Conceptos Fundamentales de la Organización

Organización como Entidad Social

Es un sistema social donde las personas interactúan entre sí para alcanzar objetivos específicos. La organización puede concebirse desde dos puntos de vista:

Organización como Función Administrativa

Como un proceso administrativo metódico y sistémico, por el cual se define la estructura, las relaciones internas y se asignan los recursos que la empresa necesitará para el desarrollo de las actividades planificadas.

Importancia de la Organización

1. Es continua: Las organizaciones sociales, como por ejemplo las empresas, son de carácter abierto, por lo que están sometidas a los cambios del entorno, lo que hace que deban ajustarse constantemente (expandiéndose o contrayéndose).
2. Es el punto final de la parte estática o mecánica del proceso administrativo, que nos dice clara y objetivamente quién y cómo van a realizarse las cosas.

3. Tiene también gran importancia por constituir el punto de enlace entre los aspectos teóricos y los aspectos prácticos que el mismo autor conoce bajo la denominación de dinámica: entre «lo que debe ser» y «lo que es».

Al delimitar las funciones y responsabilidades de cada cargo, se reduce la duplicidad de esfuerzos, permitiendo que los sujetos realicen sus actividades de manera eficiente y con un mínimo esfuerzo.

Principios Fundamentales de la Organización

1. Del Objetivo: Todas y cada una de las actividades establecidas en la organización deben relacionarse con los objetivos y propósitos de la empresa.
2. Especialización: Este principio fue establecido por Adam Smith hace doscientos años; afirma que el trabajo de una persona debe limitarse, en la medida de lo posible, a la ejecución de una sola actividad. El trabajo se realizará más fácilmente si se subdivide en actividades claramente relacionadas y delimitadas. Cuanto más específico y menor sea el campo de acción de un individuo, mayor será su eficiencia y destreza.
3. Jerarquía: Es necesario establecer centros de autoridad de los que emane la comunicación necesaria para lograr los planes, donde la autoridad y la responsabilidad fluyan en una línea clara e ininterrumpida, desde el más alto ejecutivo hasta el nivel más bajo. Este principio establece que la organización es una jerarquía.
4. Paridad de Autoridad y Responsabilidad: A cada grado de responsabilidad conferido, debe corresponder el grado de autoridad necesario para cumplir dicha responsabilidad. No tiene sentido hacer responsable a una persona por determinado trabajo si no se le otorga la autoridad necesaria para poder realizarlo. De la misma manera, resulta absurdo conceder autoridad para realizar una función a un empleado si no se le hace responsable por los resultados.

Reglas sobre la División de Funciones

1. 1.ª Regla: Teniendo en cuenta los objetivos y planes que se pretenden realizar, debe hacerse, ante todo, una lista escrita de todas las funciones que para esa empresa se consideren, y deben establecerse en el primer nivel jerárquico.
2. 2.ª Regla: Deben definirse de forma sencilla y precisarse al menos cada una de las funciones listadas.
3. 3.ª Regla: Para cada una de las funciones de primer nivel se procede de idéntica manera hasta establecer todas las funciones que deben existir en el segundo nivel jerárquico dentro de cada departamento o división.
4. 4.ª Regla: Se repite de forma idéntica esta operación hasta alcanzar los últimos niveles dentro de cada uno de los departamentos y agotar todas las funciones que se desean analizar.
5. 5.ª Regla: Cuando se tiene una división funcional teórica, se reúnen las funciones obtenidas en unidades concretas de organización, atendiendo al número, calidad, preparación, experiencia, etc., de las personas de las que se puede disponer.

Unidades de Organización

Se forman cuando se agrupan las funciones en cada línea básica de acuerdo con tres criterios prácticos principales:

• a) El trabajo que se debe hacer.
• b) Las personas concretas de las que se puede disponer; y
• c) Los lugares en los que dicho trabajo se debe realizar.

Aunque la nomenclatura no suele ser uniforme en las distintas empresas, quizás la más general es la que considera estos grupos del siguiente modo:

1. División, en el primer nivel jerárquico.
2. Departamento, en el segundo.
3. Sección, en el tercero.
4. Grupo y subgrupos, en el cuarto.
5. Unidad y subunidades, en el quinto nivel.

División del Trabajo

La asignación de actividades, mediante la división del trabajo, debe conducir a la especialización de los individuos.

Es la separación y delimitación de las actividades, con el fin de realizar una función con la mayor precisión, eficiencia y el mínimo esfuerzo, lo que da lugar a la especialización y perfeccionamiento en el trabajo.

Para dividir el trabajo es necesario seguir una secuencia que abarca las siguientes etapas:

1. Jerarquización.
2. Departamentalización.
3. Descripción de funciones.
4. Coordinación.

Jerarquización

Jerarquía proviene del griego hierarjes (jerarca), que significa superior y principal en la jerarquía eclesiástica.

El término jerarquía fue empleado, originalmente, para describir el sistema de gobierno de la Iglesia que consta de sacerdotes escalonados en grados.

Reglas a Observar al Jerarquizar

• Los niveles jerárquicos establecidos dentro de cualquier grupo social deben ser los mínimos e indispensables.
• Se debe definir claramente el tipo de autoridad (lineal, funcional y/o staff) de cada nivel.