Procedimiento de Recolección de Datos en OyM

Pasos Clave en la Recolección de Datos

• Orientación preliminar del analista.
• Orientación de directivos, gerentes, jefes y personal de la empresa.
• Realización de entrevistas.
• Verificación de datos.
• Preparación del resumen de la información obtenida.

Consideraciones del Analista de OyM en la Recolección de Datos

• Observar cada paso del proceso o procedimiento, siguiendo la secuencia.
• Obtener ejemplares de cada documento utilizado.

Tipos de Propuestas y Estudios en OyM

¿Qué tipos de propuestas o estudios se pueden elaborar y analizar con futuros usuarios?

• Propuestas de estructura organizacional y funciones.
• Propuestas de sistemas y procesos o procedimientos operacionales.

Herramientas para la Obtención de Información Detallada

¿De qué herramienta se puede obtener la siguiente información detallada?

• Las actividades y/o procesos que realiza el sector.
• Las relaciones de las tareas individuales.
• Los tiempos empleados para la realización de cada tarea y/o proceso.

Respuesta: Cuadro de Distribución del Trabajo

Etapas en la Planificación de Tareas

¿A qué etapa corresponden los siguientes pasos?

• Efectuar búsqueda de antecedentes.
• Preparación del lugar de trabajo.
• Definición del objetivo de estudio.

Respuesta: Etapa de Planificación de Tareas

Manuales Administrativos: Tipos y Requerimientos

Tipos de Manuales Administrativos

Cita cinco tipos de manuales administrativos:

1. Manual de Políticas.
2. Manual de Estructura Organizacional.
3. Manual de Organización y Funciones.
4. Manual de Procesos o Procedimientos Operacionales.
5. Manual Electrónico.

Requerimientos para la Implementación de Manuales Electrónicos

Cita tres requerimientos básicos para la implementación de manuales electrónicos:

1. Hardware apropiado.
2. Software apropiado.
3. Cambio de paradigma.

Verdades y Mitos en la Gestión de OyM

Afirmaciones sobre el Proceso de OyM

Afirmación: En el proceso de análisis de datos, información y documentos, el analista no debe aplicar una actitud crítica e interrogante a todas las acciones y problemas que se hayan detectado.

Respuesta: Falso (X). El analista debe aplicar una actitud crítica e interrogante.

Afirmación: Durante el encuentro formal del analista con el empleado (entrevista), el analista no debe emitir ninguna opinión.

Respuesta: Verdadero (V).

Afirmación: El Manual Administrativo es un documento que contiene un conjunto de información e instrucciones sobre objetivos, políticas, estructura organizacional, tareas y responsabilidades de cada puesto, sistemas y procedimientos operacionales, normas, etcétera.

Respuesta: Verdadero (V).

Afirmación: Con relación al volumen de trabajo, el analista debe preguntarse si el trabajo está distribuido equitativamente, si existen empleados sobrecargados de trabajo y otros no, y si existen períodos de acumulación o «cuello de botella» en las actividades.

Respuesta: Verdadero (V).

Afirmación: En un estudio relacionado con organización y procesos empresariales, es muy recomendable la utilización de cuestionarios para la recolección de datos.

Respuesta: Falso (X). No es recomendable, ya que presenta una serie de desventajas.

Afirmación: Para obtener resultados satisfactorios, se debería complementar un buen trabajo de campo con un buen trabajo de gabinete.

Respuesta: Verdadero (V).

Afirmación: En el manual de políticas se especifican la forma de proceder y los límites dentro de los cuales deben ser realizadas las actividades y/o procesos para lograr los objetivos organizacionales.

Respuesta: Verdadero (V).

Conceptos Fundamentales en Organización y Métodos

Manual de Organización y Funciones

Establece la organización formal de una empresa. Contiene el organigrama y la descripción de las tareas y responsabilidades de los titulares de los distintos puestos o cargos, así como las relaciones entre los mismos.

Recolección de Datos

Esta es la etapa más amplia y compleja de un estudio de Organización y Procesos, y consiste en recoger todos los datos, información, documentos y hechos, de fuentes escritas y/o grabadas.

Trabajo de Campo

Es aquel que se origina y termina en el lugar de trabajo y es importante para determinar las necesidades reales de los futuros clientes o usuarios.

Cliente Interno

Es el empleado, jefe, gerente, directivo o sectores de la empresa que reciben el producto o servicio que producen o prestan otros empleados o sectores de la misma.

La Comunicación Efectiva en la Recolección de Datos

Importancia de Escuchar y Preguntar

Pregunta: ¿Por qué es importante saber escuchar y saber preguntar durante el proceso de recolección de datos?

Respuesta: El acto de escuchar es el fundamento para hablar y da sentido a lo que se dice. Escuchar significa prestar atención y entender lo que dice nuestro interlocutor. Por otra parte, durante el proceso de recolección de datos, muchas veces los problemas o hechos reales pueden estar ocultos. De ahí la importancia de saber preguntar para conocer más. Es crucial escuchar lo que el entrevistado tiene que decir con respecto a la problemática de su trabajo, pero también es fundamental que el analista de OyM posea los conocimientos, habilidades y actitudes requeridos para luego formular preguntas dirigidas y pertinentes.

Reflexión Personal del Estudiante

Experiencia en Trabajos Prácticos de la Materia

Consigna: Considerando tu persona como estudiante, realiza un adecuado análisis y comenta tu experiencia con la realización de los trabajos prácticos de la materia.

Reflexión: En el proceso de realización de las tareas en mi grupo, tuvimos varios inconvenientes en cuanto a la comprensión y/o interpretación de lo que debíamos realizar. Sin embargo, una vez compartida la clase con los compañeros y con la ayuda del docente, logramos comprender y así realizar las tareas satisfactoriamente.