Concepto e Importancia del Diseño Organizacional

El diseño organizacional es el conjunto de medios que maneja la organización con el objeto de dividir el trabajo en diferentes tareas y lograr la coordinación efectiva de las mismas.

El diseño organizacional es el arte de organizar el trabajo y crear mecanismos de coordinación que faciliten la implementación de la estrategia, el flujo de procesos y el relacionamiento entre las personas y la organización, con el fin de lograr productividad y competitividad.

El gran reto del diseño organizacional es la construcción de una estructura y puestos de trabajo flexibles, sencillos, alineados con la estrategia, los procesos, la cultura y el nivel de evolución de la organización, con el fin de lograr los resultados y la productividad mediante la organización del trabajo y la distribución adecuada de las cargas laborales.

Descripción de la Línea de Servicio

El Diseño Organizacional Comprende:

1. Determinación del diseño organizacional: análisis del contexto organizacional.
2. Profundizar sobre el estado de la organización mediante la participación de los miembros de la organización.
3. Diseñar la estructura organizacional: en esta fase se propone el modelo organizacional.
4. Desarrollo de los detalles: en esta fase se planea y se toman las decisiones para implementar la nueva estructura.
5. Se realiza la gestión del cambio para acompañar la implementación del nuevo diseño organizacional.

Beneficios y Características del Servicio

• Diseño de una estructura flexible y adaptable con capacidad de soportar los cambios.
• Estructuras orientadas al cliente y soportadas en los procesos y la tecnología.
• Estructuras que soportan la estrategia del negocio y el modelo de procesos.

Soluciones

Restructuraciones:

• Definición de la superestructura del negocio de acuerdo con la estrategia.
• Definición de las unidades organizacionales.
• Definición de mecanismos de coordinación y enlace laterales.
• Estructuración de los cargos.
• Descripción de los cargos.
• Definición de la planta de personal.
• Sistema de toma de decisiones, roles, responsabilidades y flujo de la comunicación formal.

¿Qué es una Organización?

• Organización: es una herramienta utilizada por las personas para coordinar sus acciones y obtener algo que desean o valoran.
• Emprendedor: identifica oportunidades para satisfacer necesidades, y después reúne y utiliza los recursos necesarios para satisfacer esas necesidades.
• Las organizaciones suministran bienes y servicios.
• Las organizaciones emplean personas.
• Las organizaciones juntan personas y recursos para producir productos y servicios.

¿Cómo Crea una Organización Valor?

La creación de valor toma lugar en tres etapas: input, transformación, y output.

• Inputs: incluyen los recursos humanos, información y conocimiento, materias primas, dinero y capital.
• Transformación: la forma en que la organización utiliza los recursos humanos y la tecnología para transformar inputs en outputs.
• Output: productos y servicios terminados que la organización libera a su entorno.

La Organización Obtiene Inputs de su Entorno

Materias primas, recursos humanos, información y conocimiento y proceso de transformación.

La Organización Transforma los Inputs y les Añade Valor

Maquinaria, sistemas, habilidades y experiencia humana.

Outputs de la Organización

La organización libera outputs a su entorno: productos terminados, servicios, dividendos, salarios y valor para los “stakeholders”.

Entorno de la Organización

Las ventas de outputs le permiten a la organización obtener nuevos inputs.

Clientes, accionistas, socios, distribuidores, gobierno y competidores.

¿Por Qué Existen las Organizaciones?

• Para aumentar la especialización y la división del trabajo.
• La división del trabajo permite la especialización.
• La especialización permite convertir a las personas en expertas en su trabajo.

Para Utilizar Tecnología a Gran Escala

• Economías de escala: ahorro en costos que se genera cuando los productos y servicios se producen en grandes volúmenes.
• Economías de alcance: ahorro en costos que se genera cuando una organización está en capacidad de utilizar recursos de forma más eficaz, porque pueden ser compartidos en la realización de productos o tareas diferentes.
• Economías de escala: ahorro en costos que se genera cuando los productos y servicios se producen en grandes volúmenes.

Para Gestionar el Medio Ambiente Externo

• El medio ambiente externo está compuesto por los factores políticos, sociales, económicos y tecnológicos que afectan a las organizaciones.
• Las organizaciones regularmente intercambian productos y servicios por recursos que son necesarios para ellas.
• Las organizaciones necesitan gestionar su medio ambiente externo.

Para Ejercer Poder y Control

• Las organizaciones organizan a sus miembros para producir sus productos y servicios eficientemente.
• Para economizar en costos de transacción.
• Costos de Transacción: los costos asociados con la negociación, vigilancia y gobierno de los intercambios entre las personas que deben cooperar.

