Conceptos Fundamentales de Bases de Datos

• Una base de datos es un conjunto de datos organizado. Los datos se almacenan en tablas. Por lo tanto, un conjunto de tablas relacionadas forma una base de datos.
• Las bases de datos relacionales facilitan la búsqueda, el mantenimiento y la protección de los datos, ya que la información se almacena de manera estructurada y centralizada.

Objetos Principales en Microsoft Access

Una base de datos de Microsoft Access puede contener varios tipos de objetos esenciales:

• Tablas: Almacenan los datos.
• Consultas: Obtienen los datos solicitados de una o más tablas.
• Formularios: Presentan datos de tablas o consultas para que el usuario pueda ver, editar o introducir datos.
• Informes: Crean resúmenes y presentan los datos de tablas o consultas para poder imprimirlos o analizarlos.

Metodología para el Diseño de una Base de Datos

A continuación, se detallan los pasos clave que se deben seguir para diseñar una base de datos eficiente:

1. Determinar el propósito de la base de datos

   Esto ayudará a decidir qué información se desea que el sistema (como Microsoft Access) almacene.

2. Determinar las tablas

   Divida la información en diferentes temas (por ejemplo, Alumnos). Cada tema principal se convertirá en una tabla de la base de datos.

3. Determinar los campos

   Decida qué información específica desea almacenar en cada tabla. Cada campo se muestra como una columna en la tabla. Por ejemplo, campos de la tabla Alumnos podrían ser Apellidos o Fecha de Nacimiento.

4. Definir campos clave para cada tabla

   La clave principal constituye el dato que identifica de forma única a un registro.

5. Determinar las relaciones entre la información

   Examine cada tabla y decida cómo se relacionan los datos de cada tabla con los datos de las otras tablas. Para ello, agregue campos a las tablas o cree nuevas tablas si es necesario.

6. Definir las relaciones entre las tablas

   Debe haber datos en común entre las tablas a relacionar; la intersección entre las tablas no puede ser vacía.

7. Refinar el diseño

   Verifique que el diseño de la base de datos no contenga errores. Es conveniente crear las tablas y algunos registros de datos de muestra para controlar si los resultados son los deseados. De lo contrario, se deberán realizar los ajustes necesarios.

Definiciones de Componentes Estructurales

Campo

Los datos se almacenan en campos. Cada campo debe tener un tipo de dato definido. El tipo de datos determina la clase, la cantidad de espacio disponible y el rango de los valores que se pueden introducir en el campo.

Registro

Es un conjunto de campos referidos a una misma entidad. Por ejemplo, el conjunto de datos personales de un mismo alumno se denomina registro.

Tabla

Es un conjunto de datos sobre un tema específico (por ejemplo, clientes o productos). Las tablas organizan los datos en columnas y filas. Una tabla es una colección de registros referentes a una categoría de información determinada.

Clave Principal de una Tabla

La clave principal es un campo o combinación de campos que identifican de forma singular y única cada registro de una tabla.

Modos de Visualización de una Tabla

Una tabla se puede abrir en dos modos:

• Modo de Presentación Hoja de Datos
• Modo de Presentación Diseño

Modo de Presentación Hoja de Datos

Al abrir una tabla en este modo, se pueden editar campos, así como agregar y eliminar registros. La información se presenta en un formato de filas y columnas.

Modo de Presentación Diseño

En este modo se definen los campos de la tabla y se establecen sus propiedades.

Definición de Relaciones entre Tablas

Una vez que se crean las tablas que constituyen una base de datos, es fundamental establecer las relaciones entre ellas para garantizar la integridad y la coherencia de los datos.

El Objeto Formulario

Un formulario básico muestra todos los campos y los registros de una tabla o consulta. Se utiliza para introducir o editar los datos. Un formulario personalizado permite mostrar los datos de registros seleccionados con un formato específico.

Modos de Visualización de un Formulario

Un formulario se puede abrir en dos modos:

• Modo de presentación Diseño.
• Modo de presentación Formulario.

Modo de Presentación Formulario

Al abrir un formulario en este modo, se pueden editar campos, así como agregar y eliminar registros.

El Objeto Consulta

La consulta es un tipo de objeto que obtiene datos solicitados de una o más tablas. Los resultados de una consulta se pueden editar, visualizar en un formulario o imprimir en un informe.

Cuándo usar una Consulta

Las consultas se usan principalmente para recuperar los datos deseados. Con una consulta se puede:

• Ver y editar datos de más de una tabla.
• Seleccionar los campos y registros que se desean ver.
• Ordenar registros.
• Realizar operaciones y calcular totales.
• Actualizar, eliminar o añadir un grupo de registros al mismo tiempo, o crear una nueva tabla.

Proceso para Crear una Consulta (Ejemplo Práctico)

1. En la ventana de la Base de Datos, hacer clic en el botón “Consulta” y luego en el botón “Nuevo”.
2. En el cuadro Nueva Consulta, elegir “Nueva Consulta”. Microsoft Access mostrará una Consulta vacía en el modo de presentación Diseño y el cuadro de diálogo Agregar Tabla.
3. Agregar la tabla Alumnas.
4. Agregar los campos que se necesitan para la consulta a la cuadrícula QBE (Query By Example): por ejemplo, nombre y curso.
5. Especificar los criterios para seleccionar los registros deseados. En este caso, en el criterio del campo curso debe figurar: «3 A» o «3 B».
6. Hacer clic en el botón «Presentación Hoja de Datos» o elegir Hoja de Datos en el menú Ver.

Modo de Presentación Hoja de Datos (Resultado de Consulta)

Como se observa en el modo de presentación Hoja de Datos, la tabla Alumnos fue filtrada. Como resultado de la consulta, de 6 registros que tenía la tabla, solo se muestran 3, en los cuales el campo curso coincide con el criterio establecido en el diseño («3 A» o «3 B»).

El Objeto Informe

El informe es un elemento de la base de datos que se utiliza para crear resúmenes de tablas o consultas para poder imprimirlos, analizarlos o presentarlos cuando se requiera. Muestra todos los campos y registros de la base de datos.

Modos de Visualización de un Informe

Un informe se puede abrir en dos modos:

• Modo de presentación Diseño.
• Modo de presentación Vista Preliminar.

Modo de Presentación Diseño (Informe)

Al abrir un informe en este modo, se puede cambiar el formato de los textos y marcos en general, insertar imágenes y modificar la apariencia del informe.