Estructura Organizacional

La estructura organizacional es el esquema de jerarquización y división de las funciones entre quienes componen la organización y puede ser formal o informal.

Tipos de Estructura Organizacional

Formal:

Es la reconocida por la empresa de forma explícita y oficial.

Informal:

Es aquella que no tiene una distribución de actividades, responsabilidades y autoridad definida explícitamente. Resulta del poder relativo de los individuos que componen la organización, no en función de su ubicación en la estructura formal, sino en función de su influencia sobre otros miembros o áreas que no están previstas en ella. Esto es algo frecuente en las organizaciones más pequeñas, donde la distribución del trabajo se hace teniendo en cuenta la disponibilidad, capacidades individuales y liderazgo.

Es importante tener en cuenta aspectos inherentes al funcionamiento de todas las empresas, pero que adquieren características particulares en los microemprendimientos: coordinación y control de tareas, autoridad, poder, delegación y departamentalización.

Del control depende gran parte del funcionamiento de la empresa. La planificación y el control están ligados entre sí; de una planificación correcta depende el logro de objetivos. El control implica la verificación y evaluación de las acciones que se han llevado a cabo para lograr los objetivos.

Conceptos Clave en la Organización

Coordinación:

Implica armonizar todas las actividades que se realizan dentro de la organización, teniendo en cuenta los recursos y los procesos que deben llevarse a cabo para cumplir con las metas y objetivos planteados.

Autoridad:

Implica unir los esfuerzos individuales y grupales para lograr los objetivos propuestos. El poder es una aptitud que se obtiene y permite exigir determinados comportamientos a los demás.

Delegación y Departamentalización

A medida que las empresas crecen y la variedad de tareas aumenta, la delegación y departamentalización se vuelven importantes.

Delegación:

Es la transferencia de poder y autoridad hacia otra persona y es una decisión que debe tomarse después de reflexionar sobre las capacidades de la persona a quien se va a delegar la tarea.

La delegación supone:

• Distribución de tareas.
• Conocimiento de los objetivos de la empresa.
• Capacidad en el manejo del personal.
• Personal capacitado para las tareas asignadas.
• Información adecuada, completa y oportuna.

Departamentalización:

Es el proceso de agrupar tareas o funciones en conjuntos homogéneos, especializados en cierto tipo de actividades. Adopta la forma de gerencias, departamentos o secciones.

División Departamental Común

Los departamentos más comunes en una organización incluyen:

Departamento de Compras:

Se ocupa de adquirir bienes y servicios, teniendo en cuenta precio, calidad y servicio de entrega oportuno. Sus objetivos son mantener la continuidad de abastecimiento y los niveles de calidad requeridos en los materiales, así como conseguir el menor precio de compra para la mejor calidad.

Departamento de Producción:

Se ocupa de organizar y llevar a cabo la producción de los bienes que serán comercializados por la empresa, realizar la medición del trabajo, trabajar sobre la ingeniería de producción, establecer métodos de trabajo, realizar el análisis y el control de la fabricación, y establecer medidas de seguridad e higiene.

Departamento de Comercialización:

Se ocupa de establecer canales de venta y distribución de los productos y servicios, realizar la promoción de la empresa y sus productos, planear campañas de publicidad, colaborar con la gerencia para fijar los precios de venta tomando como base la información que le brindan otros departamentos, y realizar acciones que le permitan detectar las necesidades de los consumidores.

Departamento de Recursos Humanos:

Se ocupa de definir los puestos de trabajo, realizar el proceso de selección de personal y su incorporación, promover la capacitación y desarrollo, evaluar el desempeño, calcular las remuneraciones y beneficios, y considerar la posible desvinculación de un empleado.

Departamento de Administración:

Se ocupa de optimizar el área económico-financiera de la empresa, elaborar el presupuesto y realizar un seguimiento y control presupuestario, y controlar pagos, cobranzas y tiempos de financiación.

