La Formación Empresarial: Inversión Estratégica para el Crecimiento

Para algunas organizaciones, la formación se considera un gasto; para otras, por el contrario, es una inversión. A estas alturas y con el tiempo, las empresas han tenido que reducir también los presupuestos en formación como política de ahorro empresarial.

Por lo tanto, la formación es una inversión rentable no solo para la empresa, sino también para la persona que se forma.

Beneficios de la Capacitación en la Empresa

Impacto en el Proceso de Trabajo:

• Incremento de la cantidad y mejora de la calidad.
• Disminución de las piezas defectuosas.
• Reducción de desechos de materias primas.
• Optimización de los tiempos muertos y mejor aprovechamiento de la hora/máquina.
• Disminución de las averías.

Impacto en el Personal:

• Reducción del absentismo.
• Aumento de la puntualidad.
• Disminución de los abandonos del puesto de trabajo.
• Incremento de la satisfacción laboral.
• Mejor conocimiento de otros departamentos.
• Disminución de la rotación, tanto externa como interna.

Impacto en la Actividad Directa:

• Fácil introducción de nueva tecnología.
• Contribución a un mejor clima de trabajo.
• Mejora de la comunicación vertical y horizontal.
• Identificación de las personas más aptas para la promoción.

Elementos Clave para Diseñar Programas de Formación Empresarial

Al preparar una formación en la empresa, es fundamental considerar los siguientes elementos:

• Las personas que reciben la formación: Un grupo con cierta experiencia que encuentre sentido en lo que se dice, reforzando el lado práctico y la discusión grupal.
• El lugar: El entorno donde se impartirá la formación.
• Los formadores: Son quienes imparten y poseen conocimientos del tema, debiendo ser buenos comunicadores, tanto como emisores como receptores.
• El momento: La oportunidad y el calendario adecuados para la formación.
• Los contenidos: La materia de conocimiento pertinente y relevante que se imparte. Estos contenidos deben estructurarse en el programa de formación y elaborarse a través de un manual o documentación necesaria.
• El grupo de formación: La dinámica y composición del grupo.
• La metodología: Preparar a los empleados para que desarrollen eficientemente su puesto de trabajo, actual o futuro. Las metodologías pueden ser:
  • Presencial
  • E-learning
  • Blended-learning
  • In Company
  • Outdoor

Tipos de Formación en el Ámbito Empresarial

La formación puede clasificarse según diversos criterios:

• Por el nivel de los asistentes.
• Por el número de personas.
• Por el momento de la vida laboral.
• Por el momento en que vive la empresa.
• Por la materia impartida.
• Por el lugar donde se imparte.
• Por la pertenencia de los participantes.
• Por la procedencia de los formadores.

Detección de Necesidades Formativas: El Primer Paso Fundamental

El primer paso para una buena puesta en marcha de todo plan de formación es la detección de necesidades, un aspecto fundamental.

Métodos para la Detección de Necesidades

La Observación:

Permite detectar fallos y errores que podrían ser resueltos con formación, tales como:

• Diferencias en la atención personal y gestión telefónica por parte de la empresa.
• Desperdicio de materias primas.
• Averías en la maquinaria.
• Mala actitud hacia el interior y exterior de la compañía.
• Pérdida de horas.

También pueden percibirse:

• Quejas de clientes o usuarios.
• Situaciones anómalas.
• Devoluciones de envíos.
• Peticiones de empleados y/o de jefes.

Grupos de Formación:

• Comités con la dirección general: Incluyen a los directores de área y al director o responsable de formación.
• Comités con los empleados: Del mismo nivel jerárquico y el director o responsable de formación.
• Reuniones: Con todos los miembros del departamento.

El Cuestionario:

Las necesidades formativas pueden ser:

• Corporativas.
• Funcionales.
• Colectivas.
• Individuales.

El cuestionario debe contener preguntas relevantes para detectar las necesidades. También es necesario conocer la opinión del supervisor directo, quien debe valorar la pertinencia o no de la formación en función de sus puntos de acuerdo o desacuerdo respecto a sus prioridades o necesidades.

Fuentes para la Detección de Necesidades Formativas

• Evaluación del desempeño.
• Políticas generales de la empresa.
• Políticas sectoriales o funcionales.
• Proyectos de reconversión.
• Renovación tecnológica.
• Renovación organizativa.
• Incumplimiento de objetivos.
• Necesidades de polivalencia.
• Mejora de la calidad.
• Incidentes y conflictos técnicos.
• Incidentes de comunicación.
• Habilidades de gestión.
• Necesidades de transversalidad.
• Gestión de costes.
• Orientación al cliente.
• Adecuación persona/puesto.
• Dimensión técnica del trabajo.

