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T6CyAC 1Entrada de correspondencia, formada por el correo que recibe la empresa procedente del exterior, dividida en 3 fases.
1.1Recepción y clasificación, se inicia cuando los documentos llegan a la empresa. Pasos: -Recepción, directamente en la dirección postal o apartado de correos -Apertura y comprobación contenido, no abrir sobres en los que aparece <A la atención de><Confidencial><Reservado>. Comprobar si hay documentos anexos como facturas o cheques, si los hay, se sujetarán al documento principal. Si la dirección aparece en el documento, puede destruirse el sobre -Clasificación, tipo de documentos como cartas, impresos, paquetes o catálogos y por departamento o persona a la que va dirigido 1.2Registro de entrada, obligatorio para registros públicos y voluntario para las empresas privadas. Las tareas consisten en: -Numeración, a cada documento se le asigna un número, se le pone un sello y pegatina con el número de registro y fecha de entrada -Registro, se anota en el libro de registro, se pone el número de registro, fecha, remitente, clase, anexos…
1.3Distribución, se clasifica para planificar los recorridos, primero se entrega la urgente, las comunicaciones privadas se entregan en mano y cuando un documento afecta a +1 departamento se hacen copias 2Salida de correspondencia, aquella que se origina en la organización con el fin de comunicarse con el exterior, con tres etapas:
2.1Confeccion y preparación, en la que se hace redacción de documentos, impresión de copias, firma y recogida de correspondencia 2.2Registro de salida, se muera con un sello, etiqueta y se anota fecha de salida con un número
2.3Expedición o envío–
Plegado y ensobrado, contenido hacia dentro y membrete fuera, anexos dentro, datos en ventanilla de sobre, documentos plegados en 3 partes -Franqueo, sello postal, franqueo pagado, franqueo en destino y franqueo a máquina -Envío, la paquetería se lleva a las oficinas de Correos para que se envíe la paquetería 3Servicios postales, realiza actividades de recogida, transporte y repartode objetos postales 3.1Correos, una empresa pública presta el servicio postal universal, este atiende a todos los ciudadanos en igualdad de condiciones. Tipos de envío en foto 3.2Servicios privados de mensajería y paquetería, recogen el envío en el domicilio del cliente y lo entregan en la dirección del destinatario, empresas como Seur o DHL 4Correo electrónico, las empresas contratan direcciones de correo electrónico de pago, con más prestaciones, las empresas para facilitar el trabajo usan atajos para organizar los mensajes en carpetas, usan filtros, agrupan contactos, programan envíos, preparan respuestas automáticas o ponen firmas al correo 4.3Registro electrónico, para realizarlo de forma telemática los trámites con la Administración Pública es necesario identificarse con un certificado digital 4.4Certificado digital, es un documento electrónico que sirve para identificarse una persona, con unos datos de verificación y así confirmar su identidad y poder realizar trámites, hay certificado software que es un fichero que se instala en el ordenador o certificado hardware que es una tarjeta o chip 4.5Firma digital, conjunto de datos asociados a un documento electrónico que permite asegurar la identificación, la integridad y él no repudio. Disponer del certificado digital es obligatorio para las personas jurídicas y recomendable para las personas físicas.
T5CyAC Aviso
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Documento breve para informar a mucha gente sobre algo importante, se inicia con un AVISO o ANUNCIO, suelen colocarse en tablones de anuncios, abajo a la derecha viene la ciudad y fecha y más abajo la firma del alto cargo Memorando:
documento para transmitir órdenes o recomendaciones, suelen darse entre los distintos departamentos de la empresa, comienza con un MEMORANDO y después del departamento que viene y al que va Convocatoria
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Documento en el que se cita a una reuníón, asamblea, junta o evento, en el constará lugar, fecha y hora de convocatoria, también orden del día con los asuntos a tratar y por último se pondrá la fecha del documento y firma del remitente Acta
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Documento que refleja lo acontecido en una reuníón. El secretario será el encargado de tomar notas durante el desarrollo, para más tarde, el acta.
Comienza con los asistentes, la orden del día con lectura acta anterior, aprobación de vigilante y ruegos y preguntas por último, después desarrollo de la junta, más abajo los apartados anteriormente nombrados. Por último dar cierre a la sesíón y firma de presidente más secretario Instancia o solicitud
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Documento que se utiliza para solicitar algo a la Administración Pública, comienza arriba a la izquierda con membrete en el que se incluye calle y dirección de donde se quiere enviar, más abajo nuestros datos personales, luego EXPONGO o EXPONE y la explicación, SOLICITO o SOLICITA y el que y por último lugar, fecha y firma del solicitante Oficio
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Documento que utilizan las Administraciones Públicas para comunicarse entre sí con particulares y empresas, arriba derecha administración, más abajo ene el centro el asunto y referencia resumida, más abajo destinatario, más abajo todo el cuerpo explicado y abajo derecha sello del organigrama con lugar, fecha y firma del solicitante
Documento que se dirige a un órgano de la Administración que ha dictado una resolución con la que el interesado no está de acuerdo, en el recurso se pide a la autoridad que modifique el acto o la resolución inicial. Se debe indicar la resolución contra la que se está recurriendo Informe
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Documento que recoge la descripción detallada de todos los datos, hechos o acontecimientos. Carácterísticas: objetividad y sin opiniones, lenguaje especializado, confidencial, redacción impersonal. Tipos de informes, personal o empresarial, descriptivo o evaluativo y interno o externo Memoria
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Tipo de informe que describe las actividades realizadas durante un periodo de tiempo concreto. Comienza con título del informe, índice, introducción con sus objetivos, desarrollo y conclusiones y puede que anexos Certificado
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Documento que se utiliza para dar constancia de un hecho determinado, lo emite una persona autorizada, izquierda arriba logo y nombre empresa a enviar y a la derecha dirección, ciudad, email, CP y teléfono, en ele centro nuestro nombre y apellido, CERTIFICA y debajo nuestro propio nombre que empieza con un un Que y desarrollar. Abajo frase de cierra con lugar, fecha y hora en letra y más abajo sello empresa y firma.
Documento de cortesía, breve y ceremonioso, los usan altos cargos y autoridades para saludar Invitación
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Documento para conocer al alguien a un acto, con papel de calidad con un diseño atractivo con fecha, hora y lugar del evento.
Incluye los datos de la empresa o de alguno de sus miembros, sirve para personas interesadas en la empresa y datos para facilitar la comunicación entre cliente y empresa Notas de prensa
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Comunicación escrita elaborada por empresa y dirigida a los medios de comunicación para informar de asuntos, empieza por encabezado con logo de empresa, fecha envío e imagen, más tarde resumen contenido, luego cuerpo con desarrollo y descripción empresa +datos contacto