Planificación y Optimización de Rutas de Venta y Visitas a Clientes

Planificación Previa del Viaje Comercial

Antes de iniciar un viaje para visitar a los clientes potenciales y reales, se debe realizar una planificación exhaustiva para asegurar la rentabilidad del desplazamiento.

Preparativos Referentes a las Variables Propias del Viaje

• Reserva de billetes de avión: Si el viaje principal se realiza en avión, es crucial reservar con la máxima anticipación posible.
• Reserva de hoteles: Es conveniente asegurarse el alojamiento reservando con antelación. El hotel deberá estar ubicado en la ciudad más cómoda y práctica para facilitar los desplazamientos.
• Herramientas necesarias: Ordenador portátil y otras herramientas.
  • Ordenador portátil: Debe contener fichas de clientes, agenda, estadísticas de venta, etc. La capacidad de conectarse a internet proporcionará información importante.
  • Otras herramientas: Catálogos, muestras, material promocional, etc.

Concertación de Visitas

Existen dos modalidades principales de visitas:

• Visitas Concertadas: Se gestionan mediante carta comercial, aunque en ocasiones este trámite puede omitirse.
• Visitas No Concertadas: Reservamos una fecha y un margen horario para ese cliente. Una vez que hemos llegado al centro de trabajo del cliente, debemos diferenciar entre la visita de fidelización (cliente real) y la visita de captación (cliente potencial).

Tipos de Visitas Comerciales

Visitas de Fidelización del Cliente

La finalidad principal es dar a conocer los productos que constituyen una novedad en el catálogo respecto a la última visita. El trato con el cliente debe ser el que espera de nosotros, lo cual dependerá del tipo de persona que sea.

Fases de la Visita de Fidelización

1. Fases previas a la visita: Concentración y preparación de la visita.
2. Fases de la visita:
   • Valoración de los productos de la última compra.
   • Oferta de productos que nos interesa especialmente vender y presentación de novedades.
   • Cierre para intentar concretar un pedido.
   • Valoración de la visita.

Visitas de Captación de Clientes Potenciales

Fases Previas a la Visita de Captación

• Estudio del cliente: Determinar si es un cliente potencial para nuestros productos. Las fuentes de información incluyen asociaciones sectoriales de empresas, cámaras de comercio, etc.
• Concertación por carta: Se puede utilizar la carta de presentación de la empresa o remitir otra solicitando la concertación de la visita.

Fases de la Visita de Captación

1. Presentación breve de la empresa: Explicar los sectores en los que opera la empresa y sus ámbitos de actuación.
2. Presentación del producto: Realizar la presentación adecuada de nuestro producto.
3. Información de las condiciones: Detallar posibles formas de pago, fechas de entrega y otras condiciones, como el servicio postventa.
4. Cierre: No podemos demorarla en exceso, pero tampoco precipitarla. Es posible que el cliente quiera valorar nuestra oferta antes de dar una respuesta.
5. Valoración.

Elementos Ajenos en el Desarrollo de las Visitas

Existen factores externos que pueden influir negativamente en el proceso de venta:

• Factor tiempo: El tiempo jugará en vuestra contra; prácticamente nunca dispondréis del tiempo necesario.
• Elementos distorsionadores: Ruidos de fondo, como teléfonos, voces de otras personas, etc.
• El factor cliente: El propio cliente puede constituir un elemento que dificulte la venta.

Tipos de Rutas de Venta

La elección de la ruta es fundamental para optimizar el tiempo y los recursos:

• Ruta en círculos concéntricos o en espiral: Consiste en establecer un camino que dibuje círculos concéntricos, tomando el lugar de origen y destino como centro.
• Ruta en forma de trébol o margarita: Se elige para estancias de varias jornadas y consiste en establecer bucles, regresando por un camino diferente al de la ida para aprovechar el recorrido.
• Ruta en línea recta y zonas: Se visita a los clientes dibujando una línea y se vuelve por ella hasta el origen.
• Ruta en zigzag: Comienza con un desplazamiento lo más directo posible hasta el punto más alejado, permitiendo a la vez realizar el regreso en zigzag hasta el punto de origen.

Gestión de Cobro y Descuentos

Según el Momento de Realizar el Cobro

• Al contado: Se realiza en el momento de la entrega del objeto de compraventa.
• A plazos: Se realiza después de la entrega del objeto de la compraventa en uno o varios plazos. Se puede cobrar toda la cantidad de dinero de una vez, ‘X’ días después de la entrega.

Según la Forma de Realizar el Cobro

• En efectivo: En billetes de curso legal.
• Otras formas de cobro: Sistemas de pago que no se realizan en efectivo (transferencias, tarjetas, cheques, etc.).

El Descuento

El descuento es la reducción que se efectúa a un precio de venta. Esta reducción es el resultado de aplicar un porcentaje al precio de la transacción y restarle el resultado.

Tipos de Descuento

• Por pronto pago: Aplicable a compraventas cuyo cobro se efectúa al contado.
• Por volumen: Cuando el cliente adquiere un volumen de unidades determinado.
• Por reclamaciones anteriores.
• Descuentos por objetivos comerciales.

Tratamiento y Gestión de la Información de Ventas

Datos Internos Relativos a las Ventas

Los datos internos esenciales para el seguimiento de las ventas son:

• Fichas de clientes: Datos que resumen el conjunto de las visitas efectuadas a los clientes, así como los pedidos que realizan y cualquier eventualidad que se considere oportuna.
• Fichas de productos: Permiten realizar un seguimiento de cada uno de los productos para comprobar si su evolución es la esperada.
• Fichas de las zonas de ventas: La información de las diferentes zonas de ventas se realiza a partir de datos de los representantes que trabajan en ellas.
• Gráficos estadísticos: Instrumento útil que permite ver resumidos los datos que necesitamos.
• Comparativa con el mercado.

La empresa amplía el campo de aplicación de sus datos, consiguiendo así que las medidas de reajuste y corrección de objetivos, programación u otras variables sean más eficaces.

Fuentes de Información Externas a la Empresa

La empresa recurrirá a fuentes de información externas para elaborar un estudio general del mercado. Algunas de estas fuentes son:

• Asociaciones sectoriales.
• Cámaras de comercio.
• Empresas especializadas.
• Administraciones públicas.
• Medios de comunicación.
• Empresas del sector.
• Internet.

Presentación Selectiva de la Información: La Infoxicación

El término infoxicación hace referencia al peligro de saturar los procesos de trabajo y entorpecerlos con un exceso de información.