Elaboración de un Plan de Formación Estratégico

Fases y Aspectos Clave:

• Presentación: Mensaje de salida por parte del director general u otro cargo. El plan debe anunciarse públicamente.
• Objetivos Generales del Plan: Determinación de los colectivos, proyectos y funciones que reclaman formación. Es lo que marca las directrices que ha de seguir el plan.
• Proceso de Detección de Necesidades: Metodologías e instrumentos empleados en la detección, ámbitos de trabajo donde realizarla y detectores implicados. La clave es implicar a toda la organización, donde los mandos directivos tienen un papel fundamental.
• Estructuración en Áreas Formativas: Lista de las necesidades concretas organizadas por áreas de trabajo o niveles jerárquicos y números relacionados con los proyectos de la empresa. Dicha estructuración por áreas de trabajo, niveles jerárquicos, áreas formativas u otros criterios ayuda a la priorización posterior.
• Contraste de las Necesidades con la Alta Dirección: Determinación de las necesidades y acciones a realizar, así como el destino de los recursos. Es importante tener claros los criterios para priorizar las acciones formativas.
• Presupuesto Estimado: Cálculo de costes directos, costes indirectos, costes por colectivos a formar y costes por especialidades formativas. El presupuesto detallado es la pieza clave para la gestión presupuestaria del plan de formación.
• Acciones Internas: Diseños de programas, selección de formadores, medios y equipamientos previstos. Es fundamental para que la planificación y ejecución de los programas sea la más adecuada posible.
• Planificación: Implicación de los jefes, formadores internos, espacios, recursos e infraestructuras, agrupamiento de colectivos, calendario y módulos. Permite ahorrar costes y potenciar el aprovechamiento de las acciones planificadas.

Desarrollo y Plan de Carrera Profesional

Se trata de elaborar un sistema para desarrollar el capital humano, es decir, formar a las personas con capacidades para sucesivos puestos dentro de la empresa en función de las necesidades del trabajo y las exigencias del cambio tecnológico.

Ventajas del Plan de Carrera:

• Conexión lógica y específica con las estrategias de la empresa a largo plazo.
• Bases sistemáticas y objetivas para valorar los riesgos de hacer cambios particulares en la sucesión de puestos y desarrollo de las personas.
• Identifica a los empleados más prometedores.
• Rentabiliza los planes de formación.
• Promueve conductas que producen integración y sinergias.
• Reduce la incertidumbre sobre la ocupación de puestos clave.
• Disminuye la contratación externa.
• Produce beneficios a largo plazo y crea mecanismos y soluciones de futuro.

Desventajas del Plan de Carrera:

• Falta de adiestramiento adecuado en técnicas de recursos para los supervisores implicados.
• El entorno inmediato del empleado puede causar problemas de boicot al desarrollo.
• Poco apoyo directivo.
• Conflicto entre el principio de igualdad de oportunidades y promociones planificadas.
• Falta de implicación en el proceso.
• Otorga más peso a la evaluación del desempeño actual del empleado que a la evaluación del potencial.
• Creación de distintos estratos sociales en la organización.
• Comunicación interna deficiente o no adaptada al proceso.
• Formación de listas «negras».

Para todo esto, se requiere una clasificación previa de los empleados en función de si poseen potencial, para establecer de esta forma un trato diferenciado.

Etapas del Plan de Carrera:

• Inventario de los Directivos Actuales: Es una base de datos de los empleados de la empresa donde aparecen los datos objetivos referentes a cada posición jerárquica, la titulación académica, y los cargos ocupados dentro y fuera de la empresa. También se debe detectar a aquellos empleados que desarrollan bien su puesto actual, alcanzan sus objetivos, desean ser promocionados y tienen cualidades para ello.
• Evaluación del Potencial: Consiste en valorar la capacidad de una persona para ocupar en el futuro un puesto determinado, a condición de que esté dispuesta a adquirir la formación adecuada y vivir las experiencias profesionales necesarias. Incluye:
  • Inventario de directivos anuales.
  • Elaboración del plan individual de formación.
  • Evaluación del potencial.
  • Establecimiento de planes de sucesión.
  • Dirección de recursos humanos.
• Elaboración del Plan Individual de Formación: Si la persona está interesada en ser promocionada, debe ser informada de la necesidad de realizar una formación individual en todo aquello que sea necesario: conocimientos, habilidades, técnicas o incluso desplazarse al extranjero.
• Establecimiento de Planes de Sucesión: Los planes de sucesión son esquemas organizativos en los que para cada persona se indican posibles sustitutos, previendo jubilaciones, posibles dimisiones o promociones, llegando a prever dos tipos de sustitutos por cada jefe.

Coaching y Mentoring: Herramientas Clave para el Desarrollo Profesional

El Coaching: Impulso para la Transformación Personal y Profesional

El término COACHING se refiere al entrenamiento. Ha demostrado ser una técnica muy poderosa para la gestión del cambio a través de la transformación que experimenta la propia persona en el proceso de coaching. La persona que lo desarrolla se denomina COACH y la que lo recibe COACHEE o CLIENTE.

El coachee se plantea conseguir unos objetivos y el coach le ayuda a conseguirlos. El coach no dirá qué es lo que debe hacer; se centra en guiarle para que el coachee encuentre en sí mismo la vía adecuada mediante un plan de acción para sus metas personales y profesionales.

Fases del Coaching:

• El primer paso implica reconocer que hay algo que no se sabe o no se puede. Esto significa que ha de transformarse, lo que implica «morir» o alquímicamente transmutar, algo que con el tiempo será muy gratificante.
• El segundo paso es querer saber, lo que significa atreverse al cambio y a la transformación.

El Poder de la Transformación:

Sea personal o ejecutivo, el coaching tiene como finalidad ponerse en acción para conseguir un objetivo. El coaching apuntará no solo a la expansión de la capacidad de acción de una persona, sino que dicha expansión será consecuencia de una modificación del tipo de observador que esa persona es. Transformando al observador, abriremos posibilidades para generar nuevas respuestas donde antes no las había. A esto se llama aprendizaje transformacional.

El Líder Coach:

Para ser líder de algo, lo primero que se ha de hacer es dirigirse a sí mismo, cultivando su integridad, carácter, ética, conocimiento, sabiduría, temperamento y actos. Sin dirigirse a sí mismo, nadie está en condiciones de ejercer autoridad. Mientras más autoridad se le entrega, más peligroso resulta.

Las organizaciones más avanzadas apuestan por un liderazgo basado en aprovechar los talentos de sus empleados y, en la medida de lo posible, facilitar su desarrollo. El coaching cumple un importante papel con técnicas avanzadas y profesionales para detectar y potenciar el talento de las personas. Se defiende la transformación del líder clásico al líder coach mediante herramientas que faciliten el cambio y mediante una formación de calidad guiada por los mejores profesionales para acompañar a la persona en este proceso.

Concepto de Mentoring: Sabiduría y Experiencia Compartida

En el ámbito empresarial, el mentor es una persona de la propia empresa con una sólida experiencia y una brillante trayectoria que guía el desarrollo de un ejecutivo, empleado o mando intermedio, tanto en el ámbito personal como en el profesional.

¿Qué es un Mentor?

Es la persona que transfiere su experiencia y conocimientos a otra, normalmente más joven o con menor experiencia en un determinado ámbito.

La potencia del mentoring es de tal envergadura que cada vez son más los programas que tienen como objeto potenciarlo y formalizarlo en muy diversos ámbitos: educativo, profesional, social, comunitario y organizacional.

El Mentoring en las Empresas: Creación de Valor

Objetivos de valor del mentoring:

• Desarrollar el potencial de liderazgo.
• Potenciar el desarrollo profesional de los empleados más recientes.
• Mejorar los planes de sucesión.
• Alimentar la cartera de talento para desarrollar futuros empleados.

Las empresas deben aprender constantemente si quieren ser competitivas y permanecer en mercados cada vez más complejos.

Como parte de este cambio cultural, la responsabilidad sobre los procesos de aprendizaje se ha descentralizado de forma progresiva desde los departamentos de RRHH. Estos programas de mentoring se están generalizando como un medio efectivo de:

• Difundir internamente el know-how.
• Ampliar la capacidad.
• Potenciar la innovación.
• Mejorar la calidad directiva.
• Ofrecer una carrera atractiva a los profesionales con talento para mantener su vinculación y compromiso.

Ventajas del Mentoring:

• Acrecentar el capital intelectual de la empresa.
• Aumentar la motivación y el compromiso con la empresa de los líderes y sus equipos.
• Favorecer la transmisión de la cultura y valores.
• Ayudar a entender los juegos de poder en las organizaciones.
• Desarrollar el potencial de liderazgo y mejorar la calidad directiva.
• Acortar la curva de aprendizaje.
• Incrementar la retención de los profesionales.
• Apoyar las políticas de igualdad.
• Crear una cantera de profesionales para la promoción y la sucesión de puestos clave.

Factores Clave del Mentoring:

Se basan en:

• Una buena coordinación interna.
• Claridad en la comunicación y en las expectativas.
• Contexto estructurado.
• Metodología clara.
• Cuidada selección de mentores y mentorados.
• Sensibilización, capacitación, seguimiento y apoyo continuo a los mentores.

Diferencias Clave entre Coaching y Mentoring

• El coach no es necesariamente un experto en el área de trabajo del coachee o cliente.
• El mentor ha de ser una figura de referencia con experiencia en la empresa o en el ámbito profesional, además de tener trayectoria vital y valores humanos que transmitir.
• El coach va a ayudar a la persona a esclarecer cuáles son sus deseos y objetivos personales y profesionales para poner en marcha un plan de acción y conseguirlo.
• Los mentores disponen de otros recursos para apoyar el progreso personal y profesional de sus mentorados, como son la agenda de contactos y su propia influencia personal. Han de ser figuras reconocidas dentro de la compañía, muy valoradas internamente por su experiencia, capacidad y madurez personal.
• Mientras que un jefe puede, en cierto modo y desde la perspectiva de un líder coach, desempeñar el papel de coach, los mentores formales no tienen por qué ser los jefes directos del mentorado, puesto que el proceso de mentoring requiere de una relación de confianza plena que puede ser complicada cuando priman los resultados.