Departamento Contable:

Se ocupa de realizar el registro contable de los activos, pasivos, ingresos, gastos, costos, impuestos, balances, gestión bancaria y garantizar que el sistema contable cuente con las autorizaciones legales para su funcionamiento y operación.

Departamento Jurídico:

Se ocupa de asesorar sobre las normas legales vigentes (en materia de contratos, despidos, licencias, convenios de trabajo), interpretar y aplicar otras normas jurídicas y reglamentarias, representar legalmente a la empresa en los asuntos contenciosos en los que sea parte, y participar en los juicios laborales.

En las empresas pequeñas, algunas funciones, como la parte contable y legal, son delegadas en personal externo.

Las actividades que se llevan a cabo en cada departamento deben tender a lograr la mayor eficacia y eficiencia.

Eficacia:

Es la capacidad de lograr lo que se espera o desea. Por ejemplo, se logra eficacia cuando el departamento de producción compra mercaderías de buena calidad.

Eficiencia:

Es la capacidad de disponer de algo para conseguir un efecto determinado. Por ejemplo, comprar la mejor calidad al menor costo posible.

Organigramas

Los organigramas son gráficos en los que se indican las relaciones funcionales o de jerarquía entre los distintos sectores de la empresa, o de un sector en particular (por ejemplo, la función ejecutiva, de ventas, de compras, de producción, etc.).

Permiten conocer a los integrantes de la organización, su ubicación dentro de la empresa y las relaciones que se establecen con las otras personas que la conforman.

La finalidad del organigrama es traducir las jerarquías y evitar problemas como la dualidad de mando o el doble empleo.

El organigrama adopta una forma específica según el tipo de empresa, de acuerdo con la cantidad de personal que trabaje, y en él se ubican las distintas jerarquías.

Elementos de un Organigrama

• Rectángulos: La ubicación de estos dentro del organigrama indica la jerarquía de ese departamento (a igual jerarquía, igual rectángulo; a mayor jerarquía, el rectángulo puede ser más grande y se ubica sobre el de menor jerarquía).
• Líneas de relación:
  • Verticales: Muestran la relación de jerarquías entre las distintas funciones que representan los rectángulos.
  • Horizontales: Representan igualdad de niveles y responsabilidades.
  • Entrecortadas: Son las relaciones independientes (asesores externos) que no tienen autoridad dentro de la empresa.

Formas de Representación de Organigramas

Representación Lineal o Vertical

La relación principal de autoridad se da cuando la transmisión de autoridad y responsabilidad son correlativas a una sola línea que establece una relación de subordinación entre las diversas unidades que aparecen en el gráfico de la organización. La representación lineal o vertical, también llamada militar, implica que la comunicación se realiza a través de la vía jerárquica correspondiente.

Ventajas:

• Facilita la toma de decisiones.
• Cada persona tiene claramente asignada su posición y autoridad.
• Es sencillo de entender, lo que evita la confusión de roles.
• Ayuda a mantener la disciplina.

Desventajas:

• Es rígida e inflexible.
• Hay una clara dependencia de los hombres clave de la empresa.
• No fomenta la especialización.
• Los directivos se recargan de tareas y las decisiones que deben tomar de forma cotidiana les impiden atender las estratégicas y ejecutivas.
• En esta forma de organización, la comunicación se complica porque los funcionarios de mayor jerarquía están recargados de tareas y responsabilidad, y en caso de ausencia es difícil sustituirlos.

Este tipo de organigrama se usa en empresas pequeñas y, a medida que crecen, es necesario dividir las tareas y cambiar el gráfico.

Representación Funcional u Horizontal

Fue creada por Frederick Taylor y se caracteriza porque cada persona ejerce su función de acuerdo con su especialidad. Esto permite disminuir la cantidad de tareas asignadas a cada directivo o empleado. Se utiliza en empresas medianas.