Stakeholders

• Sindicatos: Las relaciones con las empresas pueden ser de conflicto o cooperación.
• Comunidad local: Su bienestar económico general es fuertemente afectado por el éxito o fracaso de los negocios locales.
• El público en general.

Efectividad Organizacional

• Satisfacción de los objetivos e intereses de los Stakeholders.
• Una organización es utilizada simultáneamente por diferentes stakeholders para lograr sus objetivos.
• Cada grupo de stakeholders es motivado para contribuir a la organización.
• Cada grupo evalúa la efectividad de la organización juzgando cómo alcanza los objetivos del grupo.
• Para que una organización sea viable, la coalición dominante de stakeholders debe controlar suficientes incentivos para obtener las contribuciones requeridas de los otros grupos de stakeholders.

¿Cómo se Puede Medir la Efectividad Organizacional?

Control, Enfoque de los recursos externos y Vigila la efectividad de una organización en la gestión y control de su medio ambiente externo (entorno).

Innovación: Enfoque de los Sistemas Internos

• Desarrolladas habilidades y capacidades de la organización para cambiar, adaptar y mejorar la forma en que funciona.

Eficiencia: Enfoque Técnico

• Mide la eficiencia de una organización para convertir una cantidad fija de recursos en bienes y servicios terminados.

Enfoque de los Recursos Externos

Descripción:

Evalúa la habilidad de la organización para asegurar, gestionar y controlar capacidades y recursos valiosos y escasos.

Metas para Medir Eficacia:

• Reducir los costes de los inputs.
• Obtener inputs de alta calidad.
• Incrementar la cuota de mercado.
• Incrementar el precio de la acción.
• Obtener apoyo de stakeholders tales como gobierno y ecologistas.

Enfoque de los Sistemas Internos

Descripción:

Evalúa la habilidad de la organización para innovar y funcionar rápida y responsablemente.

Metas para Medir Eficacia:

• Reducir el tiempo de la toma de decisiones.
• Incrementar la tasa de innovación.
• Incrementar la motivación y la coordinación de los empleados.
• Reducir el conflicto.
• Reducir el tiempo de comercialización.

Enfoque Técnico

Descripción:

Evalúa la habilidad de la organización para transformar eficientemente capacidades y recursos en bienes y servicios.

Metas para Medir Eficacia:

• Incrementar la calidad del producto.
• Reducir el número de defectos.
• Reducir los costes de producción.
• Mejorar el servicio al cliente.
• Reducir el tiempo de despachos.

¿Por Qué Convertirse en una Organización Inteligente?

La respuesta que propone la organización inteligente a la necesidad de ser competitivos en este entorno, que plantea nuevos retos cada día y en el que el conocimiento es un factor clave, es el aprendizaje a todos los niveles.

Es un enfoque integrador, que incide tanto en personas como en la arquitectura de la empresa, como ejes del cambio organizativo.

La empresa debe convertirse en una organización aprendedora; no se trata de modificar un sistema concreto de la empresa, sino de aprender a gestionarla bajo unos parámetros diferentes.

El concepto de organización inteligente es la organización que aprende, está hoy en una clara fase de expansión y de aplicación experimental en empresas de todo el mundo.

En los últimos años, numerosos profesionales del mundo de la empresa, del mundo de la investigación y de la consultoría, han estado trabajando en torno a los principios y herramientas de la organización inteligente.

Su esfuerzo no ha estado, sin embargo, girado por un interés meramente académico, sino por una necesidad planteada de forma constante por las empresas.

El reto al que se trata de hacer frente es la adaptación y el desarrollo continuo de las empresas para el logro de un éxito sostenido en un entorno en el que el conocimiento se configura como variable central de la evolución y el desarrollo.

En la nueva economía, el conocimiento no es uno más de los factores de producción; se ha convertido en el principal factor de producción.

Innovación y Cambio

Miremos hacia delante veinte o treinta años.

¿Espera alguien que los próximos veinte años sean menos turbulentos que los últimos veinte?

“Lo único permanente en el mundo es el cambio” (Antiguo proverbio chino).

¿Qué es el Cambio?

1. Es el pasaje de una situación personal, grupal o social a otra.
2. Supone una modificación de valores, actitudes y conductas.
3. El cambio está protagonizado por sujetos (individuos, grupos, organizaciones y demás actores sociales) en un tiempo y en un espacio determinado. Por lo tanto, se encuentra contextuado.
4. Todo cambio implica desaprender y aprender (desestructurando conocimientos, conductas y viejas pautas y modelos; adoptando, ejercitando e internalizando nuevas).

Tipos de Cambio

• Los cambios reactivos son los que se dan en una organización como respuesta a una coyuntura externa o interna determinada.
• Los cambios anticipatorios buscan adelantarse a situaciones contextuales del entorno o del interior de la organización. Pretenden ajustar la organización a escenarios futuros, oportunidades y desafíos en lo externo y a superar las debilidades en lo interno o a explotar mejor las fortalezas frente a los retos del medio ambiente.

¿Cuándo Existe la Necesidad de un Cambio Organizacional?

Existen muchos motivos posibles, entre ellos pueden señalarse:

1. Existen señales del contexto que determinan como conveniente o urgente un cambio. Existe una dinámica de los mercados o de la competencia o de innovación que impulsa. ¿Se desarrolla una situación o estrategia de crecimiento o restructuración o fusión o de crisis que lo determine?
2. Necesitan cambiarse las relaciones individuales.
3. Necesitan realizarse cambios en unidades y equipos de la organización.
4. ¿Debe cambiarse la estrategia de aprendizaje organizacional?
5. Necesitan realizarse cambios en las estrategias de innovación y gestión del conocimiento.
6. ¿Deben modificarse los procesos, es necesaria una reingeniería?
7. Debe modificarse la estructura organizacional.
8. Desea modificarse la cultura, la ideología y los valores organizacionales imperantes.
9. Deben transformarse las relaciones de poder y las formas de conducción de la organización.
10. Existen conflictos en la organización que requieren de una intervención para resolverlos.

Cambio que la mayoría de las veces no está ni completa ni eficientemente planificado, y mucho menos facilitado.

Innovar: Clave para el Éxito Organizacional

¿Qué Necesitamos para Innovar?

• Confianza: Los empleados deben tener confianza para compartir sus ideas con el resto de la organización. Necesitan confiar en que pueden cometer errores sin sufrir consecuencias negativas.
• Soporte de la dirección: La gerencia debe demostrar su compromiso con la innovación mediante una buena comunicación interna y externa. También deben demostrar compromiso siendo ellos mismos innovadores y fomentando la creatividad asumiendo sus riesgos.
• Presupuesto: Es necesario para implementar algunas ideas altamente creativas, las cuales son por naturaleza más arriesgadas que otro tipo de mejoras. El recurso dinero también es necesario para invertir en la formación y la implantación y el uso de herramientas.
• Herramientas: Para solicitar, almacenar, evaluar y compartir ideas de los empleados.

Otras Áreas que Requieren el Uso de Herramientas son:

• Sesiones de brainstorming, mapas mentales y otras técnicas que facilitan el pensamiento creativo y la colaboración.

• Métodos de evaluación: Son utilizados para evaluar las ideas generadas mediante otras herramientas.
• Espacio: Incluye salas de reuniones, sitio donde los empleados se puedan reunir, pizarras, material para ser utilizado en reuniones.
• Reconocimiento: Pequeños regalos o incentivos que motiven a los empleados a participar y a compartir ideas creativas con la organización.
• Tiempo: Los empleados necesitan disponer de tiempo para ser creativos.

• Como profesionales del campo y de los conocimientos adquiridos se debe tener en cuenta el aspecto de innovación en el ámbito organizacional.
• Cada día se hace más evidente la necesidad de cambio en las organizaciones, y el campo de la información es uno de estos.
• La tecnología ha sido una de las más grandes precursoras del cambio.
• Es por tal razón que debemos adoptar nuevos conocimientos, nuevas ideas y nuevas metas para no quedarnos atrás en este proceso.
• ¡Seamos innovadores!
• ¡Arriesguemos, INNOVEMOS!

Innovación y Cambio en las Organizaciones

• El proceso de Innovación y Cambio es uno muy común en todas las empresas, organizaciones y unidades de trabajo.
• Es un proceso que conlleva mucho esfuerzo de parte de los administradores y de parte de los empleados y clientes y/o usuarios.

Son Varios los Conceptos que Debemos Discutir Cuando Hablamos de Este Proceso

• El cambio se acelera cada vez más. Antes de que la empresa termine de adaptarse a un cambio, se ve golpeada por varios más.
• Vivimos en un período de constante transición y la vida útil de nuestras soluciones es cada vez más corta.
• Lo que funciona pasa a ser historia en un momento. Cualquier situación en donde se dejan determinadas estructuras, procedimientos, comportamientos, etc., para adquirir otras, que permitan la adaptación al contexto en el cual se encuentra el sistema u organización, y así lograr una estabilidad que facilite la eficacia y efectividad en la ejecución de acciones.