Significado de la Elaboración y Diseño de Proyectos

• De los diferentes procedimientos elaborados para la realización de las tareas de planificación y programación, la técnica de elaboración de proyectos es la más utilizada en el trabajo social.
• La primera y más urgente preocupación de todo trabajador social, en lo que concierne al manejo de las técnicas de planificación, ha de ser la de aprender a elaborar proyectos.

Diferencia entre Plan, Programa, Proyecto, Actividad y Tarea

• Un plan se refiere a las decisiones de carácter general que expresan los lineamientos políticos fundamentales, las prioridades que se derivan de esas formulaciones, la asignación de recursos a esas prioridades, las estrategias de acción y el conjunto de medios e instrumentos que se van a utilizar. Un plan engloba programas y proyectos.
• Un programa se refiere a un conjunto organizado, coherente e integrado de actividades, servicios o procesos, expresados en un conjunto de proyectos relacionados o coordinados entre sí y que son de similar naturaleza.
• El proyecto se refiere a un conjunto de actividades concretas, interrelacionadas y coordinadas entre sí, que se realizan con el fin de producir determinados bienes y servicios capaces de satisfacer necesidades o resolver problemas.
• La actividad es el medio de intervención sobre la realidad, mediante la realización secuencial e integrada de diversas acciones necesarias para alcanzar las metas y objetivos específicos del proyecto.
• La tarea es la acción que operacionaliza con un grado máximo de concreción y especificidad.

Definición de Proyecto

• Es la ordenación de un conjunto de actividades que se realizan con el propósito de conseguir un determinado objetivo o resultado.
• Todo proyecto busca alcanzar un resultado.
• Todo proyecto se realiza dentro de los límites de un presupuesto y de un período dado.
• Todo proyecto comporta una serie de actividades de duración determinada.
• En los proyectos se combina la utilización de recursos humanos, técnicos, financieros y materiales.
• Todo proyecto tiene que alcanzar productos y resultados.

Requisitos para la Correcta Formulación de un Proyecto

• Razones por las que se necesita realizar el proyecto (fundamentación).
• El logro de los objetivos (finalidad).
• Qué se espera obtener del proyecto (objetivos).
• A quién va dirigido y a quiénes afectará.
• Qué debe producir el proyecto para crear las condiciones básicas que permitan la consecución del objetivo.
• Con qué acciones se generarán los productos; cómo organizar y secuenciar las actividades.
• Qué recursos se necesitan para obtener el producto y lograr el objetivo propuesto.
• Quién ejecutará el proyecto.
• Cómo se ejecutará el proyecto.
• En cuánto tiempo se obtendrán los productos y se lograrán los objetivos previstos.
• Cuáles son los factores externos que deben existir para asegurar el éxito del proyecto.

Mejorando la Capacidad de Programar y Elaborar Proyectos

Para lograr una mayor articulación e integración entre la formulación de un programa o de un proyecto, es necesario desarrollar toda una serie de cualidades propias de la llamada eficiencia y eficacia operativa. Pero sobre todo, supone la capacidad de traducir las ideas en acción.

Planificar es usar procedimientos para introducir organización y racionalidad a la acción, con el propósito de alcanzar determinadas metas y objetivos.

Para mejorar la capacidad de programar y elaborar proyectos, tenemos que aprender a pensar organizando las ideas mediante la manipulación mental de la información.

La mejor manera de organizar la mente para la acción consiste en formular diez preguntas básicas y dar respuestas a cada una de ellas: qué, por qué, para qué, cuánto, dónde, cómo, cuándo, a quiénes, quiénes, con qué.

Cualidades para Desarrollar la Eficiencia y Eficacia Operativa

• Sensibilidad para percibir y tratar los problemas, conductas, comportamientos, actitudes, conflictos, etc., implicados en las tareas o consecuencias del programa, proyecto o actividades que se realizan.
• Flexibilidad y estabilidad en la direccionalidad de las acciones. Son dos cualidades que pueden parecer contradictorias, pero que en la práctica de la planificación y de la acción social se necesitan complementariamente.
• Adaptabilidad para cambiar el modo de abordar los problemas cuando las circunstancias así lo exijan.
• Fluidez es una cualidad estrechamente ligada a la anterior. Es la capacidad de convertir los problemas y los riesgos en nuevas oportunidades.
• Sinergia es la forma de potenciar un programa mediante la organización, articulación y coordinación de las diferentes acciones y/o actividades.
• Capacidad de análisis para saber distinguir y separar las partes de un problema y hacer una apreciación sistemática y crítica.
• Capacidad de síntesis se trata de comprender las partes que configuran una realidad, y la totalidad como algo más que la suma de sus partes.
• Cada situación-problema que se afronta tiene en su especificidad algo de inédito. Esta capacidad es la que permite encontrar el viable inédito. Decimos viable porque para actuar sobre una situación concreta, esta debe ser posible de llevar a cabo. Y decimos inédito, porque toda nueva circunstancia tiene algo de irrepetible.

Denominación del Proyecto

• Se realiza indicando qué se quiere hacer.
• Su objeto es identificar el proyecto e indicar el marco institucional.
• Hace referencia a la institución, agencia u organismo responsable de la ejecución del proyecto.
• El objetivo principal es caracterizar lo que se quiere hacer en el proyecto e indicar el organismo ejecutor y patrocinante del mismo.

Naturaleza del Proyecto

A) Descripción del Proyecto

Se realiza una descripción más amplia del proyecto, definiendo y caracterizando la idea central de lo que se pretende realizar. Se trata de ampliar en sus aspectos esenciales la información que proporciona la denominación.

B) Fundamentación o Justificación

Hay que presentar los criterios y las razones que justifican la realización del mismo. Deben cumplirse dos requisitos: hay que explicar la prioridad y urgencia del problema y hay que justificar por qué este proyecto es la propuesta de solución más adecuada. Las cuestiones a explicitar son:

• Cuál es la naturaleza y urgencia del problema que se pretende resolver.
• Qué prioridad se concede a la solución de ese problema.
• Naturaleza de la estrategia para la acción.
• Recursos internos y externos asignados para la solución del problema.
• Justificación del proyecto en sí.

C) Marco Institucional

Lo que se persigue en este punto es informar clara y profundamente acerca de la institución, organización o agencia que será la responsable fundamental de la planificación y ejecución del proyecto.

D) Finalidad del Proyecto

No en todos los proyectos es necesario explicitar finalidades últimas. Cuando un proyecto forma parte de un programa más amplio, los objetivos de este último constituyen la finalidad de los proyectos que lo integran.

E) Objetivos

Explicitar los objetivos es responder a la pregunta «para qué se hace», es decir, se trata de indicar el destino del proyecto o los efectos que se pretenden alcanzar con su realización.

• Objetivo principal o general: Es el propósito central del proyecto.
• Objetivos específicos o complementarios: Son ulteriores especificaciones o pasos que hay que dar para alcanzar o consolidar el objetivo general.

F) Metas

Operacionalizan los objetivos, estableciendo cuánto, cuándo y dónde se realizarán estos, de modo que las actividades y acciones correspondientes puedan ser claramente establecidas.

G) Beneficiarios

Se trata de identificar quiénes serán los beneficiarios inmediatos y quiénes serán los beneficiarios finales o indirectos, es decir, aquellos a quienes favorecerán los impactos del proyecto.

H) Productos

Los productos son el primer nivel de resultados a los que se llega por el hecho de haber realizado con éxito las actividades y son la condición previa para el logro de los objetivos y metas.

I) Localización Física y Cobertura Espacial

• Localizar un proyecto consiste en determinar el emplazamiento o el área donde se ubicará. Se distinguen dos niveles: microlocalización y macrolocalización.
• Cobertura espacial indica el espacio físico o zona que cubrirá el proyecto en cuanto a prestación de servicios o área de influencia.

Especificación Operacional de las Actividades y Tareas a Realizar

La ejecución de cualquier proyecto presupone la concreción de una serie de actividades e implica la realización de un conjunto de tareas concretas.

Lo que materializa la realización de un proyecto es la ejecución secuencial e integrada de diversas actividades.

La organización, ordenamiento y coordinación de todas las tareas incluye los siguientes aspectos:

1. Especificación e inventario de las actividades a realizar.
2. Distribución de las unidades periódicas de tiempo insertas en una secuencia operativa.
3. Identificación de la cantidad y calidad de los insumos necesarios involucrados en cada operación.

Métodos y Técnicas a Utilizar en Proyectos

Se debe especificar el instrumental metodológico y técnico que se utilizará para realizar las diferentes actividades.

Cuando existe un único procedimiento para llevar a cabo una actividad, lo importante es usar esa técnica de la manera más eficaz posible. Pero cuando existe una gama de técnicas alternativas, el problema que se plantea es el de seleccionar una de ellas.

Determinación de Plazos o Calendario de Actividades

Uno de los aspectos esenciales es la determinación de la duración de cada una de las actividades. Esto se denomina «calendarización del proyecto».

Para realizar la calendarización del proyecto, existen diferentes técnicas gráficas de apoyo a la programación que permiten distribuir en el tiempo las distintas actividades y hacen posible una captación rápida y global de la secuencia operativa. El más simple es el diagrama de Gantt.

Determinación de los Recursos Necesarios para un Proyecto

Todo proyecto requiere para su realización una serie de recursos para obtener y lograr el objetivo inmediato.

Cuando se elabora un proyecto, suelen distinguirse cuatro tipos de recursos que constituyen los insumos necesarios para su realización:

• Humanos: Para ejecutar cualquier tipo de proyecto, hay que disponer de personas adecuadas y capacitadas para realizar las tareas previstas.
• Materiales: Es decir, las herramientas, equipos, instrumentos, infraestructura física, etc., necesarios para llevar a cabo el proyecto.
• Técnicos: Se establecen, además, las alternativas técnicas elegidas y las tecnologías a utilizar.
• Financieros: Se realiza una estimación de los fondos que se pueden obtener, con indicación de las diferentes fuentes con las que se podrá contar.