Ventajas:

• Se obtiene una mayor especialización en cada persona.
• Se optimiza la eficiencia de cada uno.
• La asignación de tareas se realiza teniendo en cuenta una clara división de roles.
• Disminuye la carga de tareas de cada directivo.

Desventajas:

• Dificultad para localizar y fijar la responsabilidad.
• Afecta el principio de la unidad de mando.
• Puede que el empleado no sepa a quién responde por las tareas que realiza.
• La indefinición de autoridad puede dar lugar a roces entre jefes.

Representación Mixta (Lineo-Funcional)

También llamada lineo-funcional, es utilizada en la mayoría de las empresas, dado que constituye un equilibrio en la organización que permite obtener lo mejor de la representación horizontal y la vertical y evitar las desventajas que estas puedan presentar.

En esta organización, la responsabilidad y autoridad se transmiten a través de un solo jefe para cada función específica.

Representación Circular

El núcleo representa la máxima autoridad de la empresa y cada una de las líneas más largas representa la división en sectores. Dentro de cada sector hay subdivisiones que corresponden a las distintas jefaturas y así sucesivamente.

Como complemento para comprender mejor la dinámica del organigrama, las empresas se valen de un manual de organización y de un manual de funciones.

Manual de Organización:

Describe las características de los puestos de trabajo y las relaciones que se establecen entre ellos, para lo que delimita cuatro aspectos clave: objetivos, funciones, autoridad y responsabilidad.

Manual de Funciones:

Describe de manera específica las tareas pertinentes a cada cargo, los requisitos para ocuparlos, las relaciones con otros cargos, etc.

Sociedades Comerciales

Una sociedad es un tipo de organización que permite que dos o más personas unan sus esfuerzos para lograr un objetivo en común. Cuando ese objetivo es económico, se trata de una sociedad comercial.

Concepto de Sociedad Comercial

Según la ley 19.550, se forma una sociedad comercial cuando dos o más personas, en forma organizada, conforme a uno de los tipos previstos en la ley, se obligan a realizar aportes para aplicarlos a la producción o intercambio de bienes y servicios, participando de los beneficios y soportando las pérdidas.

Contrato Social

Cuando se formaliza la sociedad, se redacta un contrato de sociedad, en el que se indican:

• Datos personales de los socios.
• Denominación de la sociedad.
• Domicilio de la sociedad.
• Cantidad de años de duración.
• Objeto social.
• Importe del capital en letras y números.
• Nombres y apellidos de los gerentes (que pueden ser socios o no).
• Fecha de cierre del ejercicio.
• Aportes y distribución de utilidades (bienes).
• Lugar y fecha de constitución.
• Firma de los socios.

Aportes

Los aportes son las obligaciones que tienen los socios de hacer o de realizar un aporte a la sociedad para permitir el inicio de sus actividades o la continuación de su funcionamiento.

Existen dos momentos:

1. Suscripción: Los socios se comprometen a realizar sus aportes en tiempo y forma.
2. Integración: Los socios cumplen con su compromiso y entregan su aporte a la sociedad.

Tipos de Aportes:

• Totales: El socio integra todo lo que se suscribió.
• Parciales: El socio integra solo una parte.
• En efectivo: El socio integra su compromiso en efectivo o derechos de cobro (por ejemplo, un documento a cobrar).
• En especies: El socio integra su aporte con otros bienes, como mercaderías o maquinarias.
• Activos: El socio aporta bienes que pasarán a formar parte del activo de la sociedad.
• Pasivos: El socio transfiere sus deudas a la sociedad (por ejemplo, un documento a pagar).

Distribución de Resultados

Al término de cada período económico (tiempo que dura el ciclo económico habitual de una empresa y que generalmente es anual y puede coincidir o no con el año calendario) se determinan los resultados del ejercicio (positivos = ganancias, negativos = pérdidas). Cuando los resultados son negativos, se omite la distribución; cuando son positivos, se distribuye en forma proporcional, teniendo en cuenta el aporte de cada socio.

Tipos de Sociedad Comercial

Sociedad Colectiva

Todos los socios poseen responsabilidad ilimitada, solidaria y subsidiaria.

Razón social:

Nombre de fantasía o nombre de uno, alguno o todos los socios (ej. “El Cafetal S.C.”, “García y Gómez S.C.”).

Administración:

Puede llevarla a cabo un socio o un tercero ajeno a la sociedad.

Responsabilidad ilimitada:

Los socios responden con sus bienes personales presentes y futuros en caso de que la sociedad no pueda pagar los compromisos contraídos.

Responsabilidad solidaria:

Cada uno de los socios es responsable por el total de la deuda.

Responsabilidad subsidiaria:

Los acreedores primero tienen que dirigir su acción o demanda contra la sociedad y recién ante la inexistencia de los bienes de esta pueden accionar contra los bienes particulares de los socios.

Sociedad en Comandita Simple

Tienen dos clases de socios:

Comanditados:

Tienen responsabilidad ilimitada, solidaria y subsidiaria.

Comanditarios:

Responden solo con el capital que aportaron.

Razón social:

Nombre de fantasía o nombre de uno, alguno o todos los socios comanditados. Los socios comanditarios no figuran en la razón social (ej. “Amanecer SCS”, “Pérez y Rux SCS”).

Sociedad de Capital e Industria

Tienen dos tipos de socios:

Capitalistas:

Aportan el capital y tienen responsabilidad ilimitada, solidaria y subsidiaria por las deudas sociales.

Industriales:

Aportan sus conocimientos o trabajo, tienen responsabilidad limitada, ya que responden solo con las ganancias aún no percibidas.

Razón social:

Nombre de fantasía o nombre de uno, alguno o todos los socios capitalistas. Los socios industriales no figuran en la razón social (ej. “Pérez y Rux SCI”, “Amanecer SCI”).

Sociedad Accidental o en Participación

Su objetivo es realizar determinadas operaciones que generalmente son transitorias, para lo cual los socios llamados “partícipes” realizan aportes a nombre de uno de ellos llamado socio “Gestor”.

Razón Social:

No posee.

Administración:

Quien sea nombrado en el contrato social.

Sociedad de Responsabilidad Limitada (SRL)

El capital está dividido en cuotas. Los socios tienen responsabilidad limitada a la integración de las cuotas que suscriban. El número de socios no debe ser mayor a 50.

Razón social:

Debe incluir la indicación “Sociedad de Responsabilidad Limitada” o la sigla “SRL”.

Sociedad Anónima (SA)

El capital está dividido en acciones. Los socios tienen responsabilidad limitada a la integración de las acciones suscritas.

Razón Social:

Debe contener la expresión “Sociedad Anónima” o la sigla “SA”.

Gestión de Compras y Almacenamiento

A medida que la empresa crece, es necesaria la departamentalización de las funciones, especialmente en el área de compras.

El Departamento de Compras tiene la función de adquirir bienes y servicios, teniendo en cuenta su calidad, precio y servicio al menor costo posible. En las pequeñas empresas, el dueño suele hacer las compras de insumos, y si la empresa crece, se necesita la colaboración de más personas o la designación de una persona especializada, como un jefe de compras.

Antes de efectuar la compra, el departamento debe hacer un relevamiento, que consiste en informarse sobre los insumos, herramientas, materias primas y otras necesidades de los departamentos.

Pasos del Aprovisionamiento de Bienes y Servicios

1. Recepción de Pedidos: Los distintos sectores de la empresa solicitan al departamento de compras una lista detallada de lo que necesitan para realizar su actividad y el destino que le darán. Es común que exista un depósito para almacenar los insumos para la producción; el primero que detecta una falta pide la reposición.
2. Búsqueda de Proveedores: Por medio de catálogos, internet, medios gráficos o referencias de terceros, se buscan proveedores para satisfacer las necesidades de la empresa. También se pueden visitar ferias dedicadas al rubro de la empresa. Es conveniente organizar la información, confeccionar legajos de proveedores, archivar catálogos y listas de precios para facilitar la búsqueda futura.

   Para elegir a los proveedores, un factor importante es la proximidad a la empresa para que el aprovisionamiento sea ágil y económico. También es importante no solo tener proveedores efectivos, sino posibles proveedores para poder reemplazarlos rápidamente en caso de falencias, como por ejemplo, mala calidad del producto.

   Legajo de Proveedores:

   Listado donde están los datos comerciales y la nómina de productos que cada uno ofrece, ordenado alfabéticamente por tipo de producto.

   Catálogo:

   Es el inventario de productos con sus cualidades y características generales.

   Lista de Precios:

   Listado donde figura el nombre del producto, su número de código y precio de venta.

3. Pedido de Presupuesto: Es importante emitir un pedido de presupuesto o cotización a varios proveedores, poniendo minuciosamente todos los detalles de lo solicitado para luego poder comparar los precios de los distintos presupuestos sobre un mismo producto (por ejemplo, si se quiere pintura látex lavable, se debe aclararlo porque si envían común, habrá diferencia de precio).
4. Orden de Compra: Una vez recibidas las cotizaciones, se hace un estudio para ver la más conveniente, teniendo en cuenta el precio cotizado, la calidad, el plazo de entrega, las condiciones de pago y la garantía ofrecida. Para efectivizar el pedido, se emite una orden de compra o pedido detallando los materiales, el lugar de entrega, el embalaje, las condiciones de pago y el plazo acordado. Esta orden permite un mejor control del trabajo, aunque algunas microempresas solo hacen una aceptación del presupuesto.

   Las grandes empresas realizan una licitación o concurso de precios, que consiste en publicar las necesidades de la empresa y a la cual tienen acceso todos los proveedores inscritos. En esta licitación se estipulan los productos, las condiciones y forma de entrega, el lugar y todos los elementos necesarios del comprador.

5. Recepción de Materiales: El ingreso de mercaderías debe estar acompañado con un remito con original y copia del proveedor. La copia se devuelve firmada y conformada (indica que la entrega es satisfactoria), o se pone un sello “Sujeto a Aprobación”, que significa que después se verificará el cumplimiento de los requisitos.

   La verificación de los materiales se hace en control de calidad para comprobar que cumplen con el pedido.

   La complejidad del control depende de la envergadura de la empresa.

6. Formas de Pago: Las compraventas pueden ser:
   • Al contado inmediato: El pago se efectúa contra entrega del bien.
   • Al contado de plaza: El pago se efectúa en un plazo posterior a la entrega del bien.
   • A crédito: Puede ser en cuenta corriente (el pago se pacta entre las partes para un momento determinado) o en forma documentada (se entregan documentos como cheques diferidos o tarjeta de crédito). Muchos proveedores otorgan descuentos por pago al contado o recargan cuando es a plazo.
7. Almacenaje: Se utiliza un depósito bien acondicionado para este fin, ya que la humedad o el excesivo calor pueden dañar la mercadería.

   Se deben conservar en buen estado las existencias y controlar las entradas y salidas con fichas de stock.

   Ventajas del Stock:

   • Reduce el riesgo de robo, ya que cada movimiento está respaldado por un comprobante firmado por un responsable.
   • Permite obtener con rapidez y exactitud los materiales utilizados y el stock disponible.
   • Evita problemas ocasionados por sobrantes o faltantes de elementos.

   Además, el almacén determina los máximos y mínimos y el punto de pedido.

   • Máximo: Es la cantidad que puede contener el depósito.
   • Mínimo: Es la menor cantidad aceptable para no interrumpir la producción.
   • Punto de Pedido: Es el momento en que es necesario hacer una nueva compra.

   PUNTO DE PEDIDO = STOCK MÍNIMO + UNIDADES QUE SE CONSUMEN HASTA QUE LLEGUE EL PEDIDO

   El lote mínimo es la cantidad que conviene tener de stock, porque si este es excesivo, aumenta el costo de almacenado, genera gastos y riesgos como roturas o vencimientos. En cambio, las ventajas del lote mínimo son que permite satisfacer los pedidos urgentes y planificar la producción sin sobresaltos.

Factores a Considerar al Comprar

• Calidad del producto.
• Cantidad: Para decidir la cantidad de insumos que se adquirirán, se tienen en cuenta las necesidades de la empresa, de acuerdo con los procesos productivos y evitando interrupciones en la producción, es decir, se tiene en cuenta el lote mínimo.
• Oportunidad: Hay que buscar las oportunidades, por ejemplo, cuando un producto estacional se encuentra en oferta, se obtiene a menor precio. Aprovechar las oportunidades permite un flujo ágil y apropiado de acuerdo con los requerimientos de los procesos de transformación (ej. comprar frutas para fabricar dulces en el período estival).
• Precio: Adecuado, bonificaciones, descuentos, financiación.
• Plazo de entrega: A veces, la empresa que ofrece mejor precio o calidad tiene un plazo de entrega excesivo para las necesidades; en ese caso, hay que elegir otro proveedor, aunque se deba pagar un costo mayor.

Documentos Utilizados por el Departamento de Compras

Los documentos más comunes son el pedido de presupuesto, la orden de compra y la documentación interna para control y organización de la mercadería, por ejemplo:

1. Fichas de entrada de depósito de materias primas: Una para cada presupuesto.
2. Fichas de salida de depósito para materias primas: Una para cada producto, para que se inicie el proceso productivo.

Inventarios

Un inventario es un relevamiento para saber con certeza la existencia de bienes muebles, inmuebles, mercaderías para la venta o para el consumo en función de la producción de bienes o servicios y su posterior comercialización.

Diferentes Tipos de Inventarios

• Inventario de Materias Primas: Representa los insumos básicos que se incorporan al proceso básico de fabricación.
• Inventario de Previsión: Se realiza con el fin de cubrir una necesidad futura perfectamente definida.
• Inventario de Mercaderías: Se realiza para contar las mercaderías en existencia, aún no vendidas.
• Inventario Estacional: Se realiza para cumplir la demanda estacional, teniendo en cuenta la variación de producción en función de la fluctuación de la demanda.
• Inventario Permanente: Indica en todo momento la existencia de stocks. Las empresas que utilizan este método son las que comercializan productos de valor unitario alto, como las automotrices.

Fichas de Stock y Métodos de Valuación

Las fichas de stock son planillas en las que se registran las entradas (compras), salidas (entregas al costo o movimientos internos de los sectores) y existencia de productos (lo que queda en depósito). El objetivo de estas planillas es llevar un minucioso control de movimientos usando una ficha por producto o materia prima.

Para su realización, existen métodos de control de inventario permanente:

PEPS (Primero Entrado, Primero Salido)

Significa que lo primero que se vende o pasa del depósito a producción es lo que se compró en primer lugar (a veces hay productos con vencimiento). Se registran las salidas de mercaderías al costo de las primeras compras.

UEPS (Último Entrado, Primero Salido)

Significa que lo que se va a vender en primer lugar, o lo primero que pasa del depósito a producción, es lo que se compró o fabricó en último lugar. Se utiliza por lo general para la venta de ropa y se registra la salida al costo de las últimas compras.

PPP (Precio Promedio Ponderado)

Es el más utilizado. La salida de stock se realiza utilizando un promedio entre el precio de compra y las unidades del producto.

PPP = VALOR TOTAL DEL INVENTARIO / UNIDADES EN INVENTARIO