¿Qué es un Sistema de Gestión (SG)?

Es una estructura operacional de trabajo, bien documentada e integrada a los procedimientos técnicos y gerenciales, para guiar las acciones de la fuerza de trabajo, la maquinaria o equipos, y la información de la organización de manera práctica y coordinada.

Objetivo del Sistema de Gestión

Realizar las actividades de la organización cumpliendo los requisitos contractuales de los clientes, medioambientales y de seguridad de los trabajadores, entre otros. Además, debe cumplir con los requisitos legales/reglamentarios.

Desventajas del Sistema de Gestión

• Mala utilización de los recursos.
• Mayor burocracia por separación de sistemas.
• La dirección pierde la visión global sobre los clientes y los trabajadores.
• Pérdida de motivación de los trabajadores debido a la confusión entre los diferentes sistemas de gestión.

Ventajas del Sistema de Gestión

• Utilizar mejor los recursos.
• Evitar duplicidad de esfuerzos.
• Mejorar el acceso a la información.
• Solapar las diferentes auditorías.
• Optimizar los costos de implantación.

Mejora de la Eficiencia

Para mejorar la eficiencia, se busca:

• Reducir los trabajos administrativos.
• Tener una visión global de la organización.
• Reforzar la adopción de Calidad Total.
• Reducir el tiempo de respuesta.

Desarrollo de la Sinergia

La sinergia se desarrolla:

• Utilizando el mismo marco organizativo.
• Identificando objetivos comunes.
• Evitando repeticiones en formación y comunicación.

Implementación OHSAS 18001 a través del Ciclo de Shewhart (PDCA)

Planificar (Plan)	Hacer (Do)	Verificar (Check)	Actuar (Act)
Análisis de la situación actual. Política de SSO. Planificación. Identificación de Peligros, Evaluación y Control de Riesgos. Requisitos Legales. Objetivos. Programa de SSO.	Estructura y Responsabilidad. Capacitación y Entrenamiento. Competencia y Conocimiento. Consulta y Comunicación. Documentación. Control de documentos y datos. Control Operacional. Preparación y respuesta ante emergencia.	Monitoreo y Medición del desempeño. Accidentes, incidentes, no conformidades, acciones correctivas y preventivas. Registros y Gestión de Registros. Auditoría.	Revisión Gerencial. Estandarización. Estrategias Futuras.

Elementos de la Política de Seguridad y Salud en el Trabajo (SST)

La política debe incluir:

• Apoyo incondicional de la alta dirección.
• Compromiso de mejora continua.
• Debe ser apropiada a la escala de riesgos laborales de la organización.
• Acorde a otras políticas de la organización.
• Declarar el cumplimiento de todos los requisitos legales y en materia preventiva.
• Definir la forma de cumplir con los requisitos de seguridad y salud.
• Proporcionar el marco de referencia para establecer y revisar los objetivos.
• Ser comunicada a las partes interesadas y a todas las personas que trabajan en la organización.
• Revisión periódica, además de ser visible en la organización.

Planificación

La planificación:

• Determina los riesgos significativos de la empresa utilizando procesos de identificación de peligros, la evaluación de riesgos y la planificación de las acciones para controlar o reducir los efectos de estos.
• Implica la obligatoriedad de mantener actualizada la legislación relativa a la SST que es de aplicación a la organización.
• Establece, implementa y mantiene los objetivos en SST y sus programas para poder alcanzar su consecución.

Identificación de Peligros, Evaluación de Riesgos y Determinación de Controles

La organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para la identificación continua de peligros, evaluación de riesgos y la determinación de los controles necesarios.

El procedimiento o procedimientos para la identificación de peligros y la evaluación de riesgos debe tener en cuenta:

1. Las actividades rutinarias y no rutinarias.
2. Las actividades de todas las personas que tengan acceso al lugar de trabajo (incluyendo contratistas y visitantes).
3. El comportamiento humano, las capacidades y otros factores humanos.

Matriz Legal

La organización debe establecer alguna metodología que garantice el estudio, aplicación y cumplimiento del marco legal aplicable.

Para ello se pueden emplear matrices, procedimientos, tablas u otro método.

Siempre se debe evidenciar dicho cumplimiento, incluso en forma tácita.

Objetivos del SG-SST

Los objetivos se basan en las estadísticas de accidentalidad, implementación de proyectos, capacitación, mejoras estructurales, Informes de auditorías (eliminar las No Conformidades Menores detectadas) u otros, con el fin de establecer metas definidas por la organización.

Estos objetivos deben ser definidos y establecidos en la reunión gerencial y llevados a cabo por el equipo de trabajo. Debe quedar evidencia en ACTA de dichos acuerdos.

Implementación y Operación

Recursos, Funciones, Responsabilidad y Autoridad

La alta dirección debe ser la responsable en última instancia de la seguridad y salud en el trabajo y del sistema de gestión de la SST.

La alta dirección debe demostrar su compromiso:

• Asegurándose de la disponibilidad de los recursos esenciales para establecer, implementar, mantener y mejorar el sistema de gestión de la SST.
• Definiendo las funciones, asignando responsabilidades y delegando autoridad para facilitar una gestión de la SST eficaz; y se deben documentar y comunicar las funciones, responsabilidades y autoridad.

La organización debe designar a uno o varios miembros de la alta dirección con responsabilidad específica en SST, para:

1. Asegurarse de que el sistema de gestión de la SST se establece, implementa y mantiene de acuerdo con este estándar OHSAS.
2. Asegurarse de que los informes del desempeño del sistema de gestión de la SST se presentan a la alta dirección para su revisión y se utilizan como base para la mejora del sistema de gestión de la SST.

Competencia y Formación

COMPETENCIA: La dirección de la organización deberá determinar cuáles son los requisitos de competencia para cada una de las tareas individuales, pudiendo asesorarse para ello externamente. Resulta de gran importancia que sea realizado antes de la contratación de personal o reubicación de puesto de trabajo.

FORMACIÓN (puntos clave): Se debe gestionar la formación, el programa, la eficacia, el registro y el procedimiento.

Comunicación, Participación y Consulta

Comunicación:

1. Interna entre los diversos niveles y funciones de la organización.
2. Contratistas y otros visitantes al lugar de trabajo.
3. Recibir, documentar y responder a las comunicaciones pertinentes de las partes interesadas externas.

Participación y consulta:

1. La participación de los trabajadores mediante su adecuada involucración en la identificación de los peligros.
2. La consulta con los contratistas cuando haya cambios que afecten a su SST.

Documentación del Sistema de Gestión de la SST

La documentación del sistema de gestión de la SST debe incluir:

1. La política y los objetivos de SST.
2. La descripción del alcance del sistema de gestión de la SST.
3. La descripción de los elementos principales del sistema de gestión de la SST y su interacción.
4. Los documentos, incluyendo los registros, requeridos por este estándar OHSAS.
5. Los documentos, incluyendo los registros, determinados por la organización como necesarios para asegurar la eficacia de la planificación, operación y control de los procesos relacionados con la gestión de los riesgos para la SST.

Control de Documentos

Los documentos y datos que contengan información necesaria para el correcto funcionamiento y desempeño del sistema de gestión de la SST, así como para el desarrollo de las actividades del mismo, deberán estar identificados y controlados.

Disponer de una documentación actualizada, con una buena distribución entre las partes implicadas y que esté disponible cuando resulte necesario, es un punto crítico para el éxito de la implantación del sistema y su seguimiento.

Control Operacional

El control operacional incluye:

• Procedimientos (trabajo seguro, operacionales).
• Checklist (artículos, acciones).
• Registro (capacitaciones, reuniones).

Preparación y Respuesta ante Emergencias

La preparación y respuesta ante emergencias se divide en fases:

Levantamiento:

• Detectar condiciones del entorno del trabajo.
• Clasificar y jerarquizar (emergencias internas, externas, tecnológicas y naturales).

Confección:

• Redacción del plan de emergencia.
• Lista de verificación.

Implementación:

• Capacitación y difusión.
• Simulacro.
• Entrega del plan de emergencia a bomberos.

*Agenda, planificación y coordinación, ejecución del simulacro, informe, acta de reunión de resultados.

Revisión por la Dirección

Recae sobre la alta dirección la obligación de revisar de forma periódica el grado de implantación del sistema de gestión y la adecuación del mismo con la política y los objetivos establecidos.

Elementos de entrada que pueden usarse para la revisión se muestran a continuación:

• Los informes de emergencias (reales o simulados) o de valoración del grado de integración del SGSST en la organización.
• Las estadísticas de incidentes.
• Los resultados de las inspecciones técnicas reglamentarias.
• Las acciones correctivas ejecutadas en el sistema desde la última revisión.
• El grado de cumplimiento de los objetivos en SST.
• Los resultados de las auditorías internas y evaluaciones del cumplimiento de los requisitos legales aplicables y otros requisitos que la organización suscriba.