Elementos Fundamentales de la Organización

La organización utiliza tres elementos fundamentales:

• Los objetivos: que determinan las acciones que se quieren realizar.
• Las partes: que son las unidades de trabajo-persona. Es decir, el trabajo que es necesario realizar y las personas designadas para hacerlo.
• Las relaciones entre unidades: que se establecen como resultado de la importancia relativa que asume cada unidad y la operación de la o las personas que ejecuten las tareas respectivas.

Tipos de Relaciones Organizacionales

Los tipos de relaciones son:

Autoridad:

Derecho para ejecutar y dar órdenes. Existen tres tipos de autoridad:

1. Autoridad de línea: sirve para decidir y dar órdenes.
2. Autoridad de staff: sirve para asesorar, asistir y aconsejar.
3. Autoridad funcional: sirve para decidir y dar órdenes en algo específico. Terminada la actividad, se acaba la autoridad.

Responsabilidad:
Obligación de ejecutar alguna actividad asignada.
Rendición de Cuentas:
Informar sobre la actuación.

La Jerarquía en las Organizaciones

La jerarquía, cuando se individualiza, podría definirse como el estatus o rango que posee un trabajador dentro de una empresa. Así, el individuo que se desempeña como gerente goza indudablemente de un respetable estatus dentro de la misma, pero la diferencia de este individuo en su cargo también condicionará su mayor o menor jerarquía dentro de una empresa.

Se pueden definir cuatro tipos de jerarquías en las organizaciones:

1. La jerarquía dada por el cargo.
2. La jerarquía del rango.
3. La jerarquía dada por la capacidad.
4. La jerarquía dada por la remuneración.

Organigramas

Un organigrama es una representación gráfica o plano de la organización en el que se presentan las unidades que la componen y las relaciones de autoridad y comunicación entre las mismas. También se define como un instrumento auxiliar de la administración para representar la estructura de la organización, información básica sobre las líneas de mando, niveles funcionales, etc.

Departamentalización

La departamentalización no es un fin en sí misma, sino un método para ordenar las actividades y facilitar el cumplimiento de los objetivos.

Es la división y el agrupamiento de las funciones y actividades en unidades específicas con base en su similitud.

Tipos de Departamentalización

1. Por número: Se agrupan a las personas que han de ejecutar la misma tarea bajo un mismo director, siendo lo importante el número de personas que participan en él.
2. Por tiempo: Agrupa las actividades con relación al tiempo. Se conoce como sistema por turnos.
3. Por funciones: Consiste en crear departamentos de acuerdo con las funciones básicas de una empresa. Depende del sector en el que esté situada la empresa para determinar cuántos departamentos hay que crear.
4. Por zonas geográficas: Es bastante común en empresas que operan en áreas geográficas grandes.
5. Por productos: Se da en las empresas que estaban departamentalizadas por funciones y que, debido a la cantidad de productos o servicios que oferta la empresa, tuvieron que enfrentar el problema del tamaño. También se utiliza para dar la misma importancia a distintos productos.
6. Por clientes: Agrupa las actividades que reflejan un interés especial por los clientes.
7. Orientada al producto/mercado: Agrupa a los que están en determinada zona geográfica o a todos los que tratan con ciertos clientes.
8. Matricial: Es una combinación de la departamentalización funcional y la por productos. Es muy utilizada en ingeniería y en Investigación y Desarrollo (I+D), pero es poco utilizada en marketing.
9. Unidad Estratégica de Negocio (UEN): Son pequeños negocios establecidos como unidades dentro de la compañía para asegurar que se promueva y maneje un cierto producto como si se tratara de un negocio independiente.

Ventajas y desventajas: Similar a la departamentalización por productos o por clientes.

Manuales Organizacionales

Un manual presenta sistemas y técnicas específicas. Señala el procedimiento a seguir para lograr el trabajo de todo el personal de oficina o de cualquier otro grupo de trabajo que desempeñe responsabilidades específicas. Un procedimiento por escrito significa establecer debidamente un método estándar para ejecutar algún trabajo.

Tipos de Manuales (Por su Contenido)

• Manual de Historia.
• Manual de Organización.
• Manual de Políticas.
• Manual de Procedimientos.
• Manual de Contenidos Múltiples.

Tipos de Manuales (Por su Función Específica)

Esta clasificación se refiere a una función operacional específica a tratar.

• Manual de Producción.
• Manual de Compras.
• Manual de Ventas.
• Manual de Finanzas.
• Manual de Contabilidad.
• Manual de Crédito y Cobranzas.
• Manual de Personal.
• Manual Técnico.
• Manual de Adiestramiento o Instructivo.