Definición y Conceptos Básicos

¿Qué es un Sistema?

Un sistema es un conjunto de elementos organizados que se encuentran en interacción, buscando alcanzar algún objetivo común. Opera sobre datos o información y puede ser físico (como una computadora) o abstracto (como el software). Su propósito fundamental es facilitar la toma de decisiones.

• Dato: Son signos, símbolos o hechos brutos referidos a personas u objetos.
• Información: Son datos procesados y contextualizados que tienen significado y pueden cambiar el comportamiento o la toma de decisiones de las personas.

Límites del Sistema

Los límites de un Sistema de Información (SI) definen su alcance, es decir, todo lo que el sistema hace y lo que no hace. Es crucial definir claramente qué funciones realizará el sistema.

• Visión Amplia: Si se definen límites demasiado amplios, el sistema intenta abarcar más funciones de las solicitadas o viables, lo que a menudo conduce al fracaso.
• Visión Reducida: Si los límites son muy estrechos, el equipo de desarrollo podría no ser capaz de generar todas las funcionalidades solicitadas, resultando también en fracaso.

Definir correctamente los límites es un factor crítico de éxito.

El Usuario del Sistema

Se refiere a toda persona que interactúa o se relaciona con el SI.

• Usuario Primario: Utiliza la información generada por el SI para la toma de decisiones (Ej: Jefes de Área). Su trabajo es apoyado por la información obtenida del SI.
• Usuario Secundario: Interactúa directamente con el SI para realizar su trabajo diario (Ej: Empleados que ingresan datos).

Considerar al usuario como parte integral del equipo de desarrollo es un FACTOR CRÍTICO DE ÉXITO. Fomentar su sentido de pertenencia y propiedad sobre el sistema aumenta las probabilidades de aceptación y éxito del proyecto.

Principios para Construir Sistemas

Descomposición

El sistema se descompone o factoriza en subsistemas más pequeños y manejables. Los límites e interfaces entre estos subsistemas deben estar claramente definidos, de tal manera que la suma de los subsistemas constituya un sistema completo y cohesionado. El objetivo es mostrar todas las interrelaciones sin perder la funcionalidad completa del sistema.

Simplificación

Es el proceso de organizar los subsistemas de tal manera que se reduzca el número de interconexiones entre ellos, buscando una estructura más clara y mantenible.

Desacoplamiento

Implica diseñar los subsistemas para que sean lo más independientes posible, sin necesidad de operar de forma estrictamente sincronizada. La solución es desacoplarlos para permitir su operación independiente mediante:

• Inventarios
• Almacenamientos intermedios (buffers) o colas de espera
• Recursos de holgura y flexibles

Cuando la salida de un subsistema es la entrada de otro, el uso de estos mecanismos permite que operen con cierta independencia, respondiendo a las demandas mutuas sin acoplamiento directo y rígido.

¿Cómo se desacopla un sistema?

Principalmente, a través de bases de datos que almacenan información compartida, permitiendo el acceso asíncrono por parte de diferentes subsistemas.

Ciclo de Vida para el Desarrollo de un Sistema (SDLC)

1. Identificación de Problemas, Oportunidades y Objetivos

El analista observa objetivamente la empresa, identifica problemas y oportunidades, comprende los objetivos organizacionales y determina la factibilidad de desarrollar un Sistema de Información de Apoyo (SIA) u otro tipo de SI.

2. Determinación de los Requerimientos de Información

Se identifican las necesidades de información de los usuarios y de la organización. Se utilizan diversas técnicas como:

• Muestreo
• Estudio de datos y formularios existentes
• Entrevistas
• Cuestionarios
• Observación del entorno y comportamiento de los usuarios (especialmente quienes toman decisiones)
• Desarrollo de prototipos

La revisión de registros y la observación son técnicas clave en esta fase.

3. Análisis de las Necesidades del Sistema

Se realiza el modelado de datos y procesos para comprender en detalle los requerimientos. Esto incluye el uso de herramientas como Diagramas de Flujo de Datos (DFD), a partir de los cuales se desarrolla un Diccionario de Datos, aplicando técnicas de análisis estructurado.

4. Diseño del Sistema

Se elabora el diseño lógico y físico del sistema de información, especificando arquitecturas, bases de datos, interfaces y módulos.

5. Desarrollo y Documentación del Software

Se codifica el software según las especificaciones del diseño, utilizando lenguajes y tecnologías apropiadas para la empresa. La documentación ocurre desde la primera etapa y continúa durante todo el ciclo. Se realizan pruebas unitarias e integrales con datos de prueba.

6. Prueba y Mantenimiento del Sistema

El sistema debe probarse exhaustivamente antes de su puesta en marcha para identificar fallos. Se realizan pruebas funcionales, de integración, de carga, etc., primero con datos de prueba y luego con datos reales. El mantenimiento posterior corrige errores y adapta el sistema a nuevas necesidades.

7. Implantación y Evaluación del Sistema

Se implanta el sistema de información en el entorno productivo. Esta fase incluye la capacitación necesaria para los usuarios y una evaluación posterior para verificar si el sistema cumple los objetivos definidos.

Características de los Sistemas de Información

Modos de Procesamiento de Transacciones

• Procesamiento por Lotes (Batch): Los datos se acumulan y procesan en conjunto (lotes) en momentos determinados. Primero se generan/recopilan los datos y luego se ingresan y procesan como un grupo.
• Batch Interactivo: Similar al batch, pero permite la visualización y validación individual de los documentos antes del procesamiento en lote. Se recomienda la validación cruzada (una persona ingresa/valida, otra actualiza).
• Procesamiento en Línea (Online): Los datos se ingresan y actualizan inmediatamente en el sistema, permitiendo correcciones al momento.
• Procesamiento en Tiempo Real: Requiere tecnología avanzada para procesar transacciones instantáneamente, sin demoras perceptibles. Crítico en sistemas donde la respuesta inmediata es esencial (ej. cajeros automáticos), dejando poco margen para correcciones.

Orientación del Sistema

• Orientado a Datos: Prioriza la estructura y gestión eficiente del almacenamiento de datos para responder eficazmente a diversas consultas y requerimientos de los usuarios.
• Orientado a Procesos: El énfasis está en definir y ejecutar eficientemente las transformaciones y flujos de trabajo que operan sobre los datos.
• Orientado a Entradas/Salidas: Se centra en la interfaz de usuario, la forma en que los datos ingresan al sistema y cómo se presentan los resultados.

Tipos de Sistemas de Información

1. Sistemas de Procesamiento de Transacciones (TPS – Transaction Processing Systems): Procesan grandes volúmenes de datos de transacciones rutinarias (ej. facturación, nóminas).
2. Sistemas de Información Gerencial (MIS – Management Information Systems): Proporcionan informes periódicos y predefinidos para apoyar la planificación, el control y la toma de decisiones administrativas.
3. Sistemas de Soporte a la Decisión (DSS – Decision Support Systems): Ayudan a los tomadores de decisiones proporcionando herramientas flexibles para analizar datos y modelar escenarios, respondiendo a consultas específicas y no rutinarias.
4. Sistemas Expertos (ES – Expert Systems) e Inteligencia Artificial (IA): Emulan el conocimiento y razonamiento de un experto humano en un dominio específico, utilizando bases de conocimiento para resolver problemas complejos.