.
• Custodiar y controlar los productos almacenados.

Reducción de Costes en Almacenes

El equipo encargado del control debe trabajar para que el coste sea mínimo.

Factores para la Reducción de Costes:

• Costes financieros de existencias.
• Costes de personal.
• Superficie física que ocupan los productos.
• Reparación y conservación.
• Deterioros y pérdidas.
• Primas de seguros.
• Vigilancia y seguridad.
• Costes de consumo.
• Gastos del inmovilizado.

Tipos de Almacenes Sanitarios

• Centrales: Sirven a toda una comunidad autónoma, a menudo para material de oficina.
• Completos o Generales: Guardan la mayor parte de los artículos que se necesitan.
• Pequeños controlados por proveedores: El almacén no se vacía completamente.
• Almacenillos: Ubicados en distintas plantas, con lo suficiente para el trabajo diario.

Proceso Básico de Funcionamiento del Almacén

Estos procedimientos buscan conseguir el servicio más adecuado con el gasto más favorable.

• Solicitud de pedido.
• Recepción de pedido.
• Comprobación de mercancía.
• Colocación del pedido en el espacio físico.
• Despacho o suministro.
• Distribución y reparto.
• Reposición y control de stock.

Recepción de Materiales

La recepción es la aceptación del material que se ha solicitado. El personal del almacén es el encargado de comprobarlo.

Colocación de Productos

La colocación se estructurará en función del espacio físico y el orden de almacenaje. Las maneras de realizarlo incluyen: estanterías, transelevadores, cajas de plástico apilables, cajas metálicas y estibados.

Normas para la Colocación de Productos Sanitarios

• Los materiales pesados deben colocarse en zonas determinadas.
• En las cabeceras de las estanterías existirán guías que indicarán los grupos de materiales que se encuentran en ellas.
• Los productos con más entradas y salidas deben colocarse más próximos a la salida.
• Los artículos con caducidad más próxima deben colocarse en lugares de fácil acceso.
• Los productos deben tener un lugar fijo.
• Los materiales que requieren una temperatura concreta deben introducirse en frigoríficos.
• Los productos peligrosos deben almacenarse en sitios específicos del almacén.

Despacho o Suministro

• Sistema Programado: Pedidos de artículos programados con anterioridad por los servicios asistenciales.
• Sistema Urgente: No depende de ninguna solicitud de pedido previo; la necesidad inmediata de suministro es la que marca la pauta a seguir.

La programación Just in Time permite disponer de todo siempre a tiempo, disminuyendo el stock y el coste. El sistema EDI (Intercambio Electrónico de Datos) agiliza la comunicación y solicitud de pedidos.

Distribución y Reparto

La distribución y reparto se realiza en función de las necesidades de cada servicio asistencial y los pedidos solicitados.

Reposición de Productos

Los principios básicos del control de stock siguen parámetros como el stock mínimo fijado por el almacén, las cantidades pendientes de suministro, el número y fecha de los pedidos, y el plazo de entrega previsto.

Clasificación de Materiales Sanitarios

Según el Tipo de Material:

• Materias primas.
• Componentes.
• Productos terminados.
• Materiales de acondicionamiento.
• Residuos y deshechos.
• Varios (recambios y consumo).

Según Uso y Duración:

• Material fungible: Se gasta con su uso (ej. jeringas, agujas, cánulas).
• Material inventariable: De larga vida útil (ej. aparato de rayos X, TAC).

Métodos de Análisis de Consumo

Para el análisis de consumo se utilizan métodos como:

• Clasificación ABC.
• Según el índice de rotación.
• Actualización del fichero de productos.
• Implicación de los sanitarios sobre el control de consumo.
• Realización de estadísticas de consumo.
• Inventarios periódicos.

Clasificación ABC

• Categoría A: Productos importantes pero escasos.
• Categoría B: Productos intermedios.
• Categoría C: Productos numerosos y de menor importancia.

Método del Índice de Rotación

Los artículos pueden ser de alta rotación, rotación normal, baja rotación u obsoletos.

Catálogo de Productos

Es la relación de todos los productos homologados. Depende de la Comisión de Adquisiciones y Homologación de Productos del Hospital, que decide qué artículos se catalogan.

Ficha de Artículo

La ficha de artículo contiene la siguiente información:

• Grupo, subgrupo y familia.
• Descripción del artículo.
• Unidad.
• Precio medio de existencias.
• Rango.
• Técnica.

Prevención de Riesgos Laborales en Almacenes Sanitarios

Normas Básicas de Prevención:

• El edificio deberá estar en una planta y tener dos puertas.
• Las zonas de paso y salidas de emergencia deben estar libres.
• Los lugares de trabajo se limpiarán regularmente.
• Evitar apilamientos excesivos de material.
• Establecer separaciones adecuadas entre productos no compatibles.
• Aislar productos cuando sea necesario.
• Las salas de almacenamiento tendrán limitaciones en función del producto y tamaño.
• Debe existir ventilación adecuada.
• Adoptar medidas de seguridad para la recepción, manipulación y transporte de agentes biológicos.
• Utilizar medios seguros para los trabajadores.
• Disponer de detectores de fugas y sensores de incendio.

Obligaciones de los Trabajadores

Los trabajadores tienen la obligación de observar las medidas de seguridad e higiene y avisar a la persona responsable en caso de cualquier anomalía.

Pictogramas de Seguridad

Los pictogramas son imágenes que describen una situación y obligan a un comportamiento determinado.

• Rojo: Indica inflamabilidad.
• Azul: Indica riesgos para la salud.
• Amarillo: Indica riesgos de reactividad.
• Blanco: Indica indicaciones especiales sobre algún